BUSINESS INTELLIGENCE

Vertriebsanalyse muss heute aktueller, spezifischer und schneller funktionieren als je zuvor. Ein Mittelständler hat sich mit einer effizienten Lösung neu aufgestellt.

Vertriebsmitarbeiter brauchen schnell aktuelle und valide Zahlen über ihre Kunden, über ihr Gebiet, über ihre Produkte. Vertriebsleitung und Geschäftsführung brauchen zusätzlich den größeren Überblick über Gebiete, Zeiträume, Umsätze. Das ist selbst mit einem sehr guten Erp-system nicht immer einfach. Ein hessisches Unternehmen hat sich dafür mit einer effizienten Business Intelligence-lösung neu aufgestellt.

Vor 60 Jahren im hessischen Schotten gegründet hat sich die Prebena Wilfried Bornemann Gmbh & Co. KG zu einem führenden Unternehmen der Befestigungsbranche mit einem umfangreichen Produktprogramm aus Druckluftnaglern, Kompressoren und magazinierten Befestigungsmitteln entwickelt. Bis heute ist Schotten der Hauptproduktionsstandort, an dem auch alle technischen Innovationen an Druckluftgeräten und Produktionsanlagen für die Herstellung von Heftklammern, magazinierten Nägeln und Schrauben selbst konstruiert werden.

Aus seinem großen Produktportfolio beliefert das Unternehmen die unterschiedlichsten Fachhandelsbranchen und Wirtschaftszweige, von der Großindustrie über professionelle Handwerksbetriebe bis hin zu engagierten Hobbyheimwerkern. Prebena-produkte werden weltweit in mehr als 60 Ländern vertrieben und die Produktionsanlagen für Befestigungsmittel fertigen inzwischen in verschiedensten Fabriken auf der ganzen Welt. Auch eigene Produktionsstätten sorgen für eine globale Präsenz. Den Service und Verkauf gewährleisten über 30 internationale Vertriebsgesellschaften.

AUCH EIN GUTES ERP KANN NICHT ALLES

Bereits seit dem Jahr 2003 setzt PREBENA den Erp-standard Microsoft Dynamics NAV ein und lässt sich seit dieser Zeit von den Experten der Cosmo-consult-gruppe beraten, einem internationalen Software- und Beratungshaus, das zu den weltweit führenden Anbietern Microsoft-basierter Branchen- und End-to-end-businesslösungen gehört. Ronny Richter, Head of IT, unterstreicht nachdrücklich, wie zufrieden er mit dem Erp-system und dem It-partner ist, sieht aber doch ein Defizit: „Es sind alle Daten in einem Erp-system verfügbar, irgendwo und in verschiedenen Tabellen. Aber wenn man aussagekräftige Reports benötigt, muss man jemanden beauftragen, der dies programmiert.“

So war es für seine Abteilung immer schwierig, Daten vergleichend oder mehrdimensional darzustellen, denn die Standardberichte im Erp-system geben diese Informationen nicht ohne Anpassungen her, um etwa Umsätze per Monat oder Jahr pro Debitor und Artikel miteinander zu vergleichen. „Früher haben wir das mit Microsoft Excel und Power Pivot erledigt, aber auch hier ist man sehr eingeschränkt“, beklagt Richter. Eine Aktualisierung der Daten und der Zugriff auf die Microsoft Power Pivot-datenstruktur erfolgte nur durch die It-abteilung, die das entsprechende Know-how hatte. Es wurde daher dringend nach einer Lösung gesucht.

„Ich hatte schon seit längerem ein Auge auf Microsoft Power BI geworfen“, gesteht der It-leiter. Mit dem langjährigen It-partner verabredete man daher zwei Termine. Auf dem ersten Termin wurde das Produkt Cosma BI Dynamics vorgestellt, ein Power Bi-tool, das viele von Cosmo Consult vorkonfigurierte Dashboards speziell für Microsoft Dynamics-erp und weitere Datenquellen wie etwa CRM enthält und außerdem eine Konsolidierung der Daten aus weiteren Systemen und heterogenen Datenquellen ermöglicht. „Diese vorgefertigten Dashboards beziehen sich nicht nur etwa auf Umsatzvergleiche zum Vorjahr, sondern auch auf die Darstellung von Deckungsbeiträgen zu

Mit Microsoft Power BI haben wir ganz andere Möglichkeiten, Daten zu visualisieren, und unserer Kreativität werden keine Grenzen gesetzt.

