Les frais professionnels du dirigeant de société

Certains frais engagés par le dirigeant dans le cadre de ses fonctions peuvent lui être remboursés. Rappel des règles à respecter et des précautions à prendre pour éviter d’attirer l’attention en cas de contrôle.

Le dirigeant est amené plus que tout autre membre de l’entreprise à prendre en charge de nombreuses dépenses dans l’accomplissement de sa mission. Sur la base de notes de frais, il peut en principe en obtenir le remboursement. À certaines conditions, ces frais peuvent être déduits du résultat de l’entreprise et ouvrir droit à déduction de la TVA.

Ces frais représentent souvent un poste de dépenses non négligeable qu’il convient de valider avec précision pour des raisons évidentes de bonne maîtrise des coûts. C’est aussi une cible systématique en cas de contrôle scal ou social. Mettre en place en interne les outils e caces permettant d’anticiper la venue d’un véri cateur s’impose donc car les conséquences

nancières peuvent être particulièrement lourdes en cas de redressements.

Des frais déductibles pour l’entreprise

Déplacements, déjeuners au restaurant, cadeaux d’a aires…, ces dépenses constituent en principe des charges déductibles

du résultat imposable de l’entreprise dès lors qu’elles ont été engagées dans l’intérêt direct de l’entreprise et sont e ectivement d’ordre professionnel. Elles doivent par ailleurs être proportionnées par rapport à l’importance ou la nature de l’activité et leur montant doit être justi é par la production de tout document original.

DANS L’INTÉRÊT DE L’ENTREPRISE. S’ils sont motivés par le fonctionnement de l’entreprise et si leur montant est justi é, les frais professionnels du dirigeant sont des charges déductibles.

Comme les autres charges déductibles, ces frais sont scrutés à la loupe en cas de contrôle scal. Le véri cateur cherchera à remettre en cause cette déductibilité si les dépenses ne lui semblent pas nécessaires au regard de la gestion de l’entreprise. S’agissant d’une question de fait, tout l’enjeu consiste donc pour l’entreprise à pouvoir démontrer par tout moyen que ces dépenses ont un caractère strictement professionnel et ne constituent pas des dépenses personnelles du dirigeant. La vigilance est particulièrement de mise lorsque les frais sont d’un montant élevé en valeur absolue ou s’ils progressent dans une proportion supérieure à celle des béné ces imposables. À noter. Si les frais de déplacement annuels dépassent 15 000 €, ils doivent gurer sur le relevé des frais généraux. Pour les frais de réception (y compris les frais de restaurant) ce seuil est de 6 100 € et de 3 000 € pour les cadeaux.

PREUVE IMPÉRATIVE. Pour pouvoir établir que les dépenses ont été engagées dans l’intérêt direct de l’entreprise, il est indispensable de pouvoir préciser le contexte dans lequel la dépense a été engagée et apporter toutes les preuves matérielles nécessaires (addition, facture, che…).

Pour les notes de restaurant, il est recommandé de mentionner sur la note de frais le motif, ainsi que l’identité et la qualité des invités a n de démontrer que l’invitation est bien de nature professionnelle. Pour les frais de déplacement (billets d’avion ou de train, tickets de parking, notes de taxis, factures d’hôtels…), il importe de pouvoir faire valoir le motif (formation, congrès, démarchage de clientèle…) et la réalité du déplacement. Si le dirigeant a utilisé son véhicule personnel pour des déplacements professionnels (hors trajets domicile/lieu de travail), il peut être remboursé de ses frais sur une base réelle ou en fonction du nombre de kilomètres parcourus (à noter que le véhicule du dirigeant est alors taxable à la TVS). S’il s’est rendu à un congrès, le dirigeant doit être en mesure de prouver que la manifestation n’est pas un voyage d’agrément et a un véritable intérêt professionnel (programme à l’appui).

Pour entretenir de bonnes relations avec des fournisseurs ou favoriser la signature de nouvelles commandes, le dirigeant peut être amené à organiser des réceptions ou à o rir des cadeaux d’a aires. Le nom des participants ou des béné ciaires doit alors être clairement identi é. De même, s’il utilise des outils de nouvelles technologies personnels pour des besoins inhérents à sa fonction, il doit pouvoir justi er des frais engagés (frais de connexion, matériel informatique, consommables…).

