BPM: Prozessmodell muss stabil sein
Der Digitalisierungstrend führt zu einer Wiederentdeckung des Prozess-Managements. Neu ist, dass Geschäftsprozesse ganzheitlich gesehen werden: Unternehmen müssen sie übergreifend in einer End-to-End-Sicht beschreiben.
Das Prozess-Management erlebt, angetrieben durch den Digitalisierungstrend, eine Renaissance. Damit man die eigenen Geschäftsprozesse ganzheitlich verstehen kann, müssen sie für das Unternehmen übergreifend in einer Endto-End-Sicht beschrieben werden.
Für ein funktionierendes Prozess-Management benötigen die Verantwortlichen in den Unternehmen eine End-to-End-Sicht auf ihre Abläufe. An dieser Stelle kommt das Thema Modellierung ins Spiel. Leider haben sich in den vergangenen Jahren in vielen Unternehmen funktional orientierte Prozessgräber gebildet. Die Dokumentationsarbeit war oft nur noch Alibi, zum Beispiel für QualitätsManagements-Audits. Mit diesem Ansatz kann heute keine Digitalisierung erfolgen. Anstatt für funktionale Bereiche wie Entwicklung, Produktion und Logistik eigene Beschreibungen zu erstellen, ist es ratsam, ein integriertes Prozessmodell auf Basis von End-to-End-Sichten aufzubauen. Die genannten singulären Berei- che können zum Beispiel zusammengefasst werden zum End-to-End-Prozess „Herstellung zu Lieferung“.
Horizontale und vertikale Inhalte im Prozessmodell strukturieren
Solche exemplarischen End-to-End-Prozesse können als Startpunkt für die Entwicklung eines Prozess-Managements dienen. Auf den ersten Blick erscheint dieser Ansatz trivial. Für Unternehmen wird es jedoch dann interessant, wenn die einzelnen End-to-End-Prozesse weiter detailliert werden. Dann steht der Architekt des BPM-Modells vor der Frage, wie die Bereiche voneinander abzugrenzen sind. Das betrifft sowohl die horizontale Trennung, also wie End-to-End-Prozesse voneinander abgegrenzt werden, als auch die vertikale Detaillierung, in der der Detailumfang beschrieben wird. Dabei bezieht sich die horizontale Granularität auf die inhaltliche Teilung der Prozessbereiche und die vertikale Granularität auf die Detaillierungstiefe jedes Inhaltsbereichs.
Um in verteilten Modellierungsprojekten sicherzustellen, dass das Gesamtmodell einheitlich aufgebaut ist, müssen vor Beginn der Arbeiten unmissverständliche Kriterien definiert werden. Es ist wichtig, dass diese Kriterien zur Unterteilung eine sichere Abgrenzung erlau-
ben, dabei aber gleichzeitig so einfach sind, dass sich der Aufwand zur Abgrenzung in vertretbaren Grenzen hält. Ausgangspunkt ist die horizontale Segmentierung. In einem Modellierungsprojekt sind deshalb zunächst die zentralen End-to-End-Prozesse zu identifizieren.
Inhalte eines End-to-End-Modells identifizieren
Optimal für die Abgrenzung horizontaler Modellierungsinhalte sind objektbasierte Unterteilungen. Das bedeutet, dass zur Aufteilung der horizontalen Bereiche zunächst die zentralen Geschäftsobjekte zu identifizieren sind. Im Regelfall finden sich pro End-to-End-Prozess maximal drei zentrale Geschäftsobjekte. Ein zentrales Geschäftsobjekt wird durch folgende Kriterien eindeutig bestimmt: D Wesentliche Bearbeitung des Geschäftsobjekts durch den betrachteten Bereich von End-to-End-Prozessen. Das Geschäftsobjekt kann in anderen End-to-End-Prozessen eine Verwendung finden, erfüllt dort aber nicht die beiden folgenden Kriterien. D Das Geschäftsobjekt ermöglicht die Messung der Leistung des betrachteten End-to-EndProzesses. Zum Beispiel ist es anhand der Zahl der bearbeiteten Geschäftsobjekte möglich zu bestimmen, wie effektiv und effizient der betrachtete Bereich arbeitet. D Das zentrale Geschäftsobjekt ist nicht das Prozessergebnis des betrachteten End-toEnd-Prozesses. Geschäftsobjekte, die durch Aktivitäten im betrachteten Prozessbereich entstehen können, können in nachfolgenden Bereichen zentrale Prozessobjekte darstellen.
Das Vorgehen zur Segmentierung der Geschäftsprozesse folgt dem Ablauf:
1. Ermitteln der jeweiligen End-to-End-Prozesse im betrachteten Modellierungsdetail.
2. Festlegen von maximal drei zentralen Geschäftsobjekten für jeden End-to-End-Prozess.
3. Überprüfen, ob die festgelegten zentralen Geschäftsobjekte nur im zugeordneten Endto-End-Prozess als zentrale Objekte Verwendung finden. Sollte diese Eindeutigkeit nicht gegeben sein, müssen die End-to-End-Prozesse in der betrachteten Granularität neu geschnitten werden.
Die horizontale Grenze zwischen zwei End-toEnd-Prozessen ist genau an der Stelle zu ziehen, an der eine Veränderung der zentralen Prozessobjekte erfolgt. Die vertikale Struktur sollte demgegenüber instanzbasiert vorgenommen werden. Das bedeutet, dass für das Festlegen der Modellierungstiefe – also der vertikalen Dekomposition – die Instanzstruktur des betrachteten Prozesses zu ermitteln ist. Jede Aktivität innerhalb eines Prozesses muss eine vergleichbare Instanzgranularität besitzen.
Die Detaillierungstiefe erfolgt nach folgendem Muster:
1. Ermitteln aller Aktivitäten des betrachteten End-to-End-Prozesses.
2. Erstellen des zugehörigen Prozessmodells für das betrachtete Prozesssegment.
3. Überprüfen, ob alle Aktivitäten des betrachteten Prozesses eine vergleichbare Instanzgranularität aufweisen. Sollte das nicht der Fall sein, ist an diesen Punkten eine weitere Detaillierung des betrachteten Prozesses erforderlich.
Die vertikale Detaillierung eines End-to-EndProzesses erfolgt genau an den Stellen, an denen Aktivitäten eine höhere Instanzgranularität aufweisen als der Gesamtprozess. Die horizontale Abgrenzung sorgt für eine Unterteilung des gesamten Unternehmensprozesses in handhabbare Segmente, wohingegen die vertikale Verfeinerung die Detaillierungstiefe der einzelnen Segmente bestimmt. In größeren Digitalisierungsprojekten, die verschiedene End-toEnd-Prozesse eines Unternehmens betreffen, ist es darüber hinaus erforderlich, mit Hilfe detaillierter Vorgaben sicherzustellen, dass die erstellten Prozessmodelle innerhalb eines fest-