Schnell und übersichtlich muss es sein
Software für Büro- und Projektcontrolling
Der wirtschaftliche Erfolg eines Ingenieurbüros wird auch von betriebswirtschaftlichem Denken und Controlling bestimmt. Um immer alle Zahlen schnell zur Hand zu haben, Rechnungen effizient und rechtssicher stellen zu können, führte das Kölner Büro für Tragwerksplanung AWD Ingenieurgesellschaft mbh die Büro- und Projektcontrolling-lösung Kobold Control ein.
Seit der Gründung 1972 ist das Planungsbüro kontinuierlich gewachsen. Heute beschäftigt AWD an den Standorten Köln und Berlin mehr als 60 Mitarbeiter. Unter anderem sind die Ingenieure für große Immobilienentwickler, öffentliche Auftraggeber, städtische Wohnungsbaugesellschaften aber auch für den Kölner Zoo tätig. Bis zu sechs Jahren laufen die komplexen Projekte. So gehören der Grandtower in Frankfurt, Meilen.stein Bahnstadt in Heidelberg, Isarbelle in München, das Elefantenhaus in Köln sowie Fachhochschulen zu den zahlreichen Referenzen der Tragwerksplaner.
Optimierte und beschleunigte Prozesse
Da sich das alte System als träge erwiesen hatte, legte das Ingenieurbüro besonderen Wert auf Übersichtlichkeit, Schnelligkeit und Transparenz, galt es doch, sämtliche Prozesse im kaufmännischen Bereich zu optimieren sowie zu beschleunigen. Besondere Aufmerksamkeit schenkte man der Zeiterfassung – diese war im alten System nicht integriert – sowie dem Controlling, der Honorarkalkulation und dem Erstellen von Honoraren und Rechnungen. 2019 fiel nach einer intensiven Marktrecherche die Entscheidung, Kobold Control einzusetzen.
Nach der Schulung durch den Hersteller unterwiesen die beiden für das Controlling zuständigen Kaufleute Bernd Zeranski und Robert Henrichs die Kollegen in Kleingruppen in der Zeiterfassung. Gleichzeitig überführte man 90 Prozent der 200 laufenden Projekte von der alten in die neue Software. Bei den übrigen zehn Prozent war die Schlussrechnung in den nächsten sechs Monaten fällig, so dass man diese manuell erstellen wollte. Auch hinterlegten die Kaufleute jeden Mitarbeiter mit seinem individuellen Stundensatz und einem prozentualen Anteil für Wagnis und Gewinn.
Einfache Abläufe
Während des Projektverlaufs geben die Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden auf die entsprechenden Leistungsphasen ein. Tätigkeiten, die nicht nach HOAI, sondern nach Aufwand berechnet werden, zum Beispiel Nachträge, besondere Leistungen usw., erfassen die Mitarbeiter mit entsprechenden Bemerkungen nach Stunden. „Die Abläufe sind äußerst einfach, schnell und gut strukturiert“, erläutert Bernd Zeranski. Auf einen Blick ist ersichtlich, welcher Mitarbeiter wie viele Stunden eingeloggt war und wie viele Stunden er verbucht hat. Sollte sich eine Differenz ergeben, kann der Kaufmann sofort nachhaken,
so dass man keine geleisteten Stunden mehr vergessen kann.
Digitale Urlaubsverwaltung
Früher reichte jeder Mitarbeiter seine Urlaubsanträge meist auf Papier ein, und die Urlaubstage wurden nach erfolgter Prüfung und Genehmigung in einer Exceltabelle aufgeführt. Dieser Aufwand entfällt nun. Denn heute gibt jeder seine Urlaubsanträge direkt in Kobold Control ein. Das Programm leitet den Antrag zur Bearbeitung und Prüfung unverzüglich an den Vorgesetzten weiter, listet auf, welche Anträge vorliegen und welche Mitarbeiter miteinander kollidieren. Die Bewilligung oder Ablehnung eines Urlaubsantrags nimmt die Geschäftsführung im Anschluss innerhalb der mitarbeiterübergreifenden Kalenderansicht vor. Die Software sorgt dafür, dass der Mitarbeiter per E-mail zum Stand seines Urlaubsantrages informiert wird. Wichtig für den Kaufmann Henrichs ist, dass er aus dem Übersichtsplan die Vorträge für den Jahresabschluss entnehmen kann, um Rückstellungen zu bilden.
