HR und Finance aus der Cloud
Seine HR- und Finanzsysteme führte die Wipro-Tochter Designit in der Cloud-Lösung von Workday zusammen. Damit sind Prozesse papierlos, schneller und transparenter geworden.
Die Wipro-Tochter Designit hat eine Cloudbasierte Standardsoftware eingeführt, um Personal- und Finanzprozesse schnell und ohne Redundanzen zu verwalten.
Christine Leitgeb arbeitet als Global Lead Financial Controller bei Designit, einer Agentur mit über 550 Mitarbeitern, und Tochter des indischen IT-Dienstleisters Wipro. In der Vergangenheit hatten Leitgeb und ihr Finanzteam damit zu kämpfen, dass sich die Daten in unterschiedlichen Systemen befanden sowie teils unvollständig und veraltet waren. Ein Reporting war zeitaufwendig. Leitgeb erinnert sich: „Früher waren wir im FinanceBereich noch sehr analog unterwegs, viele Prozesse waren manuell. Wir wünschten uns, digital und papierlos zu arbeiten.“
Einheitliche Daten schaffen Transparenz
Nach der Entscheidung, die Finanz- und HRSysteme in das Cloud-System von Workday zu verlagern, erlebte die Organisation einen großen Wandel. Statt auf Datensilos in den einzelnen Abteilungen greifen Personal- und Finanzbereich jetzt auf die gleichen Daten zu. „Die Konsolidierung der Daten hat vieles transparenter gemacht“, sagt Controllerin Leitgeb. Auch für die Beschäftigten in den Abteilungen änderte sich einiges: „Statt nur einmal die Daten einzugeben, arbeiten die Mitarbeiter jetzt kontinuierlich mit dem System.“
Die Führungskräfte wurden schon lange vor der Einführung des neuen Systems mit eingebunden, so Leitgeb: „Wir haben gemeinsam mit dem Management überlegt, wie ihre Dashboards aussehen sollen, denn sie wollten die Daten schnell und einfach dargestellt haben. Sie sind ja oft unterwegs, haben wenig Zeit.“Heute liegen ihnen die Daten des abgeschlossenen Vormonats bereits am Monatsanfang vor. Vor dem Umstieg in die Workday-Cloud konnten die Controller die Daten erst zur Monatsmitte bereitstellen.
Nach der Einschätzung von Leitgeb spart Designit heute 50 bis 70 Prozent der bisher manuell ausgeführten Prozesse ein. Zuvor mussten die Anwender allerdings lernen, loszulassen und anders zu denken. Das ist ganz im Sinne von Workday-Manager Frank Mens: „Es bringt nichts, ein neues System über alte Prozesse zu stülpen. Stattdessen empfehle ich, die Chance zu ergreifen, Abläufe grundlegend zu verbessern.“Bei Designit läuft heute viel mehr automatisiert ab, etwa der gesamte Rechnungs-Workflow. Hier liest eine OCR-Software die PDFs aus, spielt die Daten in das entsprechende Feld ins Workday-System, das dann die Zahlung automatisch abwickelt.
„Wir sind überrascht, wie viel Zeit wir mit der Umstellung einsparen“, so das Fazit von Leitgeb. „Unser Team gewinnt damit mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben, etwa für Business Controlling.“Bevor man sich für den Umstieg in die Cloud entscheidet, sollte der Kunde zu Beginn des Projekts sein Steuerungsmodell und sein Kennzahlensystem festlegen, mit dem er seinen Geschäftserfolg messen will, empfiehlt Frank Mens. „Dieses Kernmodell, wir nennen es Financial Data Modell, sollte gut überlegt sein.“Workday stellt dem Kunden dann an Best Practices orientierte Prozesse in einer Umgebung zur Verfügung, in der bereits ausgewählte Kundendaten hochgeladen sind. So könnten sie verschiedene Lösungen ausprobieren und diskutieren.
Die Wipro-Tochter Designit implementierte die Cloud-Lösung innerhalb von sieben Monaten in elf Ländern. Ein Erfolgsfaktor war laut Leitgeb, dass man nicht mit einem Big Bang eine finale, perfekte Lösung einführen wollte, sondern gemeinsam Schritt für Schritt an einem guten Ergebnis arbeitete.