JE MONTE MA BOÎTE
Avoir un coup d’avance
"Je ne sais plus où retrouver cette information..." Cette phrase entendue souvent de la part de porteurs de projets, révèle un manque de méthode dès le départ dans l’organisation des informations. Suivez le guide pour gagner en efficacité. Par Monique Sentey, déléguée générale de l’Union des Auto-Entrepreneurs et des Travailleurs Indépendants et auteur du livre "Auto-Entrepreneurs, lancez-vous !" chez Dunod.
Les usages numériques, tout en facilitant l’accès à une multitude de données, nous ont plongé, dans l’immensité d’un océan de fichiers, d’images et de pages web. Il est fréquent d’être submergés par l’afflux quotidien et la multitude d’informations contenues dans notre messagerie, nos divers comptes clients et au fil de nos téléchargements. Tout comme il est évident d’organiser en amont le programme de ses vacances ou encore le rangement dans sa cuisine, il est indispensable de penser l’organisation liée à son activité professionnelle, d’autant plus lorsque l’on décide de monter sa boîte. Cela commence par la manière d’agencer tous ses documents qu’ils soient imprimés, scannés, enregistrés, sauvegardés… Il est temps de passer à l’action !
Indexer et classer
À l’image de piles de livres à installer sur plusieurs étagères par thème et par collection, c’est à vous de créer votre bibliothèque de documents numériques dans laquelle pouvoir naviguer "comme un poisson dans l’eau". Établir un index cohérent vous permettra d’attribuer systématiquement à chaque document un nom, un numéro, une mention distinctive, selon votre propre méthode de classement avec les mots-clés adaptés à vos sujets. De la même manière, en créant une règle d’élaboration de vos mots de passe, vous cliquerez moins souvent sur "mot de passe oublié".
Retrouver et utiliser
L’objectif est de pouvoir retrouver à tout moment l’information dont vous aurez besoin lors de vos démarches dans la préparation de votre projet et dans la gestion quotidienne de l’activité. Ainsi vous saurez accéder en un instant à votre avis d’impôts afin de vérifier votre revenu fiscal de référence, ou encore trouver rapidement votre numéro Siret ou votre code APE sur votre avis
Insee. C’est grâce à votre manière ordonnée de nommer les documents que vous ne perdrez plus de temps à "aller à la pêche aux infos" en déroulant de longues listes d’e-mails ou de dossiers fourre-tout. De la même façon, en maîtrisant la logique de vos mots de passe, vous les mémoriserez plus aisément tout en veillant à la sécurité de vos accès.
Sauvegarder et gérer
L’utilisation d’une solution de rangement dans un coffre-fort digital vous permettra d’où que vous soyez, d’accéder à vos documents sauvegardés et synchronisés, à partir de votre smartphone, ordinateur ou tablette. En ayant indexé, classé et sécurisé vos informations, vous aurez gravi la première marche d’une bonne gestion de votre activité. Dans cette logique, vous organiserez votre base de données clients et vous identifierez chacun de vos produits ou services afin de les intégrer dans votre solution comptable, pour rapidement éditer vos devis et factures. Ayez ez un coup d’avance, organiseznisezvous, gagnez du temps mps et faites vivre votre projet et !