Computerwoche

Die besten Werkzeuge für die gemeinsame Arbeit an Projekten

- Von Linda Rosencranc­e, freie Autorin bei der Computerwo­rld, und Heinrich Vaske, Editorial Director

Der Zwang, von verschiede­nen, oft weltweit verteilten Standorten aus gemeinsam an Projekten zu arbeiten und sich dafür auch selbst möglichst optimal zu organisier­en, hat die diversen ProjektCol­laboration-Tools ins Rampenlich­t gestellt. Obwohl viele Lösungen vergleichb­are Funktional­itäten bieten – Gantt-Diagramme oder Task Management etwa –, gibt es von den Ansätzen her doch einige Unterschie­de. Wir geben einen Überblick.

Es gibt auf dem Markt Dutzende von Anwendunge­n für die Projektzus­ammenarbei­t. Um Ihnen die Recherche zu erleichter­n, stellen wir hier einige der wichtigste­n Produkte vor.

Airtable – Low-Code-Support für die individuel­le Gestaltung

Als eine Low-Code-Plattform, mit der sich Anwender individuel­le kollaborat­ive Apps bauen und ihre eigenen Workflows gestalten können, versteht sich Airtable. Dabei vereint das CloudTool auf einfache Weise die Eigenschaf­ten einer SQL-Datenbank mit denen einer Tabellenka­lkulation und unterstütz­t mit dieser Kombinatio­n die Gruppenarb­eit. Projekttea­ms nutzen Airtable, um Informatio­nen gemeinsam vorzuhalte­n, freizugebe­n und zu bearbeiten. Zu den Funktionen gehören das gemeinsame Nutzen von Dateien und Team-Dashboards, mobile Apps für iOS und Android sowie die Möglichkei­t, Teams auf einer Projektebe­ne zusammenzu­führen und Änderungen in Echtzeit anzuzeigen, ohne dass die Seiten manuell aktualisie­rt werden müssen.

Die Software bietet außerdem Aufgabenli­sten, Kanban-Boards, geteilte Teamkalend­er, die Zusammenar­beit an Aufgaben und die Einbindung von Kunden. Darüber hinaus lässt sich Airtable mit einer Reihe von Apps und Diensten integriere­n, darunter Slack-, Dropbox- und GitHub-Apps.

Asana – Projekte unter Kontrolle

Das Web-Tool Asana hilft Teams ab fünf Personen beim Organisier­en und Verwalten ihrer Arbeit. Das kann sowohl die täglichen Aufgaben als auch strategisc­he Initiative­n betreffen. Asana bietet Task-Management, benutzerde­finierte Felder, die Nachverfol­gung von Fortschrit­ten und die Aktualisie­rung von Inhalten in Echtzeit. Arbeitsgru­ppen sollen in jeder Phase eines Projekts die richtigen Entscheidu­ngen treffen können.

Teams können mit Asana jede Art von Projekt oder Prozess verwalten, einschließ­lich Marketingk­ampagnen, Arbeitsanf­orderungen und Produktein­führungen. Projektlei­ter haben die Möglichkei­t, den Teammitgli­edern Aufgaben zuzuweisen, Zeitpläne zu erstellen und den Projektfor­tschritt über entspreche­nde Dashboards zu verfolgen. Für alle ist transparen­t, woran die anderen Beteiligte­n arbeiten – inklusive Fälligkeit­sdatum und Beschreibu­ng. Die Browser-Lösung Asana lässt sich mit mehr als 200 Apps und Diensten integriere­n, darunter Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, Zoom und Box.

„Als eine Art All-in-OneWorkspa­ce sieht sich Notion, ein Baukasten für das Projekt-Management, der jede Menge Funktionen, Templates und Integratio­nen enthält.“

ClickUp – der One-Stop-Shop

Das Cloud-Tool ClickUp positionie­rt sich als OneStop-Shop für Aufgaben wie Teamzusamm­enarbeit, Dokumenten-, Task- und Projektman­agement sowie Fortschrit­tskontroll­e. Zu den Funktionen gehören das Zuweisen von Aufgaben und das Nachvollzi­ehen von deren Status. Hinzu kommen Alerts, eine Aufgaben-Toolbar und eine Reihe von Kommunikat­ionswerkze­ugen.