RONNY RICHTER, HEAD OF IT BEI PREBENA

Kunden, man kann Umsätze auf Gebiete oder Produktgruppen herunterfiltern sowie Artikelanalysen durchführen. Es gibt sehr viele Kennzahlen, die der Vertrieb benötigt, und die wir sonst nur mit viel Mühe erstellen konnten“, präzisiert der It-leiter die Möglichkeiten von Cosmo BI Dynamics.

GEKAUFT WIE GESEHEN

Bereits der zweite Termin war dann ein sogenannter Sib(seeing-is-believing)-workshop, auf dem das System mit Prebena-eigenen Echtdaten ausgiebig getestet werden konnte. „Alles war von Cosmo Consult sehr gut vorbereitet, sodass wir sofort unsere eigene Datenbank aus Dynamics NAV anbinden und nach kleinen Änderungen in der Oberfläche und Anpassungen der Sicherheitsrollen starten konnten“, erinnert sich Richter und ergänzt: „Eigentlich war das schon die Implementierungsphase. Wir konnten das Programm ohne Verzögerung vollumfänglich nutzen.“

Zu den Entscheidungskriterien zählte nicht zuletzt auch die Plattformunabhängigkeit der Bi-software. „Egal, ob auf dem ipad, einem Android-gerät oder im Browser auf einem PC, der Vertrieb kommt auch unterwegs überall an seine Daten“, erläutert Richter. Zu den Highlights zählt er auch die Möglichkeiten des Self-service-bi: „Die Kollegen der It-abteilung können eigene Power Bi-dashboards erstellen“, so Richter. Gibt es eine bestimmte Anforderung, setzt man sich mit der It-abteilung zusammen, um das konkrete Ziel zu definieren. Nach einer abschließenden kritischen Überprüfung realisiert die It-mannschaft die erarbeiteten Pläne.

ERFOLG AUF KNOPFDRUCK

Gab es bisher für den Vertrieb ein Dashboard für jeden einzelnen Mandanten, definierte die It-abteilung für die Geschäftsleitung ein neues Dashboard mit dem Gesamtgruppenumsatz, Vergleichszahlen und der neuen Geo-analyse. Auch im Bereich der Produktion oder des Einkaufs konnten schon einige neue Dashboards erstellt werden. „Mit Microsoft Power BI haben wir ganz andere Möglichkeiten, Daten zu visualisieren, und unserer Kreativität werden keine Grenzen gesetzt“, so Richter. Mussten zuvor Anfragen des Vertriebs nach Zahlen aus bestimmten Gebieten stets einzeln und neu analysiert und beantwortet werden, kann heute jeder Vertriebsmitarbeiter von überall eigenständig auf tagesaktuelle Zahlen zugreifen, sei es aus vorgefertigten oder aus firmenspezifischen, selbst erstellten Dashboards. Eine deutliche Zeitersparnis für die It-abteilung.

Zu den großen Vorteilen von Cosmo BI Dynamics zählt für Ronny Richter die extrem kurze Einführungszeit einschließlich firmenspezifischer Anpassungen. „Viele Analysen stehen sofort validiert zur Verfügung, praktisch auf Knopfdruck“, so Richter. Die vorgefertigten Dashboards gibt es für viele Fachbereiche wie Vertrieb, Einkauf, Finanzbuchhaltung und Controlling, Lager und Logistik oder Produktion und Fertigung. „Wir haben mit dem Vertrieb angefangen, weil die Vertriebsanalyse für uns das wichtigste Thema war. In absehbarer Zeit beschäftigen wir uns dann mit der Finanzanalyse, natürlich gemeinsam mit unserem It-partner, der dieses Projekt so gut vorbereitet hatte und von dem wir seit 2003 wissen, dass er uns zuhört und dessen Zuverlässigkeit wir immer geschätzt haben“, gibt Richter noch einen abschließenden Überblick über das Bi-projekt.