BPM: Pro­zess­mo­dell muss sta­bil sein

Computerwoche - - Inhalt - Von Dirk Stäh­ler, Di­rec­tor Stra­te­gy and Ope­ra­ti­ons bei der GBTEC Soft­ware + Con­sul­ting AG

Der Di­gi­ta­li­sie­rungs­trend führt zu ei­ner Wie­der­ent­de­ckung des Pro­zess-Ma­nage­ments. Neu ist, dass Ge­schäfts­pro­zes­se ganz­heit­lich ge­se­hen wer­den: Un­ter­neh­men müs­sen sie über­grei­fend in ei­ner End-to-End-Sicht be­schrei­ben.

Das Pro­zess-Ma­nage­ment er­lebt, an­ge­trie­ben durch den Di­gi­ta­li­sie­rungs­trend, ei­ne Re­nais­sance. Da­mit man die ei­ge­nen Ge­schäfts­pro­zes­se ganz­heit­lich ver­ste­hen kann, müs­sen sie für das Un­ter­neh­men über­grei­fend in ei­ner End­to-End-Sicht be­schrie­ben wer­den.

Für ein funk­tio­nie­ren­des Pro­zess-Ma­nage­ment be­nö­ti­gen die Ver­ant­wort­li­chen in den Un­ter­neh­men ei­ne End-to-End-Sicht auf ih­re Ab­läu­fe. An die­ser Stel­le kommt das The­ma Mo­del­lie­rung ins Spiel. Lei­der ha­ben sich in den ver­gan­ge­nen Jah­ren in vie­len Un­ter­neh­men funk­tio­nal ori­en­tier­te Pro­zess­grä­ber ge­bil­det. Die Do­ku­men­ta­ti­ons­ar­beit war oft nur noch Ali­bi, zum Bei­spiel für Qua­li­tätsMa­nage­ments-Au­dits. Mit die­sem An­satz kann heu­te kei­ne Di­gi­ta­li­sie­rung er­fol­gen. An­statt für funk­tio­na­le Be­rei­che wie Ent­wick­lung, Pro­duk­ti­on und Lo­gis­tik ei­ge­ne Be­schrei­bun­gen zu er­stel­len, ist es rat­sam, ein in­te­grier­tes Pro­zess­mo­dell auf Ba­sis von End-to-End-Sich­ten auf­zu­bau­en. Die ge­nann­ten sin­gu­lä­ren Be­rei- che kön­nen zum Bei­spiel zu­sam­men­ge­fasst wer­den zum End-to-End-Pro­zess „Her­stel­lung zu Lie­fe­rung“.

Ho­ri­zon­ta­le und ver­ti­ka­le In­hal­te im Pro­zess­mo­dell struk­tu­rie­ren

Sol­che ex­em­pla­ri­schen End-to-End-Pro­zes­se kön­nen als Start­punkt für die Ent­wick­lung ei­nes Pro­zess-Ma­nage­ments die­nen. Auf den ers­ten Blick er­scheint die­ser An­satz tri­vi­al. Für Un­ter­neh­men wird es je­doch dann in­ter­es­sant, wenn die ein­zel­nen End-to-End-Pro­zes­se wei­ter de­tail­liert wer­den. Dann steht der Ar­chi­tekt des BPM-Mo­dells vor der Fra­ge, wie die Be­rei­che von­ein­an­der ab­zu­gren­zen sind. Das be­trifft so­wohl die ho­ri­zon­ta­le Tren­nung, al­so wie End-to-End-Pro­zes­se von­ein­an­der ab­ge­grenzt wer­den, als auch die ver­ti­ka­le De­tail­lie­rung, in der der De­tail­um­fang be­schrie­ben wird. Da­bei be­zieht sich die ho­ri­zon­ta­le Gra­nu­la­ri­tät auf die in­halt­li­che Tei­lung der Pro­zess­be­rei­che und die ver­ti­ka­le Gra­nu­la­ri­tät auf die De­tail­lie­rungs­tie­fe je­des In­halts­be­reichs.

Um in ver­teil­ten Mo­del­lie­rungs­pro­jek­ten si­cher­zu­stel­len, dass das Ge­samt­mo­dell ein­heit­lich auf­ge­baut ist, müs­sen vor Be­ginn der Ar­bei­ten un­miss­ver­ständ­li­che Kri­te­ri­en de­fi­niert wer­den. Es ist wich­tig, dass die­se Kri­te­ri­en zur Un­ter­tei­lung ei­ne si­che­re Ab­gren­zung er­lau-

ben, da­bei aber gleich­zei­tig so ein­fach sind, dass sich der Auf­wand zur Ab­gren­zung in ver­tret­ba­ren Gren­zen hält. Aus­gangs­punkt ist die ho­ri­zon­ta­le Seg­men­tie­rung. In ei­nem Mo­del­lie­rungs­pro­jekt sind des­halb zu­nächst die zen­tra­len End-to-End-Pro­zes­se zu iden­ti­fi­zie­ren.

