4 PLÄDOYERS FÜR AUTOMATISIERUNGEN IM RECHNUNGSWESEN

Laut unserer aktuellen Studie schätzen 72% der befragten Unternehmen den Automatisierungsbedarf im kaufmännischen Bereich als mittel bis hoch ein . Es sind vor allem tägliche Routinen und wiederkehrende Prozesse, die sich heute schon in Rechnungswesen und Controlling automatisieren lassen. Der Rechnungseingang und die Zahlungsabwicklung sind typische Kandidaten, aber das ist nur ein Teil des Möglichen: Wenn das Rechnungswesen seine Optionen nutzt, wird es zum Vorbild für Digitalisierung und Automatisierung im Unternehmen.

Texterkennung durch die Software erkannt. Die Rechnung geht digital schnell auf die Reise zu den zuständigen Prüfern.

Egal, ob die Verantwortlichen sich auf Reisen, im Homeoffice oder an einem anderen Standort befinden: Die Aufgabe zur Rechnungsfreigabe kommt direkt bei den entsprechenden Personen an und geht nicht mehr auf dem Weg verloren. Mit einem Klick wird die Rechnung genehmigt und wandert zum nächsten zuständigen Prüfer. Lässt sich ein Verantwortlicher zu viel Zeit erinnert ihn die Software automatisch an seine Aufgabe. Durch die kurzen digitalen Wege beträgt die Zeitersparnis im Rechnungsumlauf oft bis zu 65%.

02. RPA: NACH DEM EINGANG IST VOR DER ZAHLUNG

Robotic Process Automation (kurz: RPA) ist als Begriff mittlerweile auch in kaufmännischen Teams geläufig. Frei “übersetzt” bedeutet der Begriff „Programmierte Prozess Automation“. Teile einer Software werden so konfiguriert, dass sie standardisierte Prozesse automatisiert erledigen können. Dies sind heute noch manuell durchgeführte, stark schematische („regelbasierte“) Aufgaben im Tagesgeschäft, die sich oft wiederholen. Von diesen Aufgaben gibt es einige im Rechnungswesen.

Die Erstellung eines Zahlungsvorschlages dient an dieser Stelle als Praxisbeispiel. Regelmäßig treffen Rechnungen ein, werden wie oben bereits beschrieben digital geprüft und müssen nun fristgerecht bezahlt werden. Um einen Zahlungsvorschlag zu erstellen, bearbeitet die Buchhaltung meist manuell die folgenden Prozessschritte:

Zahlungsformat wählen - Absenderbank auswählen - Offene Posten selektieren und hinzufügen - Kreditoren auswählen - Zahlung durchführen

Dieser Vorgang wiederholt sich mit den gleichen Teilschritten jede Woche und kostet Zeit. Durch den Einsatz von RPA werden die Prozessschritte vollständig oder in Teilen direkt durch die Software ausgeführt. So kann beispielsweise der Mitarbeitende den Zahlungsvorschlag zuerst prüfen, bevor die finale Zahlung ausgelöst wird.