HR-Digitalisierung stockt: Viele Personalprozesse laufen nur offline

Mitarbeiter möchten gängige Personalprozesse online abwickeln, am liebsten auch am mobilen Endgerät. Doch in Deutschland hinkt die Digitalisierung der Human-Resources-(HR-)Abteilungen hinterher, wie eine aktuelle Umfrage zeigt.

Deutsche Arbeitnehmer können eigenen Angaben zufolge grundlegende HR-Verwaltungsaufgaben nur selten mit mobilen Geräten erledigen. Mehr als zwei Drittel (69 Prozent) aller Personalprozesse werden nach wie vor offline bearbeitet. Nur sieben Prozent lassen sich mit Smartphone oder Tablet erledigen. Zu diesen Ergebnissen kommt eine Umfrage des Lohn- und Personaldienstleisters SD Worx.

Die Untersuchung zum Umfang der Digitalisierung am Arbeitsplatz wurde in Belgien, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, den Niederlanden und Österreich betrieben. Dabei befragte das Unternehmen in jedem Land 500 Menschen zu 100 arbeitsbezogenen Aspekten ihrer Beschäftigung. Deutschland schnitt hinsichtlich der Digitalisierung am schlechtesten unter allen untersuchten Ländern ab.

Demzufolge klaffen hierzulande die Digitalisierungswünsche der Mitarbeiter und die Realität in den Unternehmen teilweise weit auseinander. Beispielsweise würden rund zwei Drittel der deutschen Angestellten ihren Urlaub gerne online beantragen, sei es über ein mobiles Endgerät oder einen stationären Rechner. Tatsächlich ist dies jedoch laut Studie für nicht einmal die Hälfte der Befragten möglich (47 Prozent).

Ein ähnliches Bild ergibt sich auch bei anderen Prozessen: Gilt es beispielsweise, Bescheinigungen und Spesenabrechnungen einzureichen sowie bestimmte Faktoren rund um den Arbeitsplatz zu beantragen oder zu reservieren, muss vielerorts noch auf Papier und Hauspost zurückgegriffen werden.

In anderen Ländern ist die Lücke zwischen Wunsch und Wirklichkeit nicht so groß. Beispielsweise können 70 Prozent der Mitarbeiter in Großbritannien ihren Urlaub heute online beantragen. Das entspricht fast der Zahl derer, die sich dies gewünscht hatten, 73,8 Prozent nämlich.

Zu viel HR-Verwaltungsarbeit ...

Deutsche Betriebe hinken vor allem dann hinterher, wenn es um einen mobilen Zugang zu Personalverwaltungs-Funktionen geht. So ergab die Untersuchung, dass nur elf Prozent der Mitarbeiter ihre Spesenabrechnung über ihr mobiles Gerät einreichen können. Im Schnitt liegt der Anteil der deutschen Angestellten, die generell HR-Aufgaben per Mobile Device abwickeln können, nur zwischen zehn und 20 Prozent.

Zu wenig sei das, meint Mark Eger, Managing Director der SD Worx Deutschland. „Angesichts der Tatsache, dass Menschen im Durchschnitt täglich etwa 50-mal auf ihr Mobiltelefon schauen, könnte davon ausgegangen werden, dass solche Optionen stärker im Arbeitsumfeld verwurzelt sind.“Die Defizite in der Digitalisierung der HR-Bereiche gehen zu Lasten der Effizienz und Produktivität, warnt der Manager. „Ist die Möglichkeit der digitalen Abwicklung nicht gegeben, kann dies zu erheb-

lichen Auswirkungen auf Unternehmen und deren Mitarbeiter führen. Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit HR-Verwaltungsaufgaben. Zeit, die ihnen für wertvollere Arbeiten fehlt, was sich letztendlich negativ auf das Engagement auswirkt.“

Welche Aufgaben digital erledigt werden können, unterscheidet sich je nach Land massiv. Beispielsweise ist laut Umfrage lediglich ein Drittel der Befragten in Deutschland in der Lage, Spesenabrechnungen online einzureichen. In Belgien, Frankreich und Österreich kann das knapp die Hälfte der Belegschaften, in Großbritannien sind es im Schnitt knapp 60 Prozent und in den Niederlanden sogar zwei Drittel der Mitarbeiter.

... und zu wenig mobile Anwendungen

Wer die Möglichkeiten der digitalen und mobilen Abwicklung von Standardprozessen nicht kennt, der vermisst sie offenbar auch nicht. So überrascht es nicht, dass beispielsweise in Großbritannien zwei Drittel der Mitarbeiter Teilzeitarbeit oder Elternzeit vorzugsweise digital beantragen würden, während dies lediglich für 44 Prozent der Befragten in Deutschland gilt.

„Technologie und vor allem mobile Endgeräte sind längst ein nicht wegzudenkender Bestandteil in unserem Privatleben“, konstatiert SDWorx-Manager Eger. „Am Arbeitsplatz dagegen werden sie noch stiefmütterlich behandelt.“Die Studie mache deutlich, dass Mitarbeiter grundlegende HR-Verwaltungsaufgaben mit mobilen Geräten erledigen möchten, ihnen jedoch oft die Möglichkeit dazu fehlten.

„Das ist gefährlich, da Arbeitgeber so das Engagement und damit die Produktivität der Mitarbeiter aufs Spiel setzen“, warnt Eger. Die Unternehmen sollten ein offenes Ohr für die Belange der Mitarbeiter haben und die Chancen neuer Arbeitsweisen nutzen.