SaaS Center of Excellence – der Wildwuchs wird zum Problem

Software as a Service (SaaS) ist in nahezu allen Unternehmen angekommen, doch der Erfolg dieses Bezugsmodells führt zunehmend zu administrativen Problemen. Enterprise Architekten plädieren deshalb für ein SaaS Center of Excellence.

Brauchen größere Unternehmen ein SaaS Center of Excellence? Tatsächlich halten die meisten der von Leanix befragten 105 Enterprise-Architekten das für eine gute Idee. Wie Leanix-CEO André Christ ausführt, kann ein professionelles SaaS-Management über die eingesetzten Cloud-Anwendungen im Unternehmen informieren und helfen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen. So ließen sich Sicherheits- und ComplianceProbleme verhindern, außerdem könnten Unternehmen ihren Weg in eine SaaS-Zukunft besser planen.

Software-as-a-Service-Management mit Excel

Wie die Umfrage zeigt, passen Unternehmen mangels technischer Unterstützung derzeit weder ihre Einkaufsprozesse an die spezifischen SaaS-Vorteile an, noch nutzen sie geeignete Tools. In vielen Fällen sind sogar Excel-Tabellen das Mittel der Wahl. Auch die Verantwortung für das SaaS-Management ist meist nicht zentral geregelt, es entscheiden die verschiedenen Abteilungen selbst.

Da der Siegeszug von Anwendungen wie Zoom, Microsoft Teams oder Salesforce ungebrochen weitergehen dürfte, wird sich der SaaS-Wildwuchs wohl weiter zuspitzen. Gartner prognostiziert für 2021 weltweite SaaS-Erlöse von 146 Milliarden Dollar, bis 2025 soll der Markt nochmal um 87 Prozent zulegen. Die Coronapandemie hat das Wachstum weiter beschleunigt. Software as a Service hat sich bewährt: Die Lösungen sind einfach zugänglich, automatisch auf den neuesten Stand gebracht und zudem hoch skalierbar.

Die Vorteile können sich allerdings ins Gegenteil verkehren, wenn den Betrieben die Übersicht verloren geht, die Kosten ausufern oder bislang unbekannte Sicherheitsrisiken entstehen. Und das kann bei der explodierenden Verbreitung von SaaS-Lösungen durchaus passieren: Der Umfrage zufolge ist das Wachstum der SaaS-Anwendungen in 68 Prozent der Unternehmen seit 2019 stark gestiegen oder hat sich sogar verdoppelt.

In Relation zu den anderen eingesetzten Anwendungen liegt der SaaS-Anteil inzwischen bei 43 Prozent der Befragten bei über einem Viertel. Weitere 38 Prozent nutzen zehn bis 25 Prozent ihrer Applikationen als SaaS-Angebote. Leanix prognostiziert mit Blick auf den weiter fortgeschrittenen US-Markt, dass auch in Europa ein zunehmend rasanter Anstieg zu erwarten sei.

EAM- und Software Management Tools im Einsatz

Schon heute managen Unternehmen ihre SaaSUmgebungen, nutzen dafür aber Tools, die für diese Aufgabe nicht unbedingt ausgelegt sind. In drei von vier Unternehmen kommt die bereits vorhandene Lösung für das Enterprise Architecture Management (EAM) zum Einsatz. Auch IT- und Software Management Tools werden oft herangezogen (51 Prozent). Tatsächlich hantieren aber 57 Prozent der Befragten mit Excel-Tabellen, um den Plan über ihre SaaSLandschaft zu behalten.

Obwohl der Wunsch nach Automatisierung lauter wird, kommen dafür geeignete Management-Plattformen noch so gut wie gar nicht zum Einsatz. Daher überrascht es nicht, dass

knapp drei Viertel der befragten EnterpriseArchitekten SaaS als eine Herausforderung für ihre Arbeit sehen. Diffizil gestaltet sich zum Beispiel das Auffinden von dezentral eingekauften SaaS-Applikationen und das Überblicken der Anzahl und Arten von Lizenzen sowie der damit verbundenen Kosten.

SaaS Center of Excellence könnte helfen

Wenn es um SaaS-Management geht, reden in über 80 Prozent der befragten Firmen vier und mehr Abteilungen mit. Zudem zeigt sich in der Praxis, dass verschiedene Teams dafür verantwortlich sind. In gut einem Drittel der Firmen sind es die Enterprise-Architekten, in 31 Prozent das IT-/Software Asset Management, in weiteren 24 Prozent Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen. Bemerkenswert ist zudem, dass 11 Prozent der Befragten gar nicht wissen, wer das SaaS-Management verantwortet.

Gartner empfiehlt daher die Einrichtung eines SaaS Center of Excellence, ein Vorschlag, dem sich viele Befragte in der Leanix-Umfrage anschließen. Multidisziplinäre Teams, die sich aus Business- und IT-Repräsentanten zusammensetzen, werden für geeignet gehalten - ähnlich wie die schon stärker etablierten Cloud Center of Excellence.

Unter den Befragten halten nur 22 Prozent die Einrichtung eines solchen SaaS-Kompetenzteams für überflüssig. Mehr als die Hälfte denkt, ihr Unternehmen würde davon profitieren. Tatsächlich wird das Konzept aber bislang kaum in Erwägung gezogen. Nur in 21 Prozent der Firmen ist ein SaaS Center of Excellence in Planung oder bereits etabliert.