DIGITALE AKTE
Zukunft gestalten statt Daten verwalten
Wer seine Mitarbeiterdaten mithilfe intelligenter Software digital erfasst und zentral verwaltet, kann sich die mühsame und zeitaufwändige Suche nach nicht eindeutig abgelegten Details und viele Doppel-erfassungen sparen – und die Zeit für strategische Zukunftsthemen nutzen.
Digitale Lösungen versetzen die Personalabteilung in die Lage, wieder mehr zu agieren statt nur zu reagieren.
Personal-workflow mithilfe des guten alten Laufzettels ist selbst in großen, renommierten Unternehmen heute noch an der Tagesordnung. Dabei sind sich die meisten Personalmanager durchaus bewusst, dass diese analogen oder halb-digitalen Strukturen der Marke Eigenbau, die in ihren Firmen über Jahrzehnte gewachsen sind, nicht wirklich zukunftsfähig sind.
HR-ABTEILUNGEN SOLLTEN MIT GUTEM BEISPIEL VORANGEHEN
Gerade im Personalmanagement können mithilfe intelligenter und individuell an die Bedürfnisse jedes einzelnen Unternehmens angepasster Softwarelösungen erhebliche Potenziale freigesetzt werden. Vor allem bei der langfristigen Bindung von qualifizierten Fachkräften an ein Unternehmen können digitale Lösungen helfen. Das ist angesichts dieser knappen und perspektivisch eher schwindenden Ressourcen eine zentrale Herausforderung für die Hr-verantwortlichen. Was ist für Mitarbeiter heute und in Zukunft besonders wichtig? Wie ist die Stimmung unter den Mitarbeitern? So wünschen sich viele Arbeitnehmer beispielsweise flexible Arbeitszeiten und -orte, um Beruf, Familie und Freizeit besser unter einen Hut zu bekommen. Hier können die Hr-verantwortlichen digitale Instrumente bestens einsetzen, um bei den Mitarbeitern zu punkten und sie auch langfristig im Unternehmen zu halten. Auch gezielte Weiterbildung, um mehr Verantwortung im Arbeitsprozess übernehmen zu können, steht bei vielen Arbeitnehmern weit oben auf der Wunschliste. Auch hier lassen sich digitalisierte Angebote flexibel und passgenau auf die individuellen Kompetenzen jedes einzelnen Mitarbeiters abstimmen und nutzen.
Agilität und lebenslanges Lernen sollten folglich bei der Digitalisierung der Arbeitswelt Berücksichtigung finden. So können die Personalverantwortlichen die Motivation der Belegschaft fördern und mit spielerisch verpackten digitalen Weiterbildungen das Interesse am Wandel unterstützen. Schließlich ist es für den nachhaltigen Unternehmenserfolg unabdingbar, jeden Arbeitnehmer so zu qualifizieren, dass er über die erforderlichen Kompetenzen verfügt, um die digitalen Prozesse zu gestalten und zu überwachen. Denn der Faktor Mensch ist für die erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung ebenso wichtig wie die angewendeten Technologien.
STRATEGISCHER PARTNER
Die Rolle der Personalabteilungen hat sich inzwischen gewandelt und ist heute stärker gestalterisch ausgerichtet. Darauf hat die Software-branche reagiert und entsprechende Systeme entwickelt, die die Personalverantwortlichen von vielen Verwaltungsaufgaben entlasten. Zusätzlich eröffnen sie ihnen Spielräume als strategischer Partner der Geschäftsleitung. Ein zentraler Baustein ist dabei die digitale Personalakte. In ihr werden alle Informationen und Dokumente zu jedem Mitarbeiter zentral gebündelt und sicher abgelegt. Per Mausklick können sowohl die Hr-verantwortlichen und Führungskräfte als auch gegebenenfalls Mitarbeiter jederzeit und überall auf mitarbeiterspezifische Daten zugreifen. So kann man vor dem anstehenden Mitarbeitergespräch noch einmal rasch die bestehende Zielvereinbarung einsehen. Zeiten der Abwesenheit – sei es durch Krankheit oder wegen Urlaubs – sind für alle Beteiligten transparent und jederzeit abrufbar.
TRANSPARENTE STEUERUNG VON ZUGRIFFSRECHTEN
Wer welche Informationen in welchem Zeitraum einsehen und bearbeiten kann, das lässt sich über klar definierte Zugriffsrechte und Nutzerrollen zuverlässig und transparent steuern. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter zeitweise Zugriff auf seine eigene Personalakte bekommen. Die digitale Personalakte dient also auch dem optimalen Schutz sensibler Daten. Nicht der Mitarbeiter wird – wie von vielen Skeptikern befürchtet – „gläsern“, sondern die Prozesse und Strukturen werden für alle Beteiligten überschaubarer.
Die Software sollte bei der konkreten Umsetzung an die individuellen Prozesse und Strukturen im Unternehmen angepasst werden können. Das ist unabdingbar für eine effizientere Arbeitsverteilung und die angestrebte administrative Entlastung: Ein Datenaustausch mit weiteren Systemen, beispielsweise denen der Finanzbuchhaltung, muss möglich sein. Zu den praktischen Vorzügen der digitalen Personalakte gehört es, dass alle so erfassten Vorgänge automatisch protokolliert werden. Wie sehr die Automatisierung Zeit und Kosten einspart, das zeigt sich im Alltag am Beispiel Urlaubsmanagement. Jeder Mitarbeiter kann über den digitalen Workflow direkt seinen Antrag einreichen. Gleichzeitig haben die Führungskräfte jederzeit alle Urlaubsansprüche und Zeiten der Abwesenheit im Blick. Das erleichtert die Planung erheblich.
Als ausgesprochen praktisch erweist der digitale Workflow sich auch dann, wenn ein Mitarbeiter erkrankt. Denn wer die Stellvertretung und damit auch die Aufgaben und Projekte übernimmt, wird im Rahmen des Personal-workflows bereits vorher festgelegt. So bleiben keine Aufgaben liegen, Fristen werden eingehalten und die Kunden sind zufrieden. Falls eine Dienstreise ansteht, so können auf Basis der intelligenten Prozesse alle Bearbeitungsschritte in einem einzigen Vorgang erledigt und dokumentiert werden. Das umfasst den gesamten Ablauf – von der Kostenerfassung durch die Buchhaltung bis zur Freigabe durch den Bereichsleiter.
Digitale Lösungen versetzen die Personalabteilung von heute in die Lage, wieder mehr zu agieren statt nur zu reagieren. Das zeigt sich auch bei einem großen Berliner Verkehrsunternehmen, das die digitale Personalakte bereits 2009 einführt hat. Die Informationen sind seitdem nicht nur allzeit in der jeweils aktuellsten Version verfügbar, sondern auch revisionssicher.
Darüber hinaus können die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschungsfristen leichter eingehalten werden. In diesem Fall hat die Entlastung im täglichen Geschäft auch die anfangs skeptischen Mitarbeiter überzeugt. Die Vorteile sind für die Belegschaft so offensichtlich geworden, dass andere Abteilungen schon angefragt haben, wann die Software auch bei ihnen zum Einsatz kommen könnte.