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BU­SI­NESS INTELLIGEN­CE

- VON VOL­KER VORBURG Business · Tech · Software · Microsoft · Microsoft Excel · Android · Microsoft Dynamics NAV · Microsoft Dynamics · Dashboard (Software) · Power Pivot

Ver­triebs­ana­ly­se muss heu­te ak­tu­el­ler, spe­zi­fi­scher und schnel­ler funk­tio­nie­ren als je zu­vor. Ein Mit­tel­ständ­ler hat sich mit ei­ner ef­fi­zi­en­ten Lö­sung neu auf­ge­stellt.

Ver­triebs­mit­ar­bei­ter brau­chen schnell ak­tu­el­le und va­li­de Zah­len über ih­re Kun­den, über ihr Ge­biet, über ih­re Pro­duk­te. Ver­triebs­lei­tung und Ge­schäfts­füh­rung brau­chen zu­sätz­lich den grö­ße­ren Über­blick über Ge­bie­te, Zei­t­räu­me, Um­sät­ze. Das ist selbst mit ei­nem sehr gu­ten Erp-sys­tem nicht im­mer ein­fach. Ein hes­si­sches Un­ter­neh­men hat sich da­für mit ei­ner ef­fi­zi­en­ten Bu­si­ness Intelligen­ce-lö­sung neu auf­ge­stellt.

Vor 60 Jah­ren im hes­si­schen Schot­ten ge­grün­det hat sich die Prebena Wilfried Bor­ne­mann Gm­bh & Co. KG zu ei­nem füh­ren­den Un­ter­neh­men der Be­fes­ti­gungs­bran­che mit ei­nem um­fang­rei­chen Pro­dukt­pro­gramm aus Druck­luft­nag­lern, Kom­pres­so­ren und ma­ga­zi­nier­ten Be­fes­ti­gungs­mit­teln ent­wi­ckelt. Bis heu­te ist Schot­ten der Haupt­pro­duk­ti­ons­stand­ort, an dem auch al­le tech­ni­schen In­no­va­tio­nen an Druck­luft­ge­rä­ten und Pro­duk­ti­ons­an­la­gen für die Her­stel­lung von Heft­klam­mern, ma­ga­zi­nier­ten Nä­geln und Schrau­ben selbst kon­stru­iert wer­den.

Aus sei­nem gro­ßen Pro­dukt­port­fo­lio be­lie­fert das Un­ter­neh­men die un­ter­schied­lichs­ten Fach­han­dels­bran­chen und Wirt­schafts­zwei­ge, von der Groß­in­dus­trie über pro­fes­sio­nel­le Hand­werks­be­trie­be bis hin zu en­ga­gier­ten Hob­by­heim­wer­kern. Prebena-pro­duk­te wer­den welt­weit in mehr als 60 Län­dern ver­trie­ben und die Pro­duk­ti­ons­an­la­gen für Be­fes­ti­gungs­mit­tel fer­ti­gen in­zwi­schen in ver­schie­dens­ten Fa­b­ri­ken auf der gan­zen Welt. Auch ei­ge­ne Pro­duk­ti­ons­stät­ten sor­gen für ei­ne glo­ba­le Prä­senz. Den Ser­vice und Ver­kauf ge­währ­leis­ten über 30 in­ter­na­tio­na­le Ver­triebs­ge­sell­schaf­ten.

AUCH EIN GU­TES ERP KANN NICHT AL­LES

Be­reits seit dem Jahr 2003 setzt PREBENA den Erp-stan­dard Mi­cro­soft Dy­na­mics NAV ein und lässt sich seit die­ser Zeit von den Ex­per­ten der Cos­mo-con­sult-grup­pe be­ra­ten, ei­nem in­ter­na­tio­na­len Soft­ware- und Be­ra­tungs­haus, das zu den welt­weit füh­ren­den An­bie­tern Mi­cro­soft-ba­sier­ter Bran­chen- und End-to-end-busi­ness­lö­sun­gen ge­hört. Ron­ny Rich­ter, He­ad of IT, un­ter­streicht nach­drück­lich, wie zu­frie­den er mit dem Erp-sys­tem und dem It-part­ner ist, sieht aber doch ein De­fi­zit: „Es sind al­le Da­ten in ei­nem Erp-sys­tem ver­füg­bar, ir­gend­wo und in ver­schie­de­nen Ta­bel­len. Aber wenn man aus­sa­ge­kräf­ti­ge Re­ports be­nö­tigt, muss man je­man­den be­auf­tra­gen, der dies pro­gram­miert.“

