FAC­TURES : PRU­DENCE AVANT DE PAS­SER AU ZÉ­RO PA­PIER

RF Conseil - - Impôts -

Nu­mé­ri­ser ses fac­tures pa­pier pour ré­duire ses coûts de sto­ckage est dé­sor­mais au­to­ri­sé. Mais se­lon des mo­da­li­tés très en­ca­drées sous peine d’en­nuis avec le fisc.

Toute en­tre­prise est te­nue de conser­ver pen­dant 6 ans ses do­cu­ments comp­tables et ad­mi­nis­tra­tifs dont ses fac­tures, a n de per­mettre au sc d’exer­cer son droit de contrôle. Alors qu’au­pa­ra­vant elle de­vait conser­ver et sto­cker ses fac­tures pa­pier sous leur for­mat ori­gi­nal, de­puis le 30 mars 2017 elle peut si elle le sou­haite choi­sir de le faire sous forme dé­ma­té­ria­li­sée. Mais at­ten­tion, il convient pour ce­la de se confor­mer à des règles scales très strictes.

TOUTES LES FAC­TURES PA­PIER

Une en­tre­prise peut do­ré­na­vant conser­ver sous for­mat nu­mé­rique toutes les fac­tures émises (de vente) ou re­çues (d’achat) sous forme pa­pier. Cet as­sou­plis­se­ment concerne non seule­ment les fac­tures émises ou re­çues de­puis le 30 mars 2017, date d’en­trée de l’ar­rê­té

xant les mo­da­li­tés tech­niques de cette nu­mé­ri­sa­tion, mais aus­si, par to­lé­rance, celles qui ont été émises ou re­çues avant cette date. Une en­tre­prise peut par ailleurs pro­cé­der à cette nu­mé­ri­sa­tion à tout mo­ment et dé­ci­der ain­si de nu­mé­ri­ser son stock de fac­tures. Elle peut réa­li­ser cette nu­mé­ri­sa­tion elle-même ou la con er à un tiers.

LA MARCHE À SUIVRE

Le trans­fert des fac­tures éta­blies à l’ori­gine sur sup­port pa­pier vers un sup­port in­for­ma­tique doit être réa­li­sé dans des condi­tions ga­ran­tis­sant leur re­pro­duc­tion à l’iden­tique. Le ré­sul­tat de cette nu­mé­ri­sa­tion doit ain­si être la co­pie conforme à l’ori­gi­nal en image et en conte­nu, y com­pris quant au res­pect du code cou­leur (lo­go par exemple). Chaque do­cu­ment ain­si nu­mé­ri­sé doit être conser­vé sous for­mat PDF ou sous for­mat PDF A/3 et chaque chier nu­mé­ri­sé ho­ro­da­té dans le but de ga­ran­tir l’in­té­gri­té et la pé­ren­ni­té des in­for­ma­tions qui y sont conte­nues du­rant toute la pé­riode de conser­va­tion. L’en­tre­prise doit par ailleurs éla­bo­rer une do­cu­men­ta­tion dé­taillée dé­cri­vant le pro­ces­sus d’ar­chi­vage et pro­cé­der à des contrôles ré­gu­liers de la

abi­li­té des fac­tures nu­mé­ri­sées.

EN CAS DE NON-RES­PECT

IPour pou­voir jus­ti er de son droit à dé­duc­tion de la TVA sur ses fac­tures d’achat, une en­tre­prise doit être en pos­ses­sion d’une fac­ture va­lide. Or se­lon le

sc, la fac­ture pa­pier d’ori­gine c’est-àdire celle émise et trans­mise dans son for­mat pa­pier reste la pièce jus­ti ca­tive pour la dé­duc­tion de la TVA. La fac­ture nu­mé­ri­sée ne peut rem­pla­cer la fac­ture pa­pier que si les mo­da­li­tés de nu­mé­ri­sa­tion ont été scru­pu­leu­se­ment res­pec­tées. Si l’en­tre­prise pré­sente à un vé­ri ca­teur une fac­ture nu­mé­ri­sée qui ne rem­plit pas à l’une de ces condi­tions, elle doit alors pro­duire l’ori­gi­nal pa­pier. Si elle est dans l’im­pos­si­bi­li­té de le faire, ce­la équi­vaut à une ab­sence de fac­ture et le sc peut re­fu­ser la dé­duc­tion de la TVA.

Sources. Ar­rê­té du 22 mars 2017, JO du 30, texte 14 ;

BOFIP, actualités du 7 fé­vrier 2018

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