La visioconférence, un outil économique
Le SICTIAM propose depuis peu aux collectivités une solution de visioconférence à un prix concurrentiel. Un outil numérique qui fait rimer économies et écologie
La vidéoconférence permet à des collaborateurs, élus ou agents d’une collectivité, d’organiser des réunions de travail à distance, tout en donnant l’impression d’être tous dans la même salle. Les dispositifs de visioconférence intègrent une fonction de partage de fichiers, de plans, de documents sur lesquels les personnes qui assistent à la réunion virtuelle peuvent travailler et poser leurs annotations. Un simple ordinateur, une webcam et une sortie audio suffisent à son installation, pour communiquer en interne ou avec des partenaires extérieurs.
Un gain de temps
À l’heure de la rationalisation de leurs coûts de fonctionnement, cette solution est un facteur d’économie pour les collectivités. Elle implique en premier lieu la suppression des déplacements, et par conséquent, une réduction des frais qui y sont liés. C’est un gain de temps considérable pour les différents collaborateurs aux plannings chargés, temps qu’ils peuvent employer à d’autres activités plus productives. L’allègement de l’emploi du temps et la suppression des déplacements entrainent également une diminution du stress, de la fatigue et des risques d’accidents de la route. La visioconférence renforce l’accessibilité des réunions en faisant intervenir des personnes qui, du fait de leur éloignement géographique, n’y participaient pas ou peu. Enfin, le facteur environnemental n’est pas négligeable : en réduisant les trajets, on limite potentiellement les émissions de gaz à effet de serre.
Une nouvelle façon de travailler
Une des communautés d’agglomération adhérentes au SICTIAM voit avant tout dans cette solution une nouvelle façon de travailler. « Pour des communes très éloignées les unes des autres, c’est un vrai gain de productivité, analyse son directeur des services informatiques. L’utilisation de la visioconférence peut favoriser la professionnalisation des agents, par la formation à distance. La solution proposée par le SICTIAM semble d’autant plus intéressante qu’elle est plus mature et plus fluide que les précédentes. Elle ne nécessite pas un pré-configuration à chaque session. » Car parmi les contraintes liées à ce type d’outil, figurent le coût (environ 12 000 euros), qui peut être élevé pour certaines collectivités, et la nécessité d’utiliser du matériel et un réseau performants. « La visioconférence suppose que tous les collaborateurs possèdent un bon équipement, affirme Jean Dervault, directeur adjoint du Syndicat mixte ouvert PACA Très Haut Débit. Si l’un des interlocuteurs dispose d’un
appareil ancien ou d’une bande passante moyenne, la qualité de la communication sera mauvaise et la réunion inefficace. Avant chaque réunion, il faudra faire intervenir un technicien pour paramétrer les équipements. Par ailleurs, il existe encore un frein psychologique à l’utilisation de ce type d’appareil. Certaines personnes n’arrivent pas à se concentrer. Une réunion par écrans interposés est aussi plus fatiguante pour les yeux. Elle ne doit pas durer plus d’une heure » . Si la visioconférence peut être utile dans certaines circonstances, elle ne doit pas remplacer tous les échanges. « Négocier un contrat en visioconférence, par exemple, s’avère plus difficile, estime Jean Dervault. La visioconférence doit rester accessoire à la communication en présentiel ».
• Rozenn Gourvennec / SOPRESS