In Zeiten des Wandels
Wie die Krise die Digitalisierung beschleunigt
Zuerst blieben Lieferungen aus, dann brach die Nachfrage ein: Covid-19 hat die Maschinenbauer in den vergangenen Monaten oft an ihre Grenzen gebracht. So auch die Dr. Erich Tretter GmbH + Co. Dennoch hätten Krisen auch etwas Heilendes, sagt Geschäftsführer Tassilo Tretter. Schließlich lassen sich so alte Muster aufbrechen, um Neues auf den Weg zu bringen – zum Beispiel die Digitalisierung.
Corona hat die Vorteile der Digitalisierung in den vergangenen Monaten immer sichtbarer gemacht. Gleichzeitig schien es auch so, als ob sich Hürden auf dem Weg dahin immer weiter senken würden“, bemerkt Tassilo Tretter. Mit seinem Unternehmen fertigt und liefert er Lineartechnik, insbesondere für den Sondermaschinenbau. Digitalisierung ist im Unternehmen schon seit einiger Zeit ein Thema, die Umsetzung verlief bis zur Pandemie nur langsam.
Als Dr. Tretter seine Strategie für 2020 definierte, war von Covid-19 noch keine Rede. Das Ziel: die Fertigungstiefe erhöhen. Um komplexe Bauteile noch präziser und effizienter herstellen zu können, investierte der schwäbische Anbieter seit Jahren verstärkt in die Fertigung. Neuanschaffungen wie eine leistungsfähigere Drehmaschine mit angetriebenen Werkzeugen und Stangenlader von einem renommierten deutschen
Hersteller haben sich schneller als geplant rentiert. Mit dieser lassen sich nun auch mittlere Serien kosteneffizient bearbeiten – Kunden profitieren am Ende von hoher Qualität zu attraktivem Preis. Mit den steigenden Kundenansprüchen im Blick investierte Dr. Tretter 2020 auch in eine eigene Laserbeschriftungsmaschine, um die Bauteile individuell beschriften zu können. Eine weniger fehleranfällige Kennzeichnung der gefertigten Komponenten im eigenen Haus ist ein positiver Nebeneffekt, der wiederum den Fehlervermeidungsstrategien zu Gute kommt. Das größte Projekt war jedoch die Übernahme des langjährigen Partners IGT aus dem westfälischen Schwelm. „Wir konnten so unsere Fertigungstiefe von der Veredelung hin zur Herstellung von Gewindetrieben weiter steigern“, berichtet Tassilo Tretter. Eine strategische Entscheidung, um als Komplettanbieter in der Kugelgewindetechnik sowohl die eigene Marktstellung zu stärken als auch Kunden noch passgenauere Lösungen anbieten zu können.
Digitalisierung vorantreiben
Ein weiteres strategisches Steckenpferd ist die konkrete Umsetzung des Themas Digitalisierung im eigenen Haus. „Wir sehen darin einen Weg, unsere Zeit noch sinnvoller zu nutzen und uns schlussendlich mehr um unsere Kunden und weniger um unsere internen Prozesse zu kümmern. Haben wir digital erstmal alles sauber hinterlegt, profitieren wir von der Einfachheit und sparen wertvolle Zeit und Kosten“, ist Tassilo Tretter überzeugt. Ein Beispiel ist das papierlose Büro, das schon seit 2019 in Teilen des Unternehmens testweise umgesetzt wurde. Natürlich sei es schwierig, Gewohnheiten zu durchbrechen und gewisse Dokumente oder Formulare nicht mehr ausgedruckt in den Händen zu halten, hat die Geschäftsleitung an ihren Mitarbeitern festgestellt. Doch Corona änderte auch hier einiges. Um Kontakte zu vermeiden, schickte das Unternehmen sein Personal teilweise ins Homeoffice. Damit war es nicht mehr möglich, einfach so ein Dokument mal über den Tisch zu reichen. Das Unternehmen hat in diesem Zug auch beim gesamten Vertriebsteam die Chance ergriffen, mit neue Arbeitsweisen Papier zu sparen. Zudem wurden Prozesse überdacht und digitalisiert, um diverse Fehlerquellen zu eliminieren.
Und genau das schaffte auch ein besseres Bewusstsein für typische Probleme im Lager. Überwiegend wurden Lagerplatzbeschriftungen bis hin zur Auftragsabwicklung handschriftlich erfasst. Damit entstanden Fehler – zum Beispiel durch eine unleserliche Handschrift. Zudem konnte bei der Kommissionierung der Suchaufwand enorm sein, wenn sich aufgrund unklarer Nachverfolgbarkeit die Waren noch im Wareneingang und nicht im vorgesehenen Fach befanden. Mitten in der Pandemie haben die Verantwortlichen gemeinsam mit Studierenden der ESB Business School in Reutlingen ein Digitalisierungskonzept mit Handscannern im Lager durchgeführt. „Hierbei haben wir es geschafft, ganz konkrete Lösungen zu erarbeiten und mit einem straffen Zeitplan umzusetzen – fast ausschließlich in digitalen
Arbeitsformaten“, berichtet Tassilo Tretter begeistert. Im Rahmen einer Projektarbeit wurden Schwachstellen und Fehlerquellen in den Abläufen analysiert, Prozesse beim Kommissionieren und im Wareneingang optimiert und mittels Barcodes und Handscannern letztlich digitalisiert. „Wir sind deutlich schneller und haben einen besseren Überblick über den Bestand“, sagt Tretter. „Wir können damit unsere Kunden schneller und zuverlässiger beliefern und mit einer einheitlichen Kennzeichnung dauerhaft Fehler vermeiden und Suchzeiten minimieren.“
Grundlagen für die Kommunikation
„Das Projekt war nur möglich, weil wir online über eine Business-Software Video- und Webkonferenzen mit beliebig vielen Personen abhalten konnten und eine gemeinsame Plattform für den Datenaustausch und der Zusammenarbeit gegeben war“, sagt der Geschäftsführer. „Schon vor dem Studienprojekt haben wir uns angesichts der Pandemie zügig für diese Business Software entschieden, um die Interaktionen der Mitarbeiter im Homeoffice sowie gegenüber den Kunden möglichst auf hohem Niveau zu halten“, berichtet Tretter. „Die Zusammenarbeit mit den Studenten, die bei solchen modernen Arbeitsweisen besondere Affinität aufweisen, war ein echter Erfolgsfaktor.“Das förderte die Akzeptanz und das Verständnis im Unternehmen für die Einführung und aktive Nutzung digitaler Lösungen. Schließlich war ein Austausch morgens an der Kaffeemaschine oder am Konferenztisch nicht mehr möglich. Auf die geänderte Kommunikation über das Web mussten sich auch die Außendienstmitarbeiter einstellen, die unter der aktuellen Situation wohl am meisten zu leiden haben. „Ihre Paradedisziplin ist natürlich die direkte Auseinandersetzung beim Kunden vor Ort – am besten gleich an der entsprechenden Maschine“, erzählt der Geschäftsführer. Doch durch die Kontaktbeschränkungen und den Vorgaben der Firmenleiter war es kaum noch möglich, Termine vor Ort zu bekommen.