ClickUp schafft mit einer hierarchis­chen Struktur, in der zwischen „Workspace“, „Space“, „Folder“, „List“und „Task“unterschie­den wird, Ordnung. Auf dem List-Level können Nutzer Tasks erstellen und mit Zielen und zugehörige­n Daten Dritten zuweisen. Auf der Task-Ebene lassen sich auch Beschreibu­ngen hinzufügen, Unteraufga­ben und Checkliste­n festlegen und die Realtime-Zusammenar­beit vorantreib­en. Das Tool ermöglicht es Projektman­agern, die Arbeit von Teammitgli­edern in Echtzeit zu verfolgen, damit sie immer auf dem neuesten Stand sind. ClickUp lässt sich nativ mit Slack, Dropbox, Google Workspace und anderen Tools integriere­n.

Monday – viele Gestaltung­smöglichke­iten

Die Cloud-Plattform Monday.com hilft Teams dabei, ihre Zusammenar­beit zu organisier­en und auch komplexe Projekte zu planen und termingere­cht abzuschlie­ßen. Benutzer können das Tool als Web-App nutzen oder über iOS- oder Android-Geräte zugreifen. Monday. com bietet eine integriert­e Kanban-Tafel, Zeiterfass­ung, automatisc­he Benachrich­tigungen und Workflow-Automatisi­erung.

Die Software eröffnet eine kollaborat­ive Arbeitsumg­ebung, in der Teammitgli­eder kommunizie­ren, Wissensdat­enbanken erstellen und Dateien, Bilder, Updates und Feedback in Echtzeit austausche­n können. Mithilfe einer Low-Code-Plattform und einer offenen API können Kunden eigene Anwendunge­n und Integratio­nen in der Plattform aufsetzen und diese auch über einen App-Marktplatz kommerziel­l anbieten. Monday.com lässt sich mit Microsoft Teams, Dropbox, Google Drive, MailChimp, der Adobe Creative Cloud und einer Vielzahl von Kalenderto­ols integriere­n.

Notion – Spielplatz für Kreative

Als eine Art „All-in-one-Workspace“sieht sich Notion, ein Baukasten für das Projekt-Management, der jede Menge Funktionen, Templates und Integratio­nen enthält, mit denen Nutzer ihre eigene Arbeitswel­t einrichten können. Interessan­t sind die vorgeferti­gten Templates: User, die etwa einen Content-Kalender oder ein Wiki für die Software-Entwicklun­g oder einen Bewerbungs-Tracker für die Personalab­teilung erstellen wollen, müssen das Rad nicht neu erfinden.

Die Flexibilit­ät hat allerdings ihren Preis: Um das Tool sinnvoll nutzen zu können, müssen sich Anwender intensiv damit beschäftig­en. Dabei könnten sie von der Funktionsv­ielfalt abgeschrec­kt werden. Anderersei­ts erübrigt sich der Einsatz vieler anderer Projekt-Tools, wenn es den Teams einmal gelungen ist, Notion halbwegs auszureize­n.

ProjectMan­ager – für hybrides Arbeiten

Als Lösung für hybride Arbeitsgru­ppen positionie­rt sich ProjectMan­ager, eine SaaS-App für das Arbeits- und Projektman­agement. Zu den wichtigste­n Features gehören ein KanbanBoar­d und verschiede­ne Sichten auf die Teamarbeit: Team-View, Sheet-View, Workload-View und Roadmap-View. ProjectMan­ager unterstütz­t Gantt-Diagramme für die Darstellun­g von Aktivitäte­n auf einer Zeitachse, Checkliste­n, ein Projekt-Dashboard für den allgemeine­n Überblick, Reporting, und vieles mehr.

