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In fast jedem Job gehört heute das Schreiben von E-mails zum Berufsalltag. Welche Regeln muss man bei geschäftlichen E-mails beachten?

Kurz – aber nicht zu kurz

Billiger, schneller und praktischer als ein Brief, manchmal auch besser als ein Telefongespräch – vor allem, wenn die Geschäftspartner in einer anderen Zeitzone arbeiten: E-mails sind im beruflichen Alltag extrem wichtig geworden. Die Aussagen sollten kurz und klar sein. Aber denken Sie trotzdem immer daran, dass Sie keine Nachricht an Freunde über eine Messenger-app schreiben, sondern einen Geschäftsbrief in elektronischer Form. Beachten Sie deshalb in beruflichen E-mails bestimmte Normen und Kriterien.

Das Genus des Nomens E-mail kann feminin oder neutral sein:

die/das E-mail, -s In Deutschland wird meistens die E-mail verwendet, in Österreich meistens das E-mail und in der Schweiz beides.

Betreff

In der Betreffzeile sollten nicht zu viele Wörter stehen – also schreiben Sie keinen ganzen Satz. Formulieren Sie aber auch nicht zu kurz. Aus dem Betreff sollte schon klar werden, worum es in der E-mail gehen wird: Schreiben Sie also zum Beispiel statt „Meeting“besser „Nächstes Meeting Projektleiter: 20.10.2019 um 8.45 Uhr“. Dann sieht der Empfänger sofort, wo rum es geht.

Anrede

Was für einen geschäftlichen Brief gilt, gilt auch hier. E-mails an Geschäftspartner, die Sie nicht gut kennen, oder auch an die Geschäftsleiterin oder den (älteren) Chef beginnen so: Sehr geehrte Frau …, Sehr geehrter Herr …, Sehr geehrte Damen und Herren, …

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Anrede passt, schreiben Sie immer „Sehr geehrte(-r) Frau/herr …“. Achten Sie dann aber bei der Antwort auf die Anrede, die Ihr Empfänger wählt. Antwortet dieser mit „Liebe(-r) Frau/herr…“, dann verwenden Sie in der nächsten E-mail auch diese Anrede!

Vergessen Sie in der Anrede nicht, den korrekten Titel zu nennen: Sehr geehrte Frau Dr. …, Sehr geehrter Herr Professor …,

Wenn Sie an Kollegen oder Geschäftspartner schreiben, die Sie (gut) kennen, dann beginnen Sie so: Liebe Frau …, Lieber Herr …, Guten Tag, Frau/herr …,

Aufbau und Struktur

Strukturieren Sie Ihre E-mail durch kurze Absätze, so ist sie schneller und besser lesbar. Schreiben Sie auch kurze und klare Sätze, und stellen Sie die wichtigen Informationen immer ganz an den Anfang. Bei längeren E-mails wird das Ende oft nur noch überflogen, extrem lange E-mails werden von manchen gar nicht erst gelesen.

Abkürzungen und Emoticons, wie Sie sie aus Messenger-apps oder sozialen Netzwerken kennen, gehören nicht in eine geschäftliche E-mail. Schreiben Sie auch nichts Ironisches! Denn Ironie ist in E-mails schwer zu verstehen und kann schnell zu Missverständnissen führen. Lesen Sie die E-mail unbedingt noch einmal durch, bevor Sie sie abschicken: Ist die Orthografie korrekt? Ist alles klar und verständlich formuliert? Ist der Name des Empfängers richtig geschrieben?

Die korrekte Schreibweise ist in geschäftlichen E-mails sehr wichtig! Verwenden Sie ein Rechtschreibprogramm, und/oder bitten Sie einen Kollegen, die E-mail zu korrigieren, wenn Sie in der deutschen Orthografie noch nicht so sicher sind.

Gruß

Die Grußformel am Ende einer E-mail muss immer zur Anrede passen!

Sehr geehrte(-r) … Mit freundlichen Grüßen / Freundliche Grüße / Mit freundlichem Gruß

Liebe(-r) … Herzliche Grüße / Viele Grüße / Grüße / Gruß

Verwenden Sie auch beim Gruß keine Abkürzung! Auch wenn man in deutschen E-mails oft „LG“für „Liebe Grüße“liest – im Berufsleben ist das unprofessionell.

Signatur

Auch formell gelten die gleichen Regeln wie für Geschäftsbriefe! Diese Dinge dürfen in der Signatur nicht fehlen: genauer Firmenname Rechtsform der Firma (Gmbh, AG …) Adresse der Firma Handelsregisternummer

Auch wenn Sie selbstständig oder freiberuflich arbeiten, sollte Ihre Signatur informativ sein: Vor- und Nachname eventuell Name der Firma Adresse Telefonnummer (und eventuell Faxnummer) eventuell Adresse Ihrer Homepage eventuell Links zu Ihren Profilen in sozialen Netzwerken (Twitter …)