Auch im Home-Office ist nicht alles Gold, was glänzt
Die Diskussion wird zurzeit kontrovers geführt: Sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home-Office produktiver als im Firmenbüro? Einfache Antworten gibt es nicht, sicherlich aber einen Konsens darüber, dass die Beschäftigten daheim einige potenzielle Produktivitätskiller unbedingt im Griff haben sollten.
Pandemiebedingt haben die meisten Unternehmen ihren Beschäftigten die Arbeit aus dem Home-Office ermöglicht. Dass diese radikale Umstellung in den letzten beiden Jahren auch Probleme mit sich gebracht hat, wird gern verschwiegen. So zeigt eine Studie zu den Folgen der Pandemie im Auftrag von Personio, dass die Produktivität im Home-Office bei immerhin 30 Prozent der Befragten abgenommen hat.
Doch was sind die Gründe dafür, und welche Lösungsvorschläge bieten sich an, mit denen Arbeitgeber sinnvoll gegensteuern können?
Produktivitätskiller Nr. 1: schlechter psychischer und physischer Gesundheitszustand vieler Mitarbeitenden
Vielen Mitarbeitenden geht es im Home-Office nicht so gut wie am Büroarbeitsplatz. Häufig fehlt es an Platz und einer guten Ausstattung, um produktives Arbeiten zu ermöglichen. Die Folge: Der Stresslevel steigt genauso wie die Unzufriedenheit. Mittelfristig wirkt sich das auf die Gesundheit aus, psychische und physische Probleme und schließlich Produktivitätsverlust können die Folge sein.
Was Unternehmen dagegen tun können:
Die Gesundheit der Mitarbeiter muss zur Chefsache werden. Nur wenn das Management das Thema auf die Agenda setzt, lassen sich geeignete Maßnahmen umsetzen. Das können beispielsweise Angebote zur Selbsthilfe, Zugang zu professionellen Therapeuten oder auch Sport-, Yoga- und Meditationsangebote sein.
Mittlerweile gibt es eine stetig wachsende Auswahl an seriösen Apps wie Selfappy,
Therapychat oder Nilo.Health, über die sich Mitarbeiter anonym Hilfe holen können. Die Gesundheit der Mitarbeiter zur Chefsache zu machen heißt auch, dass Führungskräfte einen offenen Umgang mit den Herausforderungen anstoßen. Unterstützt werden sollten sie dabei von der Personalabteilung, die Schulungen zur psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz ermöglichen und Führungskräfte für das Thema sensibilisieren kann.
Mit solchen Maßnahmen lässt sich die Gesundheit der Mitarbeiter auch unter erschwerten Bedingungen im Home-Office fördern und einem Produktivitätsverlust vorbeugen.
Produktivitätskiller Nr. 2: sinkende Motivation und Moral
Hybrides Arbeiten führt dazu, dass sich Teammitglieder nicht mehr so häufig persönlich treffen. Das Risiko einer schleichenden Distanzierung wächst. Die kurze Kaffeepause in der Küche oder der Plausch über den Tisch hinweg – all das entfällt teilweise oder ganz, wenn große Teile der Belegschaft von zu Hause aus arbeiten. Die Folge: Das Gemeinschaftsgefühl leidet, was über kurz oder lang zu Resignation,
Gleichgültigkeit und Frust führen kann. Fehlt aber die Motivation, bleibt auch die Produktivität auf der Strecke.
Was Unternehmen dagegen tun können: Langeweile, Einsamkeit und Motivationsprobleme werden in den seltensten Fällen offen angesprochen. Auch hier lautet die Devise, das Thema auf der Agenda nach oben zu setzen und mit den Teams einen geeigneten Rahmen zu finden, darüber zu sprechen.
Arbeitgeber müssen die Herausforderungen, mit denen Teams kämpfen, und die von ihnen geäußerten Wünsche ernst nehmen. Noch besser ist es, vorzubeugen und frühzeitig motivationssteigernde Maßnahmen auf den Weg zu bringen. Das können zum Beispiel Team-Events, regelmäßige Update-Calls, Formate, in denen Ergebnisse und Erkenntnisse geteilt werden oder Aktivitätsangebote sein, um den (sozialen) Akku wieder aufzuladen.
Produktivitätskiller Nr. 3: eine ineffiziente Kommunikation mit Kollegen
Unternehmen setzen eine wachsende Anzahl von Systemen ein, die zu einer Fragmentierung von Prozessen und zur Verunsicherung von Mitarbeitenden führen können. Vom Zoom-Call ins nächste Teams-Meeting, Slack und MailProgramm blinken auf, und in der Projektmanagement-Software stapeln sich die zugewiesenen Aufgaben.
Die zu Beginn angesprochene Studie zu den Corona-Auswirkungen zeigt, dass die explodierende Anzahl an digitalen Tools die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oft überlastet. So wird durch deren Einsatz das Gegenteil der ursprünglichen Absicht erreicht: Die Produktivität sinkt.
Was Unternehmen dagegen tun können: Wollen Arbeitgeber künftig auf das produktive Potenzial ihrer Teams zugreifen, sollten sie dafür sorgen, dass die Beschäftigten keine Zeit mit dem Kampf durch einen unübersichtlichen Tool-Dschungel verschwenden müssen.
Prozesse müssen effizient und automatisiert gestaltet werden. Im Personalbereich können etwa Lösungen wie People Workflow Automation helfen, indem sie fragmentierte Prozesse, die verschiedene Tools und Teams involvieren, in automatisierte Workflows umwandeln.
In der Praxis kann das zum Beispiel bedeuten, dass der digitale Urlaubsantrag eines Mitarbeiters nach Bestätigung durch die entsprechende Vertretung und die Vorgesetzten automatisch dazu führt, dass die Abwesenheit in den Kalender eingetragen wird. Gleichzeitig triggert der Urlaubsantrag eine Statusänderung in Unternehmens-Chats wie Slack.
Das spart Zeit und sorgt dafür, dass alle Kolleginnen und Kollegen schnell über Abwesenheiten informiert sind – was nicht selbstverständlich ist in Zeiten von Remote Work. Ein zweites Beispiel aus dem Personalbereich: Wenn neue Mitarbeiter ihren Job aus den eigenen vier Wänden heraus starten, muss das Onboarding gut strukturiert ablaufen.
Remote Onboarding-Prozesse erfordern ein hohes Maß an logistischem Aufwand und eine optimale Abstimmung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitern. Die Herausforderungen beginnen damit, dem Neueinsteiger die benötigte Hardware zuzuschicken, und enden mit der Notwendigkeit, viele Themen via E-Mail klären zu müssen.
Auch hier kann smarte Automatisierung hilfreich sein: So können mithilfe entsprechender Lösungen beispielsweise mit nur einem Klick im System das Erstellen von User Accounts über diverse Tools wie Google Suite oder Salesforce hinweg, das Versenden eines Willkommen-Pakets sowie das Verschicken einer Begrüßungsmail mit allen wichtigen Infos getriggert werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird so ein möglichst reibungsloser Start im neuen Job ermöglicht.