So war es für sei­ne Ab­tei­lung im­mer schwie­rig, Da­ten ver­glei­chend oder mehr­di­men­sio­nal dar­zu­stel­len, denn die Stan­dard­be­rich­te im Erp-sys­tem ge­ben die­se In­for­ma­tio­nen nicht oh­ne An­pas­sun­gen her, um et­wa Um­sät­ze per Mo­nat oder Jahr pro De­bi­tor und Ar­ti­kel mit­ein­an­der zu ver­glei­chen. „Frü­her ha­ben wir das mit Mi­cro­soft Ex­cel und Po­wer Pi­vot er­le­digt, aber auch hier ist man sehr ein­ge­schränkt“, be­klagt Rich­ter. Ei­ne Ak­tua­li­sie­rung der Da­ten und der Zu­griff auf die Mi­cro­soft Po­wer Pi­vot-da­ten­struk­tur er­folg­te nur durch die It-ab­tei­lung, die das ent­spre­chen­de Know-how hat­te. Es wur­de da­her drin­gend nach ei­ner Lö­sung ge­sucht.

„Ich hat­te schon seit län­ge­rem ein Au­ge auf Mi­cro­soft Po­wer BI ge­wor­fen“, ge­steht der It-lei­ter. Mit dem lang­jäh­ri­gen It-part­ner ver­ab­re­de­te man da­her zwei Ter­mi­ne. Auf dem ers­ten Ter­min wur­de das Pro­dukt Cos­ma BI Dy­na­mics vor­ge­stellt, ein Po­wer Bi-tool, das vie­le von Cos­mo Con­sult vor­kon­fi­gu­rier­te Dash­boards spe­zi­ell für Mi­cro­soft Dy­na­mics-erp und wei­te­re Da­ten­quel­len wie et­wa CRM ent­hält und au­ßer­dem ei­ne Kon­so­li­die­rung der Da­ten aus wei­te­ren Sys­te­men und he­te­ro­ge­nen Da­ten­quel­len er­mög­licht. „Die­se vor­ge­fer­tig­ten Dash­boards be­zie­hen sich nicht nur et­wa auf Um­satz­ver­glei­che zum Vor­jahr, son­dern auch auf die Darstel­lung von De­ckungs­bei­trä­gen zu

Mit Mi­cro­soft Po­wer BI ha­ben wir ganz an­de­re Mög­lich­kei­ten, Da­ten zu vi­sua­li­sie­ren, und un­se­rer Krea­ti­vi­tät wer­den kei­ne Gren­zen ge­setzt.

RON­NY RICH­TER, HE­AD OF IT BEI PREBENA

Kun­den, man kann Um­sät­ze auf Ge­bie­te oder Pro­dukt­grup­pen her­un­ter­fil­tern so­wie Ar­ti­kel­ana­ly­sen durch­füh­ren. Es gibt sehr vie­le Kenn­zah­len, die der Ver­trieb be­nö­tigt, und die wir sonst nur mit viel Mü­he er­stel­len konn­ten“, prä­zi­siert der It-lei­ter die Mög­lich­kei­ten von Cos­mo BI Dy­na­mics.

GE­KAUFT WIE GE­SE­HEN

Be­reits der zwei­te Ter­min war dann ein so­ge­nann­ter Sib(see­ing-is-be­lie­ving)-work­shop, auf dem das Sys­tem mit Prebena-ei­ge­nen Echt­da­ten aus­gie­big ge­tes­tet wer­den konn­te. „Al­les war von Cos­mo Con­sult sehr gut vor­be­rei­tet, so­dass wir so­fort un­se­re ei­ge­ne Da­ten­bank aus Dy­na­mics NAV an­bin­den und nach klei­nen Än­de­run­gen in der Ober­flä­che und An­pas­sun­gen der Si­cher­heits­rol­len star­ten konn­ten“, er­in­nert sich Rich­ter und er­gänzt: „Ei­gent­lich war das schon die Im­ple­men­tie­rungs­pha­se. Wir konn­ten das Pro­gramm oh­ne Ver­zö­ge­rung voll­um­fäng­lich nut­zen.“

