Wie sich die Leistungsphasen rechnen
Controlling: Projekte wirtschaftlich abwickeln
Bereits seit 1980 ist das Hamburger Büro planwerk elbe Gmbh als Generalplaner für den Industrie-, Gewerbe- und Verwaltungsbau im Ingenieurwesen tätig und bietet seinen Auftraggebern alle notwendigen Fachplanungsleistungen aus einer Hand. Um die Projekte wirtschaftlich abzuwickeln, setzt das Büro auf das Controllingsystem Kobold Control.
Das Hamburger Büro planwerk elbe erzielt momentan 90 Prozent des Umsatzes in den Bereichen Industrie- und Verwaltungsbau, allerdings wächst die Sparte des Wohnungsbaus langsam und kontinuierlich: Sie macht mittlerweile 10 Prozent des Auftragsvolumens aus. Das 43-köpfige Team besteht aus Architekten, Tragwerksplanern, TGAIngenieuren, Bauzeichnern und kaufmännischen Mitarbeitern.
Einfache Angebote und Rechnungen erstellen
Ursprünglich haben die Generalplaner das Programm für das Projektcontrolling und Büromanagement der Wuppertaler Kobold Management Software Gmbh für die Zeiterfassung sowie die Honorarermittlung und Rechnungstellung eingeführt. Für letzteres bildet das Controllingprogramm sämtliche Honorartafeln sowie Leistungsbilder ab und umfasst alle Funktionen, um Honorare schnell, einfach und rechtssicher zu berechnen sowie Angebote und Rechnungen zu erstellen. Sonderfälle, wie zum Beispiel Zuschläge aller Art und Wiederholungen sind einfach zu hinterlegen. Auch sind Pauschalhonorare und Aufwandshonorare ebenso einfach abzubilden. Geschätzt wird sowohl die unkomplizierte Angebotserstellung und Rechnungstellung mit dem Programm. „Beides ist äußerst komfortabel. Wir können jederzeit Änderungen vornehmen und Kobold Control berechnet das Angebot auf Knopfdruck neu genauso wie den Rechnungsbetrag, sollten sich die Kosten verändern“, meint Geschäftsführer Dipl.-ing. Matthias Fritsch. Bei Projekten, die nach Stundenaufwand abgerechnet werden, fügt das Büro den mit dem Programm erstellten Stundennachweis zur Information für den Bauherren an die Rechnung an.
Da das Büro in den letzten Jahren kontinuierlich gewachsen ist, erweiterte die Geschäftsführung das Team um eine Betriebswirtin für das Controlling. Matthias Fritsch dazu: „Mit dem Projektcontrolling haben wir das Fundament gelegt, um erkennen zu können, wie die Projekte betriebswirtschaftlich dastehen. Sollten Projekte aus dem Ruder laufen, möchten wir schon während des Projektverlaufs gegensteuern.“
Das Programm ermittelt die Stundensätze
Damit die Controllingsoftware exakte Zeitvorgaben errechnen kann, sind korrekte Mitarbeiterdaten erforder
lich. Das System ermittelt die Stundensätze auf Basis der Gehaltsdaten und Sollstunden. Daraus entsteht ein individueller Stundensatz für jeden Mitarbeiter, der mit dem Gemeinkostenfaktor beaufschlagt wird. Kobold Control ermittelt den Gemeinkostenfaktor automatisch über die Erfassung der Gesamtstunden und der Gemeinkosten. Dieser ist der Zuschlag auf den mitarbeiterbezogenen Stundensatz und ermöglicht eine Zurechnung der Gemeinkosten Büromiete, Versicherungsbeiträge, Fahrzeugkosten aber auch Rückstellungen für Investitionen und Versicherungsbeiträge nach dem Verursachungsprinzip.
Budgets für Leistungsphasen bilden
Dipl.-betriebswirtin Kerstin Wiszniewski erklärt: „Wenn ein Honorar gemäß HOAI oder auch pauschal vereinbart wurde, ziehen wir gegebenenfalls die Fremdleistungen ab und ermitteln die Budgets für die einzelnen Leistungsphasen.“Darauf aufbauend ermittelt das System die Soll-stunden auf Basis der errechneten Stundensätze. Alle Mitarbeiter, inklusive der Geschäftsführer, geben während des Projektverlaufs ihre geleisteten Stunden ins Programm ein und weisen diese den entsprechenden Leistungsphasen der jeweiligen Projekte zu. Sonderleistungen werden genauso erfasst und fallen somit nicht unter den Tisch. Nur so ist zu erkennen, ob und wie wirtschaftlich das Büro in den einzelnen Leistungsphasen arbeitet.
Soll-ist-vergleiche informieren über Projektstand
Zu Projektbeginn erhält jeder Projektleiter eine Liste mit den geplanten Projektstunden. Während des Projektverlaufs erfragt die Controllerin monatlich die Projektstände, die sie in Kobold Control eingibt. Daraufhin erstellt Kerstin Wisniewski Soll-istVergleiche. Diese werden im Kreis der Geschäftsführung und der relevanten Projektleiter besprochen. So sind alle über die wirtschaftliche Situation der Projekte informiert.
„Wir erkennen, welche Leistungsphasen defizitär sind und können dann gezielt auf die Mitarbeiter zugehen, um die Gründe zu erfragen“, äußert Bauingenieur Fritsch. Auch ist durch den Einsatz von Kobold Control ersichtlich, welche Bereiche – Architektur, Tragwerksplanung oder TGA – welches Honorar erzielen und wie viel Umsatz die einzelnen Abteilungen erwirtschaften.
Über 100 Standardauswertungen
Zur Unterstützung beim Bearbeiten und Steuern der Projekte bietet Kobold Control über 100 im System integrierte Standardauswertungen. Mit den auf verlässlichen, realistischen Zahlen basierenden Berichten sind die Büroinhaber in der Lage, langfristige Kennzahlen mit Blick auf die Weiterentwicklung und Positionierung des Büros darzustellen. So stehen unter anderem Auswertungen über den Auftragsbestand, über halbfertige Erzeugnisse, Kostenvergleiche der Projekte, Budget-, Honorar- und Ertragsauswertungen, Soll-ist-vergleiche, Überstunden, Unternehmens- und Mitarbeiterauslastung sowie Umsatzanalysen zur Verfügung.
Rechtssicher und Hoai-konform
Als Vorteil sieht man bei planwerk elbe, dass sowohl die Angebote als auch die Rechnungen rechtssicher, sauber und Hoai-konform erstellt werden können und das mit minimalem Aufwand. Auch erhält das Büro heute mittels der Controllingsoftware individuell auf seinen Bedarf zugeschnittene Auswertungen. „Ich sehe, welche Leistungsphasen sich rechnen, und welche nicht. So können wir rechtzeitig gegensteuern“, erläutert Fritsch.