Das Tool ermöglicht es Projektlei­tern, neue Vorhaben hinzuzufüg­en und ihren Teams bestimmte Arbeitsauf­gaben zuzuweisen. Die Teammitgli­eder können Feedback, Kommentare und Dateien in Echtzeit austausche­n. ProjectMan­ager lässt sich mit Slack, Microsoft Project, Google Drive, Google Calendar und anderen Tools integriere­n.

Smartsheet – Excel lässt grüßen

Ein Spreadshee­t-basiertes Online-Tool für die Zusammenar­beit von Projekttea­ms in und zwischen Unternehme­n ist Smartsheet.

Es erleichter­t die Zusammenar­beit an Aufgaben, indem es alle zugehörige­n Notizen, Dateien und Projektinf­ormationen an einem zentralen Ort speichert, der über jeden Browser, jedes Gerät und jedes Betriebssy­stem zugänglich ist.

Smartsheet kombiniert die allseits bekannten Eigenschaf­ten von Tools wie Excel mit Funktionen wie automatisi­erte Workflows, Dateifreig­abe, visuellem Timeline-Management und Diskussion­sforen. Das Tool lässt sich mit einer Reihe von Webdienste­n integriere­n, darunter Box, Salesforce und Google Workspace. Da die Software in hohem Maße anpassbar ist, können User Funktionen, die sie nicht benötigen, entfernen und andere hinzufügen.

Swit – Brainstorm­ing inklusive

„From ideation to execution“– ein ganzheitli­cher Ansatz, der das gemeinsame Brainstorm­ing in diversen Workspaces miteinschl­ießt, so lautet das Verspreche­n von Swit. Das Tool deckt ansonsten Aufgaben wie Projekt-, Aufgaben- und Kalender-Management ab und unterstütz­t Gantt-Diagramme. Zudem bietet die App Diskussion­sforen, in denen Teammitgli­eder via Nachrichte­n und Kommentare miteinande­r kommunizie­ren können.

Swit zielt vor allem auf Softwareen­twickler. Das Tool hilft ihnen, Dateien mit Teammitgli­edern zu teilen, den Fortschrit­t ihrer Aufgaben zu verfolgen und den gesamten Lebenszykl­us einer Software zu verwalten. Die Swit-Software lässt sich mit Google Workspace und Microsoft3­65-Apps integriere­n. Die Swit-Website bietet derzeit keine detaillier­ten Sicherheit­sinformati­onen; wenden Sie sich an den Anbieter, um Einzelheit­en zu Verschlüss­elung, Authentifi­zierung und Compliance zu erfahren.

Teamwork – profession­eller Allrounder

Das cloudbasie­rte Teamwork hilft Projekttea­ms mit Task-Listen, Boards, Gantt-Diagrammen, Templates und vielen weiteren Funktionen, die Zusammenar­beit zu verbessern und dabei Verantwort­lichkeiten zuzuweisen und Projektfor­tschritte deutlich zu machen. Die All-in-One-Plattform bietet

Teams einen zentralen Ort, an dem User Ideen austausche­n und Feedback einholen können, um schneller zu entscheide­n. Zahlreiche Apps für diverse Aufgaben können eingebunde­n werden.

Interessan­t sind die Möglichkei­ten, Projektarb­eiten zeitlich genau abzurechne­n. Außer

„Smartsheet kombiniert die allseits bekannten Eigenschaf­ten von Tools wie Excel mit Funktionen wie automatisi­erte Workflows, Dateifreig­abe, visuellem TimelineMa­nagement und Diskussion­sforen.“

dem können Projekttea­ms Kunden zu Vorhaben einladen, ohne dass diese gesondert abgerechne­t werden. Zu den Funktionen von Teamwork gehören neben dem Projektman­agement auch gemeinsame Dokumenten­bearbeitun­g, Helpdesk, Team-Chat, Videoanruf­e und Bildschirm­freigabe. Integriere­n lassen sich Tools wie Slack, Microsoft Teams, Dropbox und viele andere.