Es hängt auch immer vom Gegenüber ab. Ist er bereit für eine Online-Beratung? Hat er die erforderlichen digitalen Werkzeuge? „Der persönliche Kontakt ist durch nichts zu ersetzen“, hat Tassilo Tretter festgestellt. „Aber via Webmeeting können wir mit unseren Kunden in Kontakt bleiben und uns bei der Beratung in die Augen blicken – hier geht es ja schließlich auch um Vertrauen.“Die Mitarbeiter stellen Produkte vor oder fertigen Skizzen auf einem geteilten Bildschirm an. Das klappt sehr gut, wenn der Gegenüber das nötige Werkzeug hat und sich darauf einlässt, haben die Mitarbeiter festgestellt. So gut, dass die Frage aufkam: Wie häufig müssen Kundenbesuche eigentlich künftig noch stattfinden?
Service in Corona-Zeiten
„Viele Service-Anfragen unserer Kunden können wir schon am Telefon beantworten“, weiß Tretter. Bei Beratungen greifen die Experten nun auch immer häufiger auf Webmeetings zurück. Aber natürlich fahren die Mitarbeiter in dringenden Fällen unter Einhaltung der Hygienemaßnahmen auch zu Besuchen vor Ort. Zum Beispiel wenn es um die Frage geht: Wie ersetze ich defekte Komponenten einer Maschine, deren Hersteller nicht mehr existiert? Genau dieser Fall trat kürzlich bei einem Kunden während der Pandemie ein. Die Anlage konnte nur mit Not am Laufen gehalten werden, und die Geräuschentwicklung kündigte den baldigen Totalausfall an. Bei einer DreiSchicht-Fertigung ist dies immer ein sehr heikles Thema hinsichtlich Stillstandzeiten. Da es den ursprünglichen Maschinenhersteller nicht mehr gab, sollte der Außendienst von Dr. Tretter helfen. Bei einer ersten Inspektion konnte er die benötigten Bauteile identifizieren und deren Bevorratung sicherstellen. Im zweiten Schritt half er mit, die defekten Teile während einer Wartungspause auszubauen. „Bei uns im Haus haben wir sie dann exakt analysiert, vermessen und binnen 24 Stunden neu gefertigt“, berichtet der Geschäftsführer. „Das war eine anspruchsvolle Aufgabenstellung angesichts des Zeitdrucks – und der Ungewissheit, ob wir das auch genauso hinbekommen. Aber wir haben es geschafft!“Also ganz ohne persönlichen Kontakt wird es auch künftig nicht funktionieren.
Kunden schon online gut informieren
Eine wichtige Rolle für Bestands- und Neukunden spielt auch die Website. Denn häufig suchen die Kunden zuerst im Internet nach den passenden Lösungen. Dr. Tretter entwickelt deshalb seinen Internet-Auftritt kontinuierlich weiter. Der schwäbische Experte für Lineartechnik hat die vergangenen Monate zudem genutzt, um eine neue und moderne CAD-Datenbank zu implementieren – konkret wurden bestehende Daten auf den neusten Stand der Technik gebracht und die Datenbank komplettiert. Der große Mehrwert für den Nutzer besteht nun darin, dass er seit Februar das gewünschte Produkt auf der Website ganz einfach selbst konfigurieren und als StepDatei in seine Konstruktionszeichnung übernehmen kann. „Wir sind aber noch lange nicht fertig. Wie jedes Jahr haben wir auch 2021 mit unseren Kunden eine Umfrage gestartet, um ein besseres Gefühl zu bekommen, was den Kunden wirklich wichtig ist“, sagt Tassilo Tretter. „Laut wurde der Wunsch nach Anleitungsvideos, zum Beispiel zur Inbetriebnahme von Kugelgewindetrieben.“Ein kurzer Film könnte die erforderlichen Schritte aufzeigen und Hinweise geben, auf was dabei zu achten ist.
Blick nach vorn
Dr. Tretter konnte neue Kunden gewinnen. Dazu zählt ein Hersteller von Beatmungsgeräten. Also kann auch hier die Pandemie eine Chance sein. „Wir sind seit mehr als 50 Jahren auf dem Markt, und Krisen haben uns immer gezeigt, dass sie auch etwas Heilendes haben“, weiß Tassilo Tretter. ( anm) ■