Projektieren ohne Copy&Paste Angebotserstellung in der Intralogistik
Eine Projektierungssoftware unterstützt bei der Beumer Group die gesamte Prozesskette im globalen Vertrieb und beschleunigt die Angebotserstellung. Damit kann das Unternehmen eine einheitliche Angebotsbearbeitung in allen Geschäftsbereichen sicherstellen.
Die Beumer Group und ihre Gruppengesellschaften sowie Vertretungen bieten ihren Kunden weltweit individualisierte Systemlösungen für die Intralogistik und ein ausgedehntes Customer-SupportNetzwerk. Zu den Leistungen gehören auch die kundenspezifische Auslegung sowie die Konfiguration der Maschinen und Anlagen. Beumer erstellt dazu detaillierte Angebote in acht Sprachen, die den Aufbau der individuellen Systeme sowie eine exakte Preiskalkulation enthalten.
Früher arbeitete Beumer die Angebote mit Text- und Tabellenverarbeitung aus, aber dies erforderte eine aufwändige manuelle Übertragung der technischen Werte und Preise. Daher kommt seit 2004 die Angebots- und Projektierungssoftware Leegoo Builder der EAS Engineering Automation Systems GmbH zum Einsatz. Das CPQSystem (Configure-Price-Quote) unterstützt den Angebotsprozess vom ersten Lösungsentwurf bis zur Auftragsübergabe an die
Konstruktion und macht so Wechsel zwischen verschiedenen Programmen unnötig. Inzwischen ist die Software in allen Produktbereichen eingeführt und wird international in den Gruppengesellschaften genutzt. So benötigt der Vertrieb etwa 80 Prozent weniger Zeit zur Angebotserstellung. Gleichzeitig kann eine einheitliche Auslegung, Konfiguration, Kalkulation und Angebotsdarstellung garantiert werden – weltweit.
„Früher erfolgte die Erstellung unserer Angebote in Standard-Textverarbeitungsund Tabellenkalkulationsprogrammen mittels vorgefertigter Textbausteine in unterschiedlichen Sprachen“, erklärt Roman Venne, Sales Support – Leegoo Builder bei der Beumer Group. „Variable Werte mussten so manuell per Copy&Paste aus technischen Berechnungen übertragen werden.“Dies bedeutete nicht nur einen großen Zeitaufwand, sondern es konnte ebenfalls leicht zu Übertragungsfehlern kommen, weshalb stets besondere Vorsicht geboten war. Aber auch die Angebotsübergabe nahm unnötig Zeit in Anspruch: Da es leine Schnittstelle zum ERP-System gab und der Vertrieb sowie die Konstruktionsabteilung mit unterschiedlichen Produktstrukturen arbeiteten, fand die Integration nur über Umwege statt.
Beschleunigte Angebotsprozesse
„Zur Vereinfachung des Angebotsprozesses recherchierten wir deshalb 2004 umfassend nach der für uns bestmöglichen Lösung. Diese sollte es uns ermöglichen, eine gleichbleibende Angebotsqualität in allen internationalen Vertretungen und Gesellschaften garantieren zu können – bei reduziertem Pflegeaufwand“, erläutert Venne. Beumer war dabei vor allem die Möglichkeit einer einfachen und schnellen Erstellung von Angeboten wichtig, ohne die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Programmen wechseln zu müssen. Zudem sollten technische Auslegungen und Kostenkalkulationen nicht mehr getrennt voneinander durchgeführt werden. So entschied sich das Unternehmen für Leegoo Builder der EAS Engineering Automation Systems GmbH.
„Viele Programme auf dem Markt konnten unseren Anforderungen nur unzureichend entsprechen“, begründet Venne die Entscheidung. „Es handelte sich in den meisten Fällen um bloße Konfiguratoren, die nicht die gesamte Prozesskette im Vertrieb abdecken konnten.“Leegoo Builder wurde speziell auf die Anforderungen des Maschinen-, Sondermaschinen- und Anlagenbaus zugeschnitten und vereint so Angebotsprogramm und Konfigurator. Er vereint als Angebotssystem alle Möglichkeiten für die Erstellung beliebig komplexer Liefer- und Leistungsumfänge: von der Angebotskosten- und Preiskalkulation bis hin zu Möglichkeiten zur Dokumentengenerierung. „Außerdem ist das System offen für Drittsysteme wie CRM, ERP oder CAD“, fügt
Diethard Struck, Gründer der EAS Engineering Automation Systems GmbH hinzu. Die Software ist darüber hinaus multiusersowie massendatenfähig und weltweit einsetzbar – auch mit vielen Benutzern.
