AUTOMATISIERTE BESTELLPROZESSE KÖNNEN KOSTEN SENKEN

Eine durchgängige Digitalisierung und Automatisierung sorgt für optimierte Beschaffungsprozesse (purchase-to-pay), entlastet Mitarbeiter und macht so wertvolle Ressourcen für wichtige und zeitintensive Prozesse frei.

Unternehmen haben es im Einkauf mit zahlreichen Lieferanten und verschiedenen Lieferantentypen zu tun. Das Problem: Jeder geht mit Dokumenten wie zum Beispiel Bestellbestätigungen anders um. Die Mitarbeiter bearbeiten Auftragsbestätigungen in den unterschiedlichsten Formaten und übertragen diese teils manuell in das Erp-system. Dabei müssen viele Faktoren beachtet werden: Stimmt der Preis? Ist die richtige Menge angegeben? Ist der Liefertermin richtig? Und bei welcher Bestellung fehlt noch die Bestätigung des Lieferanten? Die manuelle Datenerfassung ist zeit- und kostenintensiv. Nicht selten sind mögliche Erfassungsfehler ein Ärgernis in der Geschäftsbeziehung mit Partnern.

DIGITALE EINBINDUNG VON B- UND C-LIEFERANTEN

Ein zuverlässiger Informationsfluss im Bestellprozess ist für Planungssicherheit im Einkauf folglich unerlässlich. Um diesen zu erreichen, ist die Automatisierung von Bestellprozessen auch mit kleineren Lieferanten notwendig. Denn gerade B- und C-lieferanten sind meist nicht dazu in der Lage, ihre Bestellprozesse via EDI (Electronic Data Interchange) auszusteuern. Fehlende technische Möglichkeiten, niedriges Bestellaufkommen oder für diesen Lieferantentypen fehlende wirtschaftliche und vom Lieferanten akzeptierte Lösungen führen dazu, dass Auftragsbestätigungen entweder gar nicht versendet werden oder einfach mit einer „Hiermit bestätigen wir…“-nachricht im E-mail-postfach landen. Das manuelle Nachfassen bei Rückmeldungen dieser Art führt zwangsläufig zu einem zeit- und kostenintensiven Aufwand im operativen Einkauf.

FLEXIBLE AUTOMATISIERUNG VIA CLOUD-PLATTFORM

Cloud-kommunikationsplattformen bieten Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Einkaufsprozesse wertvolle Unterstützung. Bei der Auswahl einer digitalen Lösung für Beschaffungsprozesse sollten Unternehmen unter anderem darauf achten, dass sich alle ihre Lieferanten, unabhängig von deren technischen Möglichkeiten, auf einer Plattform konsolidieren lassen.

Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen sollten automatisiert ausgetauscht und ohne manuellen Erfassungsaufwand direkt im Erp-system weiterverarbeitet werden können. Bestenfalls können Unternehmen dabei über ein automatisiertes Monitoring ihre Prozesse und den