Homeoffice-button
Nachdem sich alle eingearbeitet hatten, kam Corona, und die meisten der Mitarbeiter arbeiteten vom Homeoffice aus und buchten anfangs ihre Stunden über den Button „Dienstgang“. Mit dieser Lösung war man bei AWD nicht zufrieden, da es keine Übersicht gab, wer sich im Büro eingeloggt hatte und wer von zuhause aus arbeitet. Nach Rücksprache mit dem Softwarehersteller programmierte dieser in kürzester Zeit die Buchung über den Button Homeoffice. Nun können die Kollegen, die zuhause arbeiten, entweder ihre Zeiten über den Webclient am Rechner oder über ihr Smartphone und Tablet erfassen. Für alle Mitarbeiter ist am Anwesenheitstableau ersichtlich, wer im Büro oder im Homeoffice arbeitet.
Einfacher Überstundenausgleich
Wie es in einem Planungsbüro üblich ist, werden auch bei AWD projektabhängig Überstunden geleistet. Bei einer einhundertprozentigen Tätigkeit arbeiten die Mitarbeiter 40 Stunden wöchentlich. Jeder Mitarbeiter kann entscheiden, ob er die Überstunden ausbezahlt bekommt oder in Urlaubstage umwandelt. Regelmäßig sieht sich Robert Henrichs die geleisteten Stunden an. Sind mehr als die üblichen Überstunden angefallen, bespricht er mit dem Kollegen, wie viele davon monatlich vergütet werden sollen und stellt die Stundenanzahl zwecks Auszahlung in Kobold Control ein. Wie beim Urlaubsantrag läuft die Überstundenplanung über einen Antrag. „Möchte ich Überstunden abfeiern, stelle ich den Antrag genauso wie einen Urlaubsantrag. Dann wird im System vermerkt frei gegeben oder nicht,“erläutert Henrichs die Vorgehensweise.
Über 100 Auswertungen
Im System sind über 100 Auswertungen integriert. Henrichs liegen besonders die Kostenvergleiche am Herzen, sieht er doch hier, wo das Projekt steht. Bei der Analyse der Hoai-projekte erkennt der Controller beim Vergleichen des Budgets von Soll- zu Ist-stunden, ob man sich im vorgegebenen Budget befindet und wie viele Reststunden übrig sind. Sind in einer Leistungsphase nicht alle budgetierten Stunden aufgebraucht, lassen sich diese in eine spätere Phase verschieben. Darüber hinaus ist es durch die Soll-ist-vergleiche und die Analyse der Leistungsphasen ersichtlich, an welchen Stellen der Aufwand höher oder niedriger im Vergleich zur Ursprungskalkulation ist, oder gegenüber dem, was die HOAI vorgibt. Mittels Kostenvergleichen sieht er auch, ob der aktuelle Projektstand mit der Summe der gestellten Rechnungen deckungsgleich ist.
Arbeiten mit der Software macht Spaß
Für Bernd Zeranski ist der Aufbau von Kobold Control ähnlich wie ein gut aufgebautes Handymenü. „Sind Menüführung und Handling einfach, dann macht der Rest auch Spaß“, erklärt der Kaufmann. In regelmäßigen Abständen tauschen sich die beiden Anwender mit Nutzern aus anderen Büros im Raum Köln/bonn aus. Während dieser Anwendertreffen erläutert ihnen der Kobold-vertriebsleiter zukünftige neue Funktionen, so dass die Gruppe weiß, was auf sie zukommt. Außerdem können die Mitglieder neue Versionen intensiv testen, bevor sie auf den Markt kommen. | RT