Zu den Ent­schei­dungs­kri­te­ri­en zähl­te nicht zu­letzt auch die Platt­for­mun­ab­hän­gig­keit der Bi-soft­ware. „Egal, ob auf dem ipad, ei­nem An­dro­id-ge­rät oder im Brow­ser auf ei­nem PC, der Ver­trieb kommt auch un­ter­wegs über­all an sei­ne Da­ten“, er­läu­tert Rich­ter. Zu den High­lights zählt er auch die Mög­lich­kei­ten des Self-ser­vice-bi: „Die Kol­le­gen der It-ab­tei­lung kön­nen ei­ge­ne Po­wer Bi-dash­boards er­stel­len“, so Rich­ter. Gibt es ei­ne be­stimm­te An­for­de­rung, setzt man sich mit der It-ab­tei­lung zu­sam­men, um das kon­kre­te Ziel zu de­fi­nie­ren. Nach ei­ner ab­schlie­ßen­den kri­ti­schen Über­prü­fung rea­li­siert die It-mann­schaft die er­ar­bei­te­ten Plä­ne.

ER­FOLG AUF KNOPF­DRUCK

Gab es bis­her für den Ver­trieb ein Dash­board für je­den ein­zel­nen Man­dan­ten, de­fi­nier­te die It-ab­tei­lung für die Ge­schäfts­lei­tung ein neues Dash­board mit dem Ge­samt­grup­pen­um­satz, Ver­gleichs­zah­len und der neu­en Geo-ana­ly­se. Auch im Be­reich der Pro­duk­ti­on oder des Ein­kaufs konn­ten schon ei­ni­ge neue Dash­boards er­stellt wer­den. „Mit Mi­cro­soft Po­wer BI ha­ben wir ganz an­de­re Mög­lich­kei­ten, Da­ten zu vi­sua­li­sie­ren, und un­se­rer Krea­ti­vi­tät wer­den kei­ne Gren­zen ge­setzt“, so Rich­ter. Muss­ten zu­vor An­fra­gen des Ver­triebs nach Zah­len aus be­stimm­ten Ge­bie­ten stets ein­zeln und neu ana­ly­siert und be­ant­wor­tet wer­den, kann heu­te je­der Ver­triebs­mit­ar­bei­ter von über­all ei­gen­stän­dig auf ta­ges­ak­tu­el­le Zah­len zu­grei­fen, sei es aus vor­ge­fer­tig­ten oder aus fir­men­spe­zi­fi­schen, selbst er­stell­ten Dash­boards. Ei­ne deut­li­che Zei­ter­spar­nis für die It-ab­tei­lung.

Zu den gro­ßen Vor­tei­len von Cos­mo BI Dy­na­mics zählt für Ron­ny Rich­ter die ex­trem kur­ze Ein­füh­rungs­zeit ein­schließ­lich fir­men­spe­zi­fi­scher An­pas­sun­gen. „Vie­le Ana­ly­sen ste­hen so­fort va­li­diert zur Ver­fü­gung, prak­tisch auf Knopf­druck“, so Rich­ter. Die vor­ge­fer­tig­ten Dash­boards gibt es für vie­le Fach­be­rei­che wie Ver­trieb, Ein­kauf, Fi­nanz­buch­hal­tung und Con­trol­ling, La­ger und Lo­gis­tik oder Pro­duk­ti­on und Fer­ti­gung. „Wir ha­ben mit dem Ver­trieb an­ge­fan­gen, weil die Ver­triebs­ana­ly­se für uns das wich­tigs­te The­ma war. In ab­seh­ba­rer Zeit be­schäf­ti­gen wir uns dann mit der Fi­nanz­ana­ly­se, na­tür­lich ge­mein­sam mit un­se­rem It-part­ner, der die­ses Pro­jekt so gut vor­be­rei­tet hat­te und von dem wir seit 2003 wis­sen, dass er uns zu­hört und des­sen Zu­ver­läs­sig­keit wir im­mer ge­schätzt ha­ben“, gibt Rich­ter noch ei­nen ab­schlie­ßen­den Über­blick über das Bi-pro­jekt.

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