Prenez des précautions. Le sc est en droit de rejeter la déduction scale de tout ou partie des frais d’un dirigeant lorsque les factures, titres de transport, notes de restaurant… ne mentionnent aucun nom ou sont libellés au nom du dirigeant. Pour ne pas risquer un rejet de déduction, il faut donc veiller à ce que ces documents justi catifs soient bien établis au nom de l’entreprise. En cas de contrôle, l’original des notes de frais et des pièces justi catives doit pouvoir être présenté au véri

cateur. Celui-ci est en droit de réclamer ces documents au titre de l’exercice en cours et des trois exercices précédents. Il est donc indispensable de se préparer à une telle demande en mettant en place un classement et un archivage performants.

Comment rembourser les frais ?

ÉVITER LES REMBOURSEMENTS FORFAITAIRES. Le dirigeant peut obtenir de son entreprise le remboursement de ses frais professionnels à condition que ces sommes aient été engagées dans l’exercice de ses fonctions en rapport avec les besoins de l’entreprise. Elles doivent être justi ées et leur montant doit être raisonnable.

Pour le dirigeant, le remboursement à l’euro près est à privilégier car si le remboursement prend la forme d’une indemnité forfaitaire, celle-ci constitue pour lui un élément de rémunération imposable. Cette règle s’applique à tous les dirigeants de SA, SAS et gérants y compris majoritaires de SARL. Une exception vise les frais de voiture puisque l’utilisation du barème kilométrique de l’administration

scale ne remet pas en cause le caractère réel du remboursement et ne lui confère donc pas un caractère imposable dès lors que le nombre exact de kilomètres parcourus, la date et l’objet des déplacements correspondants peuvent être justi és. Si le dirigeant exerce dans la société une activité salariée distincte de ses fonctions de direction et pour laquelle il perçoit une rémunération spéci que, les allocations forfaitaires perçues à ce titre peuvent être exonérées d’impôt sur le revenu comme pour les autres salariés.

Attention ! Gare à la tentation de « gon

er » les notes de frais. En e et, les sommes remboursées sont déductibles pour la société si la rémunération globale (y compris les remboursements de frais) correspond à un travail e ectif et n’est pas excessive. Si tel n’est pas le cas, le sc est en droit de réintégrer dans les résultats la fraction de la rémunération considérée comme exagérée et d’imposer le béné ciaire sur celle-ci en tant que revenus mobiliers (donc sans la déduction pour frais professionnels de 10 %).

L’IMPOSITION PERSONNELLE DU DIRIGEANT. Pour l’établissement de sa déclaration de revenus, le dirigeant peut, si cela est plus avantageux pour lui, renoncer à la déduction forfaitaire pour frais professionnels de 10 % (maximum 12 627 €) et opter pour les frais réels. Il doit alors pouvoir apporter tous les justi cations nécessaires et joindre un relevé détaillé de ses frais à sa déclaration de revenus.

La récupération de la TVA sur les factures se rapportant à des frais professionnels est subordonnée à plusieurs conditions. Outre le fait que ces dépenses doivent être engagées pour les besoins de l’exploitation, elles doivent aussi être justi ées par des factures (ou tout document en tenant lieu) répondant à un formalisme très strict. Un point d’attention essentiel a n de limiter les risques de non-récupération de la TVA.

IPRINCIPES DE BASE. En ce qui concerne les repas pris lors de déplacements professionnels, la TVA est intégralement récupérable. Il en est ainsi que les seuls béné

ciaires soient des salariés ou dirigeants de l’entreprise, ou bien des clients ou des tiers. Les dépenses d’hébergement engagées par une entreprise au béné ce de ses salariés ou dirigeants n’ouvrent pas droit à déduction. Seules sont déductibles les dépenses d’hébergement engagées au pro

t de tiers. Pour les frais de carburant, les règles de déduction varient selon le type de carburant. Pour les cadeaux, la récupération de la TVA n’est possible que si sa valeur est inférieure à 69 € par an et par béné ciaire.

LIBELLÉ DES FACTURES. Pour pouvoir être déduite, la TVA grevant les dépenses supportées au béné ce de dirigeants dans le cadre de leur activité professionnelle doit

gurer sur une facture comportant toutes les mentions obligatoires, dont notamment les éléments d’identi cation complets (nom ou raison sociale, adresse ou siège social, numéro individuel d’identi cation) de la société qui entend récupérer la TVA mentionnée sur cette facture.

Il est impératif de véri er que toutes les factures sont bien conformes et en particulier qu’elles sont bien établies au nom de la société et non du dirigeant a n de ne pas risquer une remise en cause de la déduction de la TVA.