S/4HANA-Einführung bei DEE
Mit der Strategie, möglichst weitgehend den Standard zu übernehmen und auf agiles Projekt-Management zu vertrauen, gelang es dem Sportbekleidungshersteller DEE in gerade einmal 16 Wochen, SAP S/4HANA Cloud an den Start zu bringen.
Mit der Strategie, möglichst weitgehend den Standard zu übernehmen und voll auf agiles Projekt-Management zu vertrauen, gelang es dem Sportbekleidungshersteller DEE in gerade einmal 16 Wochen, SAP S/4HANA Cloud an den Start zu bringen.
Die DEE GmbH ist spezialisiert auf individuelle Textilien und bezeichnet sich als einen der größten Player im Bereich Corporate Sportswear, Corporate Fashion und Workwear. Über 5000 Unternehmen gehören zum Kundenstamm, darunter Porsche, Bosch, Audi und Siemens. Im Zuge des rasanten Wachstums stellte sich die Frage nach einer passenden ERP-Software, die mit der Expansion Schritt halten kann. Die Entscheidung fiel auf die Cloud-Variante von SAP S/4HANA. „Wir wollen keinen großen IT-Overhead aufbauen und uns lieber auf unser Kerngeschäft und Wachstum konzentrieren“, sagt DEE-Geschäftsführer Thomas Bräutigam. Auch andere Services bezieht DEE aus der Cloud, laut Bräutigam ist das die pragmatischste Lösung.
Unterstützt vom Beratungshaus Innovabee entschied sich DEE für ein Vorgehen nach der Devise „Fit-to-Standard“. Dabei orientiert sich das Anwenderunternehmen so weit wie möglich am Softwarestandard – und nicht umgekehrt. In mehreren Workshops wurden mit Hilfe des „SAP Best Practices Explorer“alle Prozesse, die DEE als wichtig definiert hatte, im „Starter System“durchgespielt. Für den Abgleich stellte der Softwarelieferant Prozessdiagramme und Testskripts zur Verfügung.
Die Workshops halfen, den Projektumfang zu ermitteln und festzustellen, ob Erweiterungen zum Standard notwendig sind, die dann mit Hilfe der SAP Cloud Platform umgesetzt werden konnten. Sie dienten außerdem dazu, die benötigten Konfigurationswerte und die Organisationsstruktur mit dem Kunden abzustimmen. Diese Informationen braucht SAP, um das Testsystem konfigurieren zu können. Die Walldorfer setzten diese Informationen im Rahmen
einer sogenannten Expert Configuration um und stellten dem Kunden anschließend das individualisierte Testsystem bereit.
Die restlichen Konfigurationen konnte DEE dann selbst umsetzen. SAP hat hierfür den Begriff „Self-Service Configuration“geprägt. Für die Konfiguration stellt SAP die App „Manage Your Solution“zur Verfügung. Über eine WebOberfläche lassen sich die betreffenden Prozesse auswählen und anpassen. Schritt für Schritt kann der Kunde die Funktionalitäten, die vom vordefinierten Standard abweichen, anpassen.
Updates der Cloud-Software im Griff
Im Fall von DEE waren das nur wenige Prozesse, weil das Unternehmen nah am Standard bleiben wollte. Die vorgenommenen Konfigurationen wurden im Rahmen eines ChangeProjekts im Wochenrhythmus vom Test- in das Produktivsystem transportiert, so dass es keine Konflikte mit den vierteljährlichen Upgrades von SAP S/4HANA Cloud gab. DEE entschied sich für ein agiles Vorgehen, bei dem mehrere Projektphasen parallel abliefen. Mit jedem Sprint näherte man sich Schritt für Schritt den Anforderungen des Kunden. So konnte DEE die in S/4HANA Cloud enthaltenen Prozesse schnell testen und herausfinden, ob sie zu den eigenen Geschäftsprozessen passen.
Der Beratungspartner Innovabee dokumentierte jeden Projektschritt und setzte ein Portal für die Projektkommunikation auf. Hilfreich für die schnelle Einführung war, dass das Projekt bei DEE einen hohen Stellenwert hatte und der Geschäftsführer selbst an den Steuerungsmeetings teilnahm. So ließen sich offene Fragen und Eskalationen schnell und unbürokratisch klären.
Auf die Konfiguration folgte die Datenmigration. Sie läuft bei S/4HANA Cloud auf der Basis vordefinierter Templates ab. Dabei lassen sich nicht nur Stamm-, sondern auch Bewegungsdaten migrieren – zum Beispiel offene Kundenaufträge oder Bestellungen. In einem ersten Sprint wurden zunächst alle Daten ins Q-System migriert und anschließend von DEE freigegeben. In einer zweiten Sprint-Phase folgte die Migration ins Produktivsystem und eine erneute Freigabe durch den Anwender.
End-to-End-Prozesse intensiv getestet
Mit der Freigabe fiel der Startschuss für die eigentliche Systemumstellung. Nach dem Freeze des Altsystems erfolgte die Migration der offenen Vorgänge und finalen Bestände, die zuvor im Rahmen einer Inventur erfasst worden waren. Zum Schluss wurden die ersten Vorgänge im Produktivsystem erfasst. Daran waren alle Key User von DEE und das Projektteam beteiligt. Gemeinsam haben sie die zentralen End-to-End-Prozesse – zum Beispiel den Prozess von der Auftragserfassung über die Schnittstelle zum Lager bis hin zur Rechnungsstellung – intensiv getestet. Danach stand der Freigabe für die produktive Nutzung nichts mehr im Wege.
Die DEE GmbH ist mit dem Fit-to-StandardAnsatz gut gefahren, weil sie vorab genau geprüft hat, ob die Lösung alle Prozesse abdeckt und ob gewünschte Funktionen auf SAPs Roadmap für künftige Releases stehen. Mit der Wahl der Cloud-Variante profitiert man nun von der vierteljährlichen Aktualisierung und damit von regelmäßigen Innovationen. Wenn es Neuerungen in einem Prozess gibt, den der Anwender bereits nutzt, kann er über ein automatisiertes Tool die Kernprozesse testen. Zwei Wochen später wird die Funktion dann automatisch ins Produktivsystem übernommen.