So finden Sie die richtigen Key User für Ihr ERP-Projekt
Viele Unternehmen tun sich bei der Suche nach Mitarbeitenden für ein ERP-Projekt schwer. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Key User und das perfekte Team finden, um optimal zu starten.
Ein ERP-System (Enterprise-ResourcePlanning-System) ist das Herzstück eines Unternehmens. Es bietet einen Rahmen für Strukturen, liefert Daten für intelligente Entscheidungen und schafft neue Möglichkeiten für Wachstum. Mit automatisierten Geschäftsprozessen im Back Office lassen sich Vorteile im Wettbewerb gewinnen – das war in der Vergangenheit so und wird in Zeiten des beschleunigten digitalen Wandels erst recht so sein.
ERP-Projekte bedeuten also mehr als nur das Einführen oder Austauschen einer Software. Wer eine neue ERP-Lösung einführen will, hat allerdings eine Menge Arbeit vor sich: Alle Unternehmensbereiche sind betroffen, zudem ist die langfristige und intensive Zusammenarbeit in einem großen interdisziplinären Team notwendig.
Als Key User in einem ERP-Projekt drängt sich meist niemand auf. Deshalb ist es wichtig, diese Rolle entsprechend herauszuheben.
Auch wenn Ihr ERP-Partner Sie mit seinem Know-how unterstützt, brauchen Sie eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die das Vorhaben voranbringen. Eine Schlüsselfunktion kommt dabei den Key-Usern zu. Lesen Sie in diesem Beitrag, welche Rolle Key-User in einem ERP-Projekt spielen. Erfahren Sie außerdem, wie sie die besten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Ihr Projekt finden können.
ERP: Die wichtigsten Rollen im Projekt
Ein ERP-Projekt ist kein reines IT-Projekt. Es ist vielmehr ein organisationsübergreifendes Vorhaben, an dem viele Beschäftigte in diversen Rollen und mit einer Fülle von Aufgaben teilnehmen. Folgende Stakeholder sind eingebunden:
Wem Anwender vertrauen
Im Rahmen eines Social Listenings haben COMPUTERWOCHE und das IMWF untersucht, welche ERP-Anbieter vertrauenswürdig erscheinen. www.cowo.de/a/3551883
Warum ERP-Projekte scheitern
Lesen Sie, aus welchen Gründen große Unternehmen mit ihren ERP-Vorhaben vor die Wand fahren. www.cowo.de/a/3548042
Cloud-ERP
Die zehn bedeutendsten Anbieter von cloudbasierten ERP-Lösungen im Überblick. www.cowo.de/a/3552736
Unternehmen stehen deshalb bei der Zusammenstellung eines möglichst perfekten Teams für ihre ERP-Einführung vor einer großen Herausforderung.
Einfach solche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auszuwählen, die im operativen Tagesgeschäft leicht ersetzbar scheinen, ist keine empfehlenswerte Vorgehensweise. Für die Zusammenstellung eines Teams gilt es, die am besten geeigneten Personen im eigenen Unternehmen zu finden.
Motivieren statt zwingen
Außerdem wichtig: Niemand darf gezwungen werden. Druck führt häufig zu einer inneren Abwehrhaltung der Beteiligten. Die Folge ist, dass schon bald Fristen überzogen werden, Test-Szenarien nicht mehr sauber ablaufen und bei aufkommenden Schwierigkeiten WorkArounds akzeptiert und implementiert werden. Bieten Sie stattdessen Anreize und schaffen Sie gute Rahmenbedingungen für das gesamte Projekt.
Zeit, Geld und ausreichend Freiraum – dieser Dreiklang an Anreizen motiviert Mitarbeiter am besten. In der Praxis könnten Ihre Maßnahmen, um die richtigen Key-User zu gewinnen, wie folgt aussehen:
Sorgen Sie für die Entlastung Ihrer Key-User im operativen Tagesgeschäft. Das gelingt etwa durch die Neuverteilung bestimmter Aufgaben oder durch temporäre Aushilfskräfte.
Außerdem sollten Sie sich für die Dauer des Projekts einen ERP-erfahrenen Freelancer oder Moderator ins Team holen. Das gibt Ihren KeyUsern im Projekt Sicherheit und entlastet sie.
Geld stinkt nicht
Motivieren Sie die Verantwortlichen mit großzügigen Bonusregelungen und verschaffen Sie ihnen einen Prestigegewinn. Wer als Key-User in der Verantwortung steht, kann nach einer erfolgreichen ERP-Einführung mit einem deutlich höheren Ansehen rechnen. Dieses Argument sollten Sie nutzen, wenn es gilt, Kandidaten zu überzeugen.
Sinnvoll ist es auch, für Key-User eine projektbezogene Überstundenregelung zu finden und den Betroffenen attraktive Möglichkeiten der Kompensation anzubieten.
Freiraum und Sicherheit schaffen
Die Verantwortlichen sollten ihren Key-Usern stets den Rücken freihalten und ihnen während der Einführung der ERP-Lösung kein anderes größeres Projekt geben. Auch die Geschäftsleitung sollte ihre bedingungslose Unterstützung beim ERP-Vorhaben deutlich zeigen. Zudem ist es sinnvoll, den Auftrag für das ERP-Projekt einschließlich Budget, Befugnissen, Bonusregeln sowie allen weiteren Komponenten schriftlich festzuhalten.
Stellen Sie von Anfang an klar, dass Sie alle Mitarbeitenden mit ihren kommenden Herausforderungen aktiv unterstützen werden – nicht zuletzt auch durch individuelle Schulungen und Weiterbildungen.