Teamarbeit wird digital – Wunsch und Wirklichkeit
Mega-Trends wie Künstliche Intelligenz, Automatisierung und IoT stehen bei allen Unternehmen zurzeit hoch im Kurs. Während viel getan wird, um Produktionsabläufe zu digitalisieren und zu vereinfachen, bleiben die beiden Mitarbeiter und die Zusammenarbeit im Team auf der Strecke.
Laut einer aktuellen Studie von Capterra verwenden über 50 Prozent der deutschen KMUs immer noch Mails, Tabellen und manuelle Methoden für das Projektmanagement und Tagesgeschäft – und das Branchen-übergreifend. In Konzernen ist die Lage nicht viel anders.
To-dos verteilen, Meetings organisieren, Status-Updates prüfen, Dateien verwalten oder Diskussionen zu Aufgaben führen – gefühlt läuft alles wie vor 20 Jahren ab: mit Excel, Outlook und dem Windows Explorer. Produktiv und unbürokratisch an Lösungen zu arbeiten, geht anders. Die Folgen: Chaos auf dem Schreibtisch, die Stimmung im Team kippt, Frustration tritt ein.
Klare Strukturen
Anders ist dies mit Projektmanagementund Collaboration-Tools: Hier können Mitarbeiter und Teammitglieder
● Verantwortlichkeiten definieren, Aufgaben priorisieren und Timings festlegen
● alle Informationen transparent und zentral verfügbar machen
● Kommentare und Feedbacks aufgabenbezogen an einem Ort einsehen
● mit Vorlagen wiederkehrende Abläufe automatisieren und Zeit sparen
● Meetings und E-Mails massiv reduzieren
● Team-Geist verbessern und erfolgreich zusammenarbeiten
Die perfekte Komplettlösung gibt es nicht
Die Vorteile liegen auf der Hand. Doch warum ist die Digitalisierung in so vielen Teams und Unternehmen immer noch nicht angekommen?
Die Wahl für eine Projektmanagementund Collaboration-Software ist eine Entscheidung, die nicht über Nacht fällt. Auf der Suche nach dem richtigen Programm sind in der Regel verschiedene Abteilungen und Personen beteiligt. Jeder hat seine individuellen Anforderungen. Gibt es ein Gantt-Chart (Balkendiagramm mit Zeitachse)? Ist eine Zeiterfassung möglich? Werden die Daten in Deutschland gehostet? Gibt es einen kostenlosen Support? Ist eine ZapierIntegration (Verbinden von Web-Apps) vorhanden? Schnell entsteht so der Wunsch nach einer idealen und perfekten Komplettlösung, die es nicht gibt (und nicht geben wird). Begibt man sich mit diesem Wunschbild trotzdem auf die Suche, wird man von der täglich wachsenden Anzahl an Tools erdrückt. Die Software-Auswahl wird zu einem so komplizierten Projekt, dass die dafür gesuchte Software eigentlich bereits händeringend benötigt wird. Das Ergebnis: Alles bleibt beim Alten.
Die Mitarbeiter nicht aus den Augen verlieren
Ein Tool alleine löst noch keine Probleme. Eine Software-Einführung ist kein IT-, sondern in erster Linie ein ChangeProjekt. Daher ist es umso wichtiger, für die Stimmungslage der Mitarbeiter empfindsam zu sein und Widerständen offen zu begegnen. So können Sie Akzeptanz und das richtige Mindset schaffen. Oder haben Sie schon mal erlebt, dass sich Mitarbeiter nichts sehnlicher wünschen als eine rasante Veränderung im Unternehmen? Software-Anbieter mit entsprechendem Management Know-how kennen die Lebenswirklichkeit von Unternehmen und können professionell beraten und schulen. Das ist ein entscheidender Vorteil, denn gerade ein Collaboration-Tool lebt davon, dass es von der gesamten Mannschaft angenommen wird und jedem Mitarbeiter einen spürbaren Mehrwert liefert. Eine intuitive und leichte Bedienung ist ein guter Türöffner. Daher ist es empfehlenswert, bei der ToolAuswahl nicht nur den reinen Funktionsumfang zu berücksichtigen, sondern auch Kompromisse zu Gunsten von Usability und Bedienkomfort einzugehen.
Der eigentliche Nutzen einer professionellen Software zeigt sich nämlich erst dann, wenn sich jeder Mitarbeiter traut, damit zu arbeiten und vor allem auch Spaß beim Umgang hat: Ideen erfassen, Dokumente mit anderen teilen und Ergebnisse kommentieren. So wie man es aus sozialen Netzwerken kennt.
„Collaboration-Tools richten sich ans ganze Team und nicht nur an Führungskräfte. Es lohnt sich, bereits in der Testphase Mitarbeiter aus verschiedenen Ebenen einzubeziehen, um ein ganzheitliches Feedback zu erhalten.“
Sprachbarrieren und Datensicherheit
Neben der Usability spielt die Lokalisierung des Software-Herstellers eine nicht zu unterschätzende Rolle. Die Vorteile: Sprache, Nähe, Datensicherheit. Nur die wenigsten internationalen Anbieter stellen ihre Software, Kundensupport und zusätzliche Service-Leistungen – wie beispielsweise Schulungen oder Trainings – in deutscher Sprache beziehungsweise in Deutschland bereit. Daneben unterliegen deutsche Software-Hersteller auch deutschen Rechtsnormen und die Rechenzentren befinden sich meist im Land. Da in sämtlichen Projekten vertrauliche und zum Teil hochsensible Unternehmensdaten abgelegt sind, ist es ratsam, bei der Tool-Auswahl frühzeitig alle notwendigen Sicherheitsparameter zu klären und die Rechtsabteilung bzw. den Datenschutz-Beauftragten zu involvieren – auch wenn dies unbequem werden kann. Nur so kann vermeidbarem Stress frühzeitig aus dem Weg gegangen werden.
Clevere Apps für Projekte und Collaboration
Sie überlegen, ein Tool in Ihrer Organisation einzuführen? Starten Sie mit einem Test in einem kleinen Team, um einen ersten Eindruck zu bekommen. Eine KurzÜbersicht drei der aktuell beliebtesten Tools auf dem Markt ist ein guter Anfang:
● Asana – schlanke Benutzeroberfläche, die gerade auf dem Smartphone sehr gut nutzbar ist
(https://asana.com)
● factro – leicht und intuitiv in der Bedienung trotz großer Funktionsvielfalt und dabei 100% made in Germany (https://www.factro.de/)
● Trello – unterstützt Kanban optimal und ermöglicht einen schnellen Programm-Einstieg
(https://trello.com/)