HR-Trendthemen 2019: Wie digitale Prozesse Personalabteilungen verändern
Big Data weiß, welche Mitarbeiter als Nächstes gehen; Software schreibt in Sekundenschnelle ein Zeugnis; Bots schicken die Absagen an Bewerber – die Digitalisierung ist in den Personalabteilungen angekommen. Vier Trends zeichnen sich für das nächste Jahr ab.
1. Collaboration wird wichtiger
Die abteilungsübergreifende digitale Zusammenarbeit gewinnt weiter an Bedeutung. Unternehmen binden alle Mitarbeiter aktiv ein, um administrative Aufwände langfristig zu verringern. Besonders die Personalabteilung profitiert von der übergreifenden Vernetzung, die auch das Management einbezieht. Aufgaben lassen sich dahin verlagern, wo sie entste- hen, unnötige Kommunikations- und Abstimmungsschleifen können vermieden werden. Moderne Tools und Technologien unterstützen dabei den reibungslosen Ablauf.
Bestimmte Aufgaben werden automatisiert an die zuständigen Abteilungen und damit an die verantwortlichen Mitarbeiter gesendet – ganz ohne das Zutun der HR-Abteilung. Dazu werden vorhandene IT-Infrastrukturen – beispielsweise die mobilen Geräte der Mitarbeiter und Führungskräfte – genutzt. Können administrative Aufgaben ortsunabhängig erledigt werden, steigert das die Flexibilität aller Beteiligten.
Konkret vereinfacht Collaboration beispielsweise Aufgaben wie die Zeugniserstellung. Mit dem Smartphone kann die Führungskraft das Zeugnis über eine einfache Beurteilungsoberfläche innerhalb weniger Sekunden erstellen. Auch andere Abläufe lassen sich vereinfachen, indem Chefs beispielsweise mit nur einem Klick auf das Smartphone Boni für Mitarbeiter frei-
geben können. Auch für Mitarbeiter entstehen Vorteile, wenn sie etwa Krankmeldungen nicht mehr in Papierform einreichen müssen, sondern über eine Foto-Upload-Funktion schnell und bequem in digitaler Form an die richtige Abteilung schicken.
2. People Analytics – Big Data erleichtert Prognosen
Schon heute unterstützt neueste Analysesoftware, sogenanntes People Analytics, Personalabteilungen dabei, Entscheidungen im HumanResources-Bereich rein datenbasiert zu treffen. Dazu extrahieren die Personaler Daten aus unternehmensinternen und -externen Quellen und werten sie mit analytischen Verfahren aus. Überraschend klare Indizien lassen sich so beispielsweise für den bevorstehenden Weggang wichtiger Mitarbeiter oder gar für eine potenzielle Kündigungswelle gewinnen. Auch überdurchschnittliche Fehlzeiten lassen sich schnell ermitteln. Bei People Analytics geht es darum, die Kriterien für Personalentscheidungen zu objektivieren und mit Daten zu hinterlegen. Da es sich hier um personenbezogene Daten handelt, ist der Einsatz in aller Regel mitbestimmungspflichtig.
Beim Recruiting können solche Tools helfen herauszufinden, über welche Kanäle neue oder besonders gute Mitarbeiter erfolgreich rekrutiert werden und welche Kosten damit verbunden sind. Denkbar wäre in Zukunft auch die Analyse von Sprache und Stimme von Bewerbern, sofern diese einen Hinweis auf deren Eignung geben. Unternehmen im Silicon Valley nutzen teilweise schon „Einstellungsalgorithmen“, um die Potenziale von Bewerbern zu messen.
3. Künstliche Intelligenz verleiht der Digitalisierung neuen Schwung
Heute schon können wiederkehrende administrative Tätigkeiten wie die Bearbeitung von Krankmeldungen oder die Ablage von Mitarbeiterdokumenten vollautomatisiert ablaufen. Durch die Kombination mit künstlicher Intelligenz (KI) ergeben sich umfassendere Möglichkeiten zur Optimierung von HR-Abläufen. Komplexe Aufgaben wie das Schreiben von Arbeitsverträgen oder Mitarbeiterbeurteilungen lassen sich künftig automatisch erstellen. Mehr noch: KI wird in der Lage sein, Informationen aus bestehenden Mitarbeiterdokumenten zu filtern, um darauf basierend Mitarbeiterbeurteilungen zu erstellen. Dadurch entsteht der Vorteil einer objektiven Bewertung, und die Beurteilung bekommt eine sachlichere Aussagekraft.
Künstliche Intelligenz wird Unternehmen auch helfen, die genannten Fortschritte im Bereich People Analytics zu machen und beispielsweise tiefe Einsichten in Fluktuationsraten oder die Aufstiegschancen und Aufgabenteilung unter den Geschlechtern zu ermitteln. Zusätzlich werden so auch mögliche Kündigungen und Kündigungsgründe vorhergesagt, so dass ein Arbeitgeber Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung frühzeitig ergreifen kann.
4. Robotic Process Automation entlastet Personaler
Durch Robotic Process Automation (RPA) werden wiederkehrende Standardaufgaben schnell und kostengünstig von Software-Bots digitalisiert und automatisiert. Anders als bei üblichen Prozessautomatisierungs-Lösungen sind keine Schnittstellen zu programmieren, um die Systeme miteinander zu verbinden. Ein SoftwareBot imitiert stattdessen menschliche Nutzer und bedient dazu verschiedene Programme. Komplexe, systemübergreifende Prozesse lassen sich dadurch schnell automatisieren, ohne dass ein hoher Programmieraufwand anfällt.
Eine klassische Aufgabe für einen Software-Bot ist es beispielsweise, eingehende Bewerbungen auf bestimmte Schlagwörter zu überprüfen und die Unterlagen den entsprechenden Stellenausschreibungen zuzuordnen.
Der Bot kann Formulare automatisiert ausfüllen, Informationen aus dem Internet herunterladen, Daten aus einem System in ein zweites System eingeben, Berechnungen erstellen, E-Mails verschicken und Social-Media-Beiträge posten. Wird RPA mit künstlicher Intelligenz kombiniert, ist ein Bot sogar in der Lage, bei seiner wiederkehrenden Arbeit kontinuierlich dazuzulernen und selbständig Entscheidungen zu treffen.