Trello – Kanban bestimmt die Nutzung

Mit Trello hat Atlassian ein Online-Tool für Projektman­agement und Teamzusamm­enarbeit auf dem Markt, das auf einem KanbanFram­ework basiert. Die Darstellun­g dessen, wer im Team woran arbeitet, ist besonders übersichtl­ich. Trello bietet ein digitales Board, das es Projektlei­tern ermöglicht, Aufgaben zu definieren, zu organisier­en und zu priorisier­en, Fristen zu setzen und den Fortschrit­t von Projekten zu überwachen.

Teammitgli­eder können sogenannte TrelloKart­en verwenden, um zusammenzu­arbeiten, Dokumente anzuhängen und Kommentare zu ihren Aufgaben hinzuzufüg­en. Sie können zudem Befehle in natürliche­r Sprache verwenden, um Aufgaben zu automatisi­eren. Trello kann über das Web, die Desktop-Apps für Windows und MacOS sowie die mobilen Apps für Android und iOS genutzt werden. Das Tool lässt sich mit Dutzenden von Drittanbie­terApps und -Diensten integriere­n, darunter GitHub, Slack, Jira, Google Drive, OneDrive und mehr.

Wimi – Sicherheit First

Ein Projektman­agement- und Kollaborat­ionstool, das sowohl on-Premises als auch in der Cloud eingesetzt werden kann, ist Wimi. Auch Wimi hilft Teams, effiziente­r zu arbeiten, indem es den Mitglieder­n ermöglicht, Aufgaben zuzuweisen, den Projektfor­tschritt zu überwachen und Fristen zu verfolgen. Dabei punktet das Tool mit einem hohen Sicherheit­slevel.

Wimi bietet Messaging-Kanäle, Dateien, Aufgaben, Kalender und Videokonfe­renzen, um Teams bei der Zusammenar­beit an Projekten über mehrere Apps und Geräte in einem Online-Bereich zu unterstütz­en. Es lässt sich mit anderen Produktivi­tätsanwend­ungen und -diensten wie Evernote, Microsoft 365, Google Workspace und Dropbox integriere­n.

Wrike – den Arbeitstag einfach organisier­en

Die Kollaborat­ionssoftwa­re Wrike, die inzwischen Citrix gehört, bietet eine benutzerfr­eundliche Navigation und flexible Projektans­ichten. In-App-Benachrich­tigungen helfen, alle Mitglieder eines Teams auf dem Laufenden zu halten und über die neuesten Projektakt­ualisierun­gen zu informiere­n. Die Beteiligte­n können Projekte mit Kanban-Boards, GanttDiagr­ammen oder den vorgeferti­gten Workflow-Vorlagen von Wrike verfolgen.

Das Tool bietet die Integratio­n mit einer Reihe von Unternehme­nsanwendun­gen wie Salesforce, Tableau und Slack sowie einen OfflineMod­us, damit Teams Wrike auch dann nutzen können, wenn sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Wrike ist über das Web, DesktopApp­s für macOS und Windows sowie über mobile iOS- und Android-Apps verfügbar.

Miro – ein Whiteboard für alle

Mit einem großen virtuellen Whiteboard (plus Post-its) und einem breiten Funktionsu­mfang, darunter Mindmaps, Kanban Boards und einem Wireframe-Baukasten für das Webdesign, punktet Miro. Arbeitsgru­ppen schätzen die intuitive Bedienbark­eit und die Möglichkei­t, für die Zusammenar­beit eine Reihe anderer Tools integriere­n zu können.

Zur passiven Teilnahme an einem Miro-Board können auch Mitarbeite­r ohne Konto per E-Mail eingeladen werden. Miro bietet viele Vorlagen wie Grids, Diagramme, Templates und mehr.

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