AUFTRAGSEINGANG: DIE UNTERSCHÄTZTE RESSOURCE AUSBAUEN

Bei der Abwicklung eines Kundenauftrags entsteht ein Informationsfluss, der ins Stocken geraten kann, wenn isolierte Systeme eingesetzt werden. Ist die Auftragsbearbeitung hingegen ins Erp-system integriert, laufen Aufträge schnell und korrekt durch. Unternehmen, die das beherrschen, können in einem Zug die Kundenzufriedenheit steigern, viele Schritte der Auftragsbearbeitung automatisieren und gleichzeitig Kosten senken.

Die Auftragsbearbeitung ist eine Kernfunktion in jedem Unternehmen. Dennoch wird ihr nicht immer die Aufmerksamkeit geschenkt, die sie verdient. Die Folgen: lange Lieferzeiten, hohe Prozesskosten und im schlimmsten Fall Zahlungsausfälle. Deshalb lohnt sich es sich, die Auftragsbearbeitung genauer in den Blick zu nehmen. Sie umfasst alle betrieblichen Vorgänge, die in Zusammenhang mit dem Auftrag stehen. Dazu zählen auch vorgelagerte Prozesse wie die Akquisition des Kunden und die Angebotserstellung einerseits und nachgelagerte Vorgänge wie Abrechnung, Service und Nachbetreuung andererseits. Wie gut diese Abläufe aufeinander abgestimmt sind, hat einen großen Einfluss auf die Schnelligkeit und Qualität der Vorgänge.

VORTEIL INTEGRATION

Meistens sind verschiedene Abteilungen in die genannten Abläufe involviert. Das beginnt beim Vertrieb und endet bei der Buchhaltung. Der Abstimmungsaufwand ist hoch. Die Beteiligten benötigen zudem Informationen aus unterschiedlichen Quellen wie zum Beispiel Kunden- oder Produktdaten. Beides, Abstimmung und Informationsbeschaffung, funktioniert am besten, wenn alle mit einer gemeinsamen Plattform arbeiten. Eine gut organisierte Auftragsabwicklung läuft deshalb am besten in einem Epr-system ab, das alle Abteilungen unterstützt und eine gemeinsame Datenbasis für alle Beteiligten bereitstellt. Das gilt auch für kleine Unternehmen.

Erp-systeme vernetzen digitale Prozesse auch im kaufmännischen Bereich – eine Grundvoraussetzung für Automatisierung. Und die Automatisierung wiederum entlastet Mitarbeiter von Routineaufgaben. Sie reduziert manuelle Eingaben und damit auch mögliche Fehlerquellen.

AUFTRAGSABWICKLUNG AM BEISPIEL EINES DIENSTLEISTUNGSUNTERNEHMENS

Das folgende Beispiel schildert die Auftragsbearbeitung mit der Cloud-unternehmenssoftware von Scopevisio. Das Erp-system

Erp-systeme vernetzen digitale Prozesse auch im kaufmännischen Bereich – eine Grundvoraussetzung für Automatisierung. Und die Automatisierung wiederum entlastet Mitarbeiter von Routineaufgaben. Sie reduziert manuelle Eingaben und damit auch mögliche Fehlerquellen.

des Bonner Software-herstellers Scopevisio stellt die Anforderungen mittelständischer Dienstleistungsunternehmen in den Mittelpunkt. Die Besonderheit der Cloud-lösung ist die tiefe Integration der Hauptfunktionen Organisation, Vertrieb, Projekte, Personal und Finanzen.

KUNDENDATEN ERFASSEN

Im Rahmen des Akquiseprozesses ist die sorgfältige Erfassung der Kontaktdaten im Erp-system ist sehr wichtig. Sie bildet die Grundlage für eine umfassende digitale Kundenakte, die sämtliche Belege, aber auch E-mails und weitere Dokumente mit Bezug auf den Kunden zusammenfasst. Gerade die Kunden

akte ist für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wichtig: Wenn Kunden zum Beispiel Nachfragen stellen, müssen Mitarbeiter nicht lange suchen oder sich bei Kollegen erkundigen, denn alle Informationen sind zentral abgelegt. Dies wiederum verbessert die Servicequalität.

