Wer schreibt das Protokoll?

In den meisten Meetings ist es wichtig, Entscheidungen und Informationen zu dokumentieren. Dafür gibt es das Protokoll.

Allgemein

Ein Protokoll ist eine schriftliche Zusammenfassung einer Diskussion oder eines Gesprächs. Es soll für die Teilnehmer des Meetings eine Hilfe sein, um sich besser an wichtige Details und Entscheidungen erinnern zu können. Außerdem können Personen, die nicht am Gespräch oder an der Diskussion teilnehmen konnten, darin nachlesen, was passiert ist und was für die Zukunft beschlossen wurde.

Es gibt verschiedene Arten von Protokollen. Am häufigsten sieht man zwei

Varianten: das Ergebnisprotokoll und das Verlaufsprotokoll.

Ergebnisprotokoll

In einem Ergebnisprotokoll ist der genaue Ablauf einer Diskussion oder eines Gesprächs nicht wichtig. Wichtig ist nur das Endergebnis. Deshalb stehen darin ausschließlich die Themen, über die gesprochen wurde, die Vorschläge, die gemacht und die Entscheidungen, die gefällt wurden.

Form

Am Anfang des Ergebnisprotokolls stehen Informationen über den Ort, die Zeit, die Anzahl/namen der Teilnehmer und die Person, die das Protokoll geschrieben hat (= Protokollführer). Manchmal wird auch notiert, wer abwesend ist. Diese Informationen nennt man den Kopf des Protokolls.

Danach kommt die Tagesordnung. Das ist die Reihenfolge der Themen, über die gesprochen wurde. Die einzelnen Punkte dieser Liste heißen Tagesordnungspunkte und werden TOP abgekürzt.

Inhalt

Im Ergebnisprotokoll stehen nur die wichtigen Inhalte des Meetings. Sie werden als Punkte aufgelistet und erklärt. Natürlich dürfen auch die Entscheidungen und Ergebnisse nicht fehlen.

Ein Ergebnisprotokoll ist nur ein halboffizielles Dokument. Wird es aber vom Gesprächsleiter und vom Protokollführer unterschrieben, dann wird es ein offizielles Dokument.

Stil und Sprache

Die Reihenfolge der Inhalte orientiert sich an der Tagesordnung. Im Ergebnisprotokoll gibt es keine Überleitungen von einem Punkt zum nächsten. Das Ziel ist nicht, in einer besonders schönen Sprache zu schreiben. Das Protokoll soll in unkomplizierter Sprache die Ergebnisse zusammenfassen. Die Sätze sind also kurz und neutral. Meistens schreibt man im Präsens, aber das Präteritum ist auch erlaubt. Zitate der Teilnehmer stehen eigentlich nicht in einem Ergebnisprotokoll. Verwenden Sie besser die indirekte Rede und den Konjunktiv I. Ist es aber unwichtig, wer der Sprecher war, dann können Sie eine Passivkonstruktion verwenden.

Verlaufsprotokoll

Ein Verlaufsprotokoll ist sehr viel detaillierter als ein Ergebnisprotokoll. Es wird darin nämlich auch dokumentiert, wie man zu den Ergebnissen des Meetings gekommen ist.

Form

Die Form des Verlaufsprotokolls ist identisch mit der des Ergebnisprotokolls.

Inhalt

Im Verlaufsprotokoll stehen nicht nur die genauen Informationen, Argumente, Entscheidungen und Ergebnisse des Meetings, sondern auch der Gesprächsverlauf. Wichtig sind hier also nicht nur die Ergebnisse, sondern auch, wie man zu diesen Ergebnissen gekommen ist.

Stil und Sprache

Das Verlaufsprotokoll wird im Präsens geschrieben. Die Redebeiträge stehen im Präsens Indikativ oder in der indirekten Rede. Meistens werden aber die Äußerungen der Redner nicht wörtlich, sondern sinngemäß notiert. So kann man das Verlaufsprotokoll kürzer schreiben. Die Namen der Sprecher werden oft mit Initialen abgekürzt.

Verlaufsprotokolle werden oft in den Naturwissenschaften (wie zum Beispiel in der Chemie oder der Physik) verwendet. So kann man dokumentieren, wie verschiedene Experimente funktionieren.

Beispiel Ergebnisprotokoll

zu 1.: D.K. schlägt drei Termine für das Sommerfest vor. Die Mitglieder stimmen ab und entscheiden sich für Samstag, den 15. Oktober von 14 19 Uhr. M.D. bietet an, sich um die Einladungen zu kümmern. J.T. wird die Email und Adressliste der Vereinsmitglieder aktualisieren, damit schon bis Mitte Mai alle Einladungen verschickt werden können. D.W. fragt, ob nur die Vereinsmitglieder oder auch deren Familien eingeladen werden. T.H. sagt, dass auch die Familien der Mitglieder willkommen sind. Er schätzt, dass rund 80 Gäste zum Sommerfest kommen werden.