Das Wuppertaler Rathaus will bald auf Papierakten verzichten

(kati) Wer künftig einen Brief an die Stadtverwaltung schickt, könnte deutlich schneller Antwort erhalten. Denn die Post wird nicht mehr von Hand sortiert und dann mit Rollwagen in die zuständige Abteilung gebracht, die sich womöglich in einem anderen Gebäude befindet. Stattdessen verwandelt ein großer Scanner sämtliche eingehende Post in digitale Dokumente, die dann sekundenschnell beim Adressaten

landen. Ab 3. März geht dieses Verfahren in den Normalbetrieb.

Stadtdirektor Johannes Slawig (CDU) berichtet, dass bisher das Haupt- und Personalamt, Teile der Kämmerei und Teile der IT-Abteilung das System erprobt haben. Weil nun der zweite 200.000 Euro teure Scanner aufgestellt wurde, der Ausfälle absichern kann, werden jetzt die drei Abteilungen komplett umgestellt.

Slawig erklärt, dass die Maschine Abteilungen und Unterabteilungen erkennt, wenn sie in der Adresse genannt sind. Sie öffnet die Umschläge, eine Mitarbeiterin übernehme eine Sichtkontrolle der Dokumente und verfüttere sie an den Scanner. Innerhalb des Systems werden sie dann in die zuständige Abteilung versandt.

Die Stadtverwaltung habe insgesamt 2100 Büroarbeitsplätze, 545 Mitarbeiter können auch von zu Hause aus arbeiten. Die Stadt hat 1600 Tablet-Computer, mit denen die Mitarbeiter auch unterwegs arbeiten können. „Wir fördern das“, so Slawig. Zu den Nutzern gehören auch die Politiker: Ratsmitglieder und Bezirksvertreter arbeiten zum großen Teil mit digitalen Akten.

Im April soll das Gebäudemanagement auf digitale Aktenführung umstellen. „Ende 2021 soll die komplette Eingangspost digitalisiert werden“, so Slawig. Das sind etwa 3500 Schriftstücke pro Tag.

Für das papierlos Rathaus müssen auch die Arbeitsprozesse umgestellt werden. Das werde länger dauern. Dabei helfen Experten. Die Zahl der IT-Mitarbeiter der Stadt stieg in drei Jahren von 120 auf 160. und das Budget des Amts für Informationstechnik und Digitalisierung von 22,8 auf 28,4 Millionen Euro.

FOTO: STEFAN FRIES Florian Kötter freut sich auf das baldige Ende der Aktenberge in der Stadtverwaltung.