Willkommen zum Meeting!
Was ist was?
Auf Deutsch gibt es mehrere Wörter für ein Treffen mit Kollegen oder Geschäftspartnern.
das Meeting / die Besprechung / die Sitzung:
Damit ist meistens ein kleineres Treffen gemeint. Es ist eigentlich egal, welches der drei Wörter man benutzt. Meistens hört man heute aber das englische Wort Meeting.
die Konferenz:
Auch eine Konferenz kann ein kleineres Treffen sein. Oft ist damit aber ein Treffen gemeint, das größer und offizieller als ein Meeting ist. Manchmal müssen sich die Teilnehmer dafür auch anmelden und bezahlen.
Natürlich gibt es außerdem viele informelle Meetings von Kollegen einer Abteilung oder innerhalb einer Firma. Diese dauern oft nicht lange. Man tauscht Informationen aus oder macht ein Brainstorming. Diese Meetings werden kurzfristig organisiert, und die Teilnehmer bereiten sich darauf meistens auch nur kurz vor.
Längere Meetings oder Konferenzen werden in Deutschland aber immer gut vorbereitet.
Ein Meeting vorbereiten
Oft ist es nötig, für ein Meeting einen Konferenzraum zu reservieren. Denken Sie rechtzeitig daran! Schreiben Sie auch eine Tagesordnung, auf der alle Punkte (also Themen) stehen, die im Meeting besprochen werden sollen. Schicken Sie diese per
Meetings sind heute in den meisten Branchen ein Teil des beruflichen Alltags. Oft werden dabei wichtige Dinge diskutiert und entschieden. Wie bereiten Sie sich am besten darauf vor?
Email an alle Kollegen oder Geschäftspartner, die teilnehmen werden. Nehmen Sie von der Tagesordnung außerdem ein paar Kopien zum Meeting mit.
Ein Meeting leiten
Machen Sie sich vor dem Meeting Notizen zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung. Schreiben Sie zum Beispiel Fragen auf, die Sie stellen möchten, oder notieren Sie Ihre Meinung zu speziellen Themen.
In Deutschland gibt es normalerweise keinen langen Small Talk, bevor ein Meeting beginnt. Begrüßen Sie zu Beginn kurz die Teilnehmer, ernennen Sie einen Protokollführer (wenn nötig), und stellen Sie kurz die Tagesordnung vor: Guten Morgen allerseits! Wir wollen heute über unser neues Projekt sprechen. Dann gehen wir doch erst einmal kurz die Tagesordnung durch, bevor wir anfangen. Wer schreibt heute bitte das Protokoll? … Guten Tag, ich begrüße Sie. Wie Sie wissen, besprechen wir heute unser neues Projekt. Könnte bitte jemand die wichtigsten Punkte mitschreiben? Danke dafür, Herr … Auf der Tagesordnung haben wir also die folgenden Punkte: erstens …, zweitens …
Als Leiter des Meetings achten Sie darauf, dass das Gespräch und die Diskussionen von einem Punkt der Tagesordnung zum nächsten führen: Möchte dazu noch jemand etwas sagen? Nein? Dann kommen wir doch gleich zum nächsten Punkt auf der Tagesordnung. Hat noch jemand Fragen dazu, oder können wir zum nächsten Punkt kommen?
Die Präsentation
Manchmal wird während eines Meetings ein Projekt vorgestellt. Bittet man Sie darum, die Präsentation zu machen, beginnen Sie nach einer kurzen Begrüßung gleich mit dem Thema. Sagen Sie am Anfang, ob und wann die Zuhörer Fragen stellen können. Spätestens am Ende Ihrer Präsentation sollte dafür aber Zeit sein: Wenn Sie Fragen haben, können Sie mich einfach/gerne unterbrechen. Wenn Ihnen etwas nicht klar ist, fragen Sie ruhig gleich. Können wir uns darauf einigen, dass Sie sich Ihre Fragen merken und wir dann am Schluss darüber sprechen?
Die Diskussion
Achten Sie als Leiter des Meetings darauf, dass alle Teilnehmer ihre Meinung sagen können und beim Thema bleiben. Das ist interessant, aber kommen wir doch bitte zurück zu der Frage … Frau/herr …, was denken Sie denn darüber? Ich würde gern noch ein anderes Thema ansprechen, bevor wir zum nächsten Punkt kommen. Wir sollten uns nicht im Detail verlieren. Sprechen wir lieber noch über …
Wenn Sie zum Meeting eingeladen wurden, dann nehmen Sie aktiv an den Diskussionen teil, und sagen Sie Ihre Meinung: Also ich bin der Meinung, dass … Ich würde sagen, dass … Meiner Meinung nach … Ich denke (aber), dass …
Falls Sie Kritik äußern möchten, können Sie das immer tun. Aber bleiben Sie dabei höflich und sachlich: Finden Sie nicht, wir sollten lieber …? Ich verstehe schon, was Sie meinen. Aber müssen/sollten wir nicht auch …? Also ehrlich gesagt frage ich mich, warum/ob/wie … Ich muss sagen, ich sehe das (einfach) anders: …
Unterbrechen Sie andere Teilnehmer nicht – und lassen Sie sich aber auch nicht unterbrechen: Entschuldigung, lassen Sie mich bitte erst (kurz) ausreden. Einen Moment, bitte! Ich bin noch nicht (ganz) fertig.
Die Zusammenfassung
Der Leiter eines Meetings fasst am Ende die wichtigsten Ergebnisse und Entscheidungen noch einmal kurz zusammen: Wir haben uns also dazu entschieden, dass … Wir sind also in den folgenden Punkten zu einer Entscheidung gekommen: … Ich darf also die wichtigsten Ergebnisse kurz zusammenfassen: …
Deutschen Geschäftspartnern ist es wichtig, dass Meetings pünktlich beginnen und auch pünktlich aufhören. Nicht so wichtige Punkte auf der Tagesordnung werden deshalb manchmal verschoben, wenn nicht mehr genug Zeit ist: Die Zeit wird langsam knapp. Wenn Sie nichts dagegen haben, sprechen wir über den letzten Punkt dann beim nächsten Treffen. Wenn Sie keine weiteren Fragen oder Anmerkungen haben, dann beenden wir hier für heute das Meeting.