In­hal­te ei­nes End-to-End-Mo­dells iden­ti­fi­zie­ren

Op­ti­mal für die Ab­gren­zung ho­ri­zon­ta­ler Mo­del­lie­rungs­in­hal­te sind ob­jekt­ba­sier­te Un­ter­tei­lun­gen. Das be­deu­tet, dass zur Auf­tei­lung der ho­ri­zon­ta­len Be­rei­che zu­nächst die zen­tra­len Ge­schäfts­ob­jek­te zu iden­ti­fi­zie­ren sind. Im Re­gel­fall fin­den sich pro End-to-End-Pro­zess ma­xi­mal drei zen­tra­le Ge­schäfts­ob­jek­te. Ein zen­tra­les Ge­schäfts­ob­jekt wird durch fol­gen­de Kri­te­ri­en ein­deu­tig be­stimmt: D We­sent­li­che Be­ar­bei­tung des Ge­schäfts­ob­jekts durch den be­trach­te­ten Be­reich von End-to-End-Pro­zes­sen. Das Ge­schäfts­ob­jekt kann in an­de­ren End-to-End-Pro­zes­sen ei­ne Ver­wen­dung fin­den, er­füllt dort aber nicht die bei­den fol­gen­den Kri­te­ri­en. D Das Ge­schäfts­ob­jekt er­mög­licht die Mes­sung der Leis­tung des be­trach­te­ten End-to-En­dPro­zes­ses. Zum Bei­spiel ist es an­hand der Zahl der be­ar­bei­te­ten Ge­schäfts­ob­jek­te mög­lich zu be­stim­men, wie ef­fek­tiv und ef­fi­zi­ent der be­trach­te­te Be­reich ar­bei­tet. D Das zen­tra­le Ge­schäfts­ob­jekt ist nicht das Pro­zes­s­er­geb­nis des be­trach­te­ten End-toEnd-Pro­zes­ses. Ge­schäfts­ob­jek­te, die durch Ak­ti­vi­tä­ten im be­trach­te­ten Pro­zess­be­reich ent­ste­hen kön­nen, kön­nen in nach­fol­gen­den Be­rei­chen zen­tra­le Pro­zess­ob­jek­te dar­stel­len.

Das Vor­ge­hen zur Seg­men­tie­rung der Ge­schäfts­pro­zes­se folgt dem Ablauf:

1. Er­mit­teln der je­wei­li­gen End-to-End-Pro­zes­se im be­trach­te­ten Mo­del­lie­rungs­de­tail.

2. Fest­le­gen von ma­xi­mal drei zen­tra­len Ge­schäfts­ob­jek­ten für je­den End-to-End-Pro­zess.

3. Über­prü­fen, ob die fest­ge­leg­ten zen­tra­len Ge­schäfts­ob­jek­te nur im zu­ge­ord­ne­ten End­to-End-Pro­zess als zen­tra­le Ob­jek­te Ver­wen­dung fin­den. Soll­te die­se Ein­deu­tig­keit nicht ge­ge­ben sein, müs­sen die End-to-End-Pro­zes­se in der be­trach­te­ten Gra­nu­la­ri­tät neu ge­schnit­ten wer­den.

Die ho­ri­zon­ta­le Gren­ze zwi­schen zwei End-toEnd-Pro­zes­sen ist ge­nau an der Stel­le zu zie­hen, an der ei­ne Ve­rän­de­rung der zen­tra­len Pro­zess­ob­jek­te er­folgt. Die ver­ti­ka­le Struk­tur soll­te dem­ge­gen­über in­stanz­ba­siert vor­ge­nom­men wer­den. Das be­deu­tet, dass für das Fest­le­gen der Mo­del­lie­rungs­tie­fe – al­so der ver­ti­ka­len De­kom­po­si­ti­on – die In­stanz­struk­tur des be­trach­te­ten Pro­zes­ses zu er­mit­teln ist. Je­de Ak­ti­vi­tät in­ner­halb ei­nes Pro­zes­ses muss ei­ne ver­gleich­ba­re In­stanz­gra­nu­la­ri­tät be­sit­zen.

Die De­tail­lie­rungs­tie­fe er­folgt nach fol­gen­dem Mus­ter:

1. Er­mit­teln al­ler Ak­ti­vi­tä­ten des be­trach­te­ten End-to-End-Pro­zes­ses.

2. Er­stel­len des zu­ge­hö­ri­gen Pro­zess­mo­dells für das be­trach­te­te Pro­zess­seg­ment.

3. Über­prü­fen, ob al­le Ak­ti­vi­tä­ten des be­trach­te­ten Pro­zes­ses ei­ne ver­gleich­ba­re In­stanz­gra­nu­la­ri­tät auf­wei­sen. Soll­te das nicht der Fall sein, ist an die­sen Punk­ten ei­ne wei­te­re De­tail­lie­rung des be­trach­te­ten Pro­zes­ses er­for­der­lich.

Die ver­ti­ka­le De­tail­lie­rung ei­nes End-to-En­dPro­zes­ses er­folgt ge­nau an den Stel­len, an de­nen Ak­ti­vi­tä­ten ei­ne hö­he­re In­stanz­gra­nu­la­ri­tät auf­wei­sen als der Ge­samt­pro­zess. Die ho­ri­zon­ta­le Ab­gren­zung sorgt für ei­ne Un­ter­tei­lung des ge­sam­ten Un­ter­neh­mens­pro­zes­ses in hand­hab­ba­re Seg­men­te, wo­hin­ge­gen die ver­ti­ka­le Ver­fei­ne­rung die De­tail­lie­rungs­tie­fe der ein­zel­nen Seg­men­te be­stimmt. In grö­ße­ren Di­gi­ta­li­sie­rungs­pro­jek­ten, die ver­schie­de­ne End-toEnd-Pro­zes­se ei­nes Un­ter­neh­mens be­tref­fen, ist es dar­über hin­aus er­for­der­lich, mit Hil­fe de­tail­lier­ter Vor­ga­ben si­cher­zu­stel­len, dass die er­stell­ten Pro­zess­mo­del­le in­ner­halb ei­nes fest-

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