ANGEBOTSERSTELLUNG

Bei der Angebotserstellung in einer integrierten Unternehmenssoftware greift der Dienstleiter auf den vorhanden Produktbzw. Dienstleistungskatalog und seine Angebotsvorlagen zurück. So schreibt er Angebote mit wenigen Klicks, schnell und mühelos.

AUFTRAGSBESTÄTIGUNG

Wenn der Kunde das Angebot annimmt, wandelt der Sachbearbeiter es mit einem Klick in einen Auftrag um. Bei Abweichungen passt er die Auftragsbestätigung individuell an. Wichtig ist: Daten werden automatisiert in die verschiedenen Bereiche übertragen. Das spart Aufwand und verbessert die Datenqualität, weil nichts zweimal eingegeben werden muss.

PROJEKTPHASE

In der Projektphase wird der Auftrag erfüllt. Das Erp-system von Scopevisio integriert auch eine Projektkomponente. Vom Kickoff bis zur Endabnahme wird alles in der Projektakte dokumentiert. Hier werden auch alle zum Projekt gehörigen Arbeitspakete, Aufgaben und Zeiterfassungen gebündelt. Zugehörige Dokumente, wie zum Beispiel Gesprächsprotokolle und Zwischenabrechnungen, werden ebenfalls in der virtuellen Projektakte hinterlegt. Auch die Kommunikation mit dem Kunden wird hier dokumentiert, wobei E-mails automatisiert einfließen können.

Projektarbeiter können ihre Arbeitszeit mit Scopevisio auch mobil erfassen. Eine mobile App ermöglicht den Zugriff per Smartphone. Das ist zum Beispiel für Dienstleister relevant, die viel unterwegs oder oft beim Kunden vor Ort sind.

RECHNUNGSSTELLUNG

Nach Abschluss des Projektes steht die Fakturierung an. In einfachen Fällen wird die Rechnung auf Knopfdruck aus dem Auftrag erstellt. Meist ist es aber sinnvoll, die Positionen zuvor mit den entstandenen Aufwänden abzugleichen. Eine individuelle Anpassung der Rechnung ist möglich.

Betrachtet man den Gesamtprozess, sichern Erp-systeme einen durchgängigen Belegfluss vom Angebot bis hin zur Rechnung. Daten, die im ersten erstellten Beleg erfasst wurden, werden für jeden weiteren Beleg automatisiert weiterverwendet. Das sorgt für mehr Effizienz und Konsistenz in den Ergebnissen.

FINANZBUCHHALTUNG

Hat der Kunde die Rechnung bezahlt, wird die Zahlung direkt aus dem elektronischen Kontoauszug heraus erfasst und gebucht. Ein Erp-system hält offene Posten und Zahlungsziele nach. Nutzer können automatisiert überwachen, ob Zahlungen pünktlich eingehen. Sogar das Mahnwesen lässt sich automatisieren, nicht nur standardisiert, sondern auch mit individuellen Ausnahmen und Bedingungen für einzelne Kunden.

AUFTRAGSEINGANG UND AUFTRAGSBESTAND

Auftragseingang und Auftragsbestand liefern wichtige Kennzahlen für Unternehmen. Ein Erp-system gibt in jeder Phase der Auftragsabwicklung Einblick in die Zahlen - ob beim Angebot, beim Auftrag oder bei der Abrechnung. Diese Transparenz erleichtert die Unternehmenssteuerung. Manager müssen nicht erst mühsam widersprüchliche Zahlen aus isolierten Silosystemen zusammenführen. Sie können auf Knopfdruck Berichte und Auswertungen generieren, die genau ihre Anforderungen erfüllen.

FAZIT

Insellösungen führen oft dazu, dass Daten an unterschiedlichen Stellen wiederholt erfasst werden müssen. Erp-systeme hingegen integrieren betriebliche Prozesse in einer einheitlichen, vernetzten und zuverlässigen Datenbasis. Mit ERP in der Auftragsbearbeitung lassen sich

 Abläufe beschleunigen

 Vorgänge automatisieren

 Prozesskosten senken

Außerdem lässt sich die

 Servicequalität verbessern

 Transparenz erhöhen Unternehmenssteuerung erleichtern In einem Erp-system ist jeder Prozess in die Gesamtaktivität des Unternehmens eingebettet. Als „Single Source of Truth“unterstützen Erp-systeme die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Diese ist nicht nur bei der Auftragsbearbeitung ein entscheidender Erfolgsfaktor.