Der Arbeitsplatz der Zukunft soll effektiv und zufrieden machen

Wie lässt sich prüfen, ob sich Investitionen in einen modernen Arbeitsplatz auszahlen? Die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist wichtig, von ihr hängen Effizienz und Effektivität entscheidend ab.

Viele Unternehmen wollen durch die Einführung eines „Modern Workplace“produktiver werden sowie Flexibilität und Agilität erhöhen. Katrin Beuthner, Geschäftsführerin von United Planet, geht einen Schritt weiter. Sie begreift den Arbeitsplatz der Zukunft als einen Weg wie die digitale Transformation. Es gehe darum, diesen Weg „in machbare Schritte aufzuteilen und mit Bereichen, in denen es sich am meisten lohnt, anzufangen“. Die Herausforderung dabei sei es, das Unternehmen und seine Digitalisierungsstrategie im Blick zu behalten.

Doch wie lässt sich feststellen, wo sich das Engagement am meisten lohnt? Laut Beuthner bietet sich die Total Cost of Ownership (TCO) als Kennzahl an: „Wer für jede Abteilung oder jeden Prozess in ein anderes Tool investiert, hat einen viel zu hohen Aufwand – finanziell für die Lizenzen, aber auch beim Einrichten und Anpassen der Tools.“Sinnvoller sei es, auf Produkte zu setzen, die vielfältig einsetzbar seien und sich über Abteilungen und Anforderungen hinweg nutzen ließen.

Ellen Kuder, Director Digital Workplace bei Dimension Data Germany, empfiehlt, die Rollen und Aufgaben der Mitarbeiter im Vorfeld zu analysieren, um dann den darauf abgestimmten Arbeitsplatz einzuführen. Für sie liegt „die Messbarkeit des Erfolgs allein in der Effektivität und Effizienz der Mitarbeiter“. Wichtige Kennzeichen sind zudem Prozesslaufzeiten und der Adaptionsgrad. „Wird der Technikeinsatz auf die Ziele und die Technologiestrategie des Unternehmens ausgerichtet, stellt man die Adaption der Lösungen sicher und kann die ökonomischen Potenziale heben.“Beim Videoconferencing sieht Kuder vier Vorteile: „Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt durch eine bessere Work-Life-Balance, Vermeidung von Reisen steigert die Produktivität, Verzögerungen im Entscheidungsprozess werden reduziert und nicht zuletzt wird das Reisebudget direkt entlastet.“Die letzten drei Punkte – Produktivität, Prozesslaufzeit und Reisekosten – ließen sich monetär messen und bewerten.

Unternehmen sollen klein beginnen

Für die Priorisierung der Maßnahmen empfiehlt Beuthner die Frage nach der individuellen Relevanz: Welche Maßnahme bringt mein Unternehmen am weitesten? Für eine Firma könne es die Steigerung des Umsatzes durch einen Online-Shop oder eine stärkere Anbindung der Kunden durch ein Kundenportal sein, während ein anderes Unternehmen auf Kosteneinsparung durch Prozessoptimierung, erhöhte Transparenz oder einfacheres Arbeiten setze. Für die dritte Organisation seien Mitarbeiterzufriedenheit sowie das Finden und Halten von guten Mitarbeitern am wichtigsten. „In allen Szenarien haben Hardware, Home Office und benutzerfreundliche Software unterschiedliche Gewichte.“

Beuthner rät Unternehmen, klein anzufangen: „Gerade in den Routineprozessen, die jeder Mitarbeiter täglich ausführt, gibt es enormes Potenzial zur Optimierung.“Dabei dürfe man nicht vergessen, dass sich der Arbeitsplatz der Zukunft in erster Linie um die Mitarbeiter drehe und somit weiche Faktoren elementar seien: „Die besten Finanzkennzahlen und TCO-Rechnungen bringen nichts, wenn die Mitarbeiter durch eine Maßnahme derart verunsichert werden, dass Demotivation oder Fluktuation entsteht.“