Kundenspezifische Anpassung
In der Folge kamen die beiden Unternehmen ins Gespräch. „EAS konnte bei mehreren Präsentationen unsere Fragen durch sehr gute Demobeispiele ausführlich beantworten, sodass einer Einführung nichts im Wege stand“, so Venne weiter. In der anschließenden, dreimonatigen Testphase bei Beumer wurde die Integration anhand eines Beispielprodukts aus dem Portfolio des Unternehmens – eines Becherwerks – erprobt. Die Wahl fiel auf das Becherwerk, da es häufig angefragt wird und außerdem eine hohe Modularität aufweist. Dabei wurden die technische Berechnung, Angebotstexte, Gewichte sowie die Preiskalkulation berücksichtigt. „Dadurch konnte Beumer Basiserfahrungen gewinnen und die Leistungsfähigkeit und Flexibilität unserer Software praxisnah evaluieren“, erklärt Struck.
Vom Entwurf bis zur Übergabe
Nach der erfolgreichen Erprobungsphase wurde Leegoo Builder schließlich schrittweise in den Gesellschaften eingeführt. Hierzu erhielten die Mitarbeiter eine mehrtägige Schulung. In weiteren drei Tagen Basic-Training wurde den Administratoren vermittelt, wie Produktkonfiguratoren erstellt und gepflegt werden können. So können die Produktexperten von BEUMER selbst die Pflege der Produktkonfiguratoren übernehmen, und externe Unterstützung erübrigt sich. EAS lieferte alle Leistungen, die besonders in der Einführungsphase erforderlich waren. Die Projektunterstützung erfolgte dabei in Zusammenarbeit mit den Administratoren und Key-Anwendern. „So konnten zusätzliche Anforderungen, die erst während der Einführung deutlich wurden, effektiv umgesetzt werden“, sagt Venne. Damit war Leegoo Builder bereit für den Einsatz. Das CPQ-System unterstützt seitdem alle Hauptschritte bei der Projektierung: vom Erfassen der Kundenanforderungen über erste Entwürfe und Mengengerüste, die Angebotskalkulation und die Generierung der Ausgabedokumente bis zur Auftragsdatenübergabe.
Weltweit einheitlich
Inzwischen ist das Angebotssystem in allen Produktbereichen eingeführt und wird weiterentwickelt. Da Leegoo Builder auf einer SQL-Datenbank basiert, konnte so eine weitere zentrale Anforderung von Beumer erfüllt werden: Mit der Eingabe aller notwendigen Informationen in das CPQ-System kann bei der Angebotserstellung schnell auf hinterlegte Produktdaten und Kosten zugegriffen werden. „Dadurch und mithilfe des integrierten Versionsmanagements – beispielsweise für die Konfiguratoren – ist es möglich, dass Änderungen leicht tagesaktuell und zentral durchgeführt werden können“, bemerkt Venne. Heute greifen alle Gesellschaften auf dieselben Produktdaten und Produktlogiken sowie andere technische Informationen zu, was eine einheitliche Auslegung, Konfiguration und Kalkulation der Produkte garantiert. Dies wird zusätzlich vom eigens für Beumer entwickelten Translation Manager unterstützt. Hierfür werden Textbausteine aus Leegoo Builder übertragen und in eine Übersetzungssoftware importiert. Die übersetzten Texte lassen sich anschließend wieder in Leegoo Builder importieren.
Dokumente für andere Abteilungen
Mit der Einführung konnte Beumer eine deutliche Reduzierung des Zeitaufwandes bei der Angebotserstellung feststellen: Statt wie früher etwa 2,5 Stunden für ein sehr einfaches Einzelmaschinenangebot sind jetzt nur noch 0,5 Stunden notwendig, was einer Beschleunigung um 80 Prozent entspricht. Aber auch für andere Abteilungen außerhalb des Vertriebs wirkt sich die Einführung des Leegoo Builders vorteilhaft aus: Nach der Erzeugung des Angebots lassen sich ohne Umwege weiterführende Dokumente erstellen und an die jeweiligen Fachabteilungen übergeben. ( ■