Worauf bei Nebenkosten zu achten ist

Mieter sollten ihre Abrechnung genau prüfen. Denn nicht alle Betriebskosten sind umlagefähig. Und es gibt Fristen, die gewahrt werden müssen.

DÜSSELDORF Einmal im Jahr gibt es für Mieter zwei Möglichkeiten: eine freudige Überraschung oder den Schock. Dann kommt die Nebenkostenabrechnung vom Vermieter, und dann gibt es entweder Geld zurück, oder man muss nachzahlen, nachdem man übers Jahr eine Betriebskostenvorauszahlung geleistet hat. Das mit dem Nachzahlen könnte in diesem Jahr bei deutlich mehr Haushalten der Fall sein, weil viele große Teile des Winters im Homeoffice verbracht und in dieser Zeit mehr geheizt haben als in anderen Jahren. In Nordrhein-Westfalen zahlen Mieter im Durchschnitt 2,29 Euro pro Quadratmeter und Monat an Betriebskosten. Das heißt: Für eine 80-Quadratmeter-Wohnung fallen im Mittel pro Jahr 2200 Euro Nebenkosten an.

Ein Überblick über das, was man als Mieterhaushalt zur Nebenkostenabrechnung wissen muss.

Zeitpunkt und Fristen Manche haben ihre aktuelle Abrechnung schon bekommen, andere warten noch darauf. Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung hat der Vermieter ein Jahr Zeit ab Ende des Abrechnungszeitraums. Beispiel: Die Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2020 muss er bis zum Ende dieses Jahres vorlegen. Meist ist dieses Kalenderjahr der Berechnungszeitraum für die Abrechnung. Möglich ist aber etwa auch, dass abgerechnet wird, wenn die Heizperiode vorbei ist, also im Frühling.

Wenn der Vermieter diese Frist nicht einhält, kann er mögliche Nachzahlungen nicht mehr verlangen. Umgekehrt bleibt der Anspruch der Mieter auf etwaige Auszahlungen von Guthaben aber bestehen.

Prüft der Mieter die Abrechnung und findet Fehler, hat er ab Zugang ein Jahr Zeit, um Widerspruch einzulegen. Danach verfällt sein Anspruch auf mögliche Erstattungen. Es sei denn, er trägt keine Schuld an der Verspätung. Eine nicht erstellte Nebenkostenabrechnung können Mieter bis zu drei Jahre nach dem Ende der Vermieter-Frist verlangen. Heißt in unserem Beispiel: Der Anspruch auf die Abrechnung für das vergangene Jahr verfällt erst Ende 2024. Auch der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlungen aus einer Nebenkostenabrechnung verjährt innerhalb von drei Jahren.

Nebenkostenarten Insgesamt gibt es mehr als ein Dutzend verschiedene Arten von Nebenkosten, die in der Abrechnung auftauchen können. In der Praxis unterscheidet man zwischen warmen (Heizung, Warmwasser) und kalten Nebenkosten. Zu letzteren gehören beispielsweise die Grundsteuer, Aufwendungen für den Hausmeister, für die Reinigung des Treppenhauses und Müllgebühren.

Ganz wichtig: Nicht alle Nebenkosten sind umlagefähig. Einige Aufwendungen muss der Vermieter also selbst tragen. Muss das Dach repariert oder der Heizkessel ausgetauscht werden, bleibt der Mieter unbehelligt, genauso wie bei Kosten für die Haus- oder Wohnungsverwaltung. Und auch die Gebäudeversicherung und den Steuerberater muss der Vermieter allein bezahlen.

Umlagefähig sind dagegen Grundsteuer, Haftpflichtversicherungen sowie Kosten für Abwasser, Warmwasser und Heizung, Müllbeseitigung, Straßenreinigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Gemeinschaftsstrom und Beleuchtung, Aufzug, Kabelanschluss, Hausmeister, Waschküche und sonstige Betriebskosten.

Berechnung Maßgeblich dafür, wie Nebenkosten abgerechnet werden, ist der Mietvertrag. Wenn dort nichts anderes vereinbart ist, müssen die kalten Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche abgerechnet werden. Das steht so im Bürgerlichen Gesetzbuch (Paragraf 556). Bei den warmen Betriebskosten gelten andere Regeln: Sie müssen zu mindestens 50 und dürfen zu maximal 70 Prozent nach dem Verbrauch abgerechnet werden. Wenn der Vermieter nach einem anderen Schlüssel abrechnet, kann es sein, dass der Mieter einen Teil des Geldes einbehalten kann. Das hat der Bundesgerichtshof entschieden (Az.: VIII TR 67/03). Andere mögliche Umlageschlüssel sind die Zahl der Haushalte oder der tatsächlich erfasste Verbrauch (beispielsweise bei den Heizkosten) oder die im Haus wohnenden Personen.

Kontrolle Jedes Jahr kommt Kritik auf, ein Teil der Nebenkostenabrechnungen sei falsch. Nach Einschätzung des Deutschen Mieterbundes ist rund die Hälfte aller Abrechnungen falsch. Die Eigentümer widersprechen regelmäßig. Und regelmäßig entsteht darüber Streit. Bevor man in eine solche Auseinandersetzung geht, sollte man seine Abrechnung genau prüfen. Man kann sich als Mieter irren, aber auch Vermieter können Fehler machen. Ein Gespräch kann da viele Probleme klären. Wer sich nicht sicher ist, ob der Vermieter oder der Verwalter falsch gerechnet hat, kann seine Abrechnung auch von der örtlichen Verbraucherzentrale oder dem Mieterbund auf umlagefähige Positionen prüfen lassen.