Das Ende der Sucherei
Jeden Abend muss der Schreibtisch leer sein: Das soll die Effektivität am Arbeitsplatz steigern und Kosten senken. Unternehmen versprechen sich von der „Clean Desk Policy“Zeitersparnis.
Ein Papierstapel für wichtige Dokumente, daneben ein Ordner mit Unterlagen, die bis nächste Woche Zeit haben. Hinzu kommen drei Urlaubsfotos, die Lieblingshandcreme und Schokoriegel gegen das Nachmittagstief. So sehen Schreibtische im Büro häufig aus, doch viele Unternehmen wollen das ändern. Sie setzen auf eine Kultur des sauberen Arbeitsplatzes, die „Clean Desk Policy“. Die besagt: Jeden Abend werden alle Dokumente wegsortiert, bis der Schreibtisch leer ist. Persönliche Gegenstände sind unerwünscht.
„Ein klarer Vorteil dieses Vorgehens: Es wird definitiv weniger Zeit mit Suchen verschwendet“, sagt Christine Hoffmann, Coach für Büroorganisation. „Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter bis zu eine Stunde pro Woche etwas suchen – das ist verschenkte Arbeitszeit und langfristig ein großer Kostenfaktor.“
Ein weiterer Vorteil der Ordnung nach Vorschrift: Fällt jemand spontan aus, können Kollegen übernehmen. Und das nicht nur, weil sie einen sauberen Schreibtisch vorfinden. „Wenn alle Mitarbeiter in den gleichen Strukturen arbeiten und ein vorgegebenes Ablagesystem verfolgen, ist eine Vertretung auch ohne Übergabe möglich“, sagt Hoffmann. Vor allem in Büros ohne feste Arbeitsplätze und mit ständig wechselnden Teams gehört deshalb nicht nur der leere Schreibtisch zur „Clean Desk Policy“– sondern auch der Rollcontainer, mit dem sich persönliche Dokumente schnell zu einem neuen Platz bringen lassen. Teilweise steht die Vorgabe sogar im Arbeitsvertrag, strenge Überprüfungen inklusive: „Es kommt tatsächlich vor, dass eine Kommission gebildet wird, die von Schreibtisch zu Schreibtisch geht und Vorher-nachher-fotos macht“, sagt Hoffmann.
Tatsächlich können Arbeitnehmer davon profitieren, wenn sie von „Volltischlern„ zu „Leertischlern“werden, wie Marc Schmidt es formuliert. „Das Chaos, das ich am Abend nicht beseitigt habe, begrüßt mich am nächsten Morgen“, sagt der Berater und Buchautor. „Und das gefällt den wenigsten Menschen.“ Für ihn sind unordentliche Schreibtische vor allem eine Frage der Selbstorganisation. „Chaos entsteht, wenn ich nicht weiß, was ich mit einem Papier machen kann oder an wen ich mit damit wenden soll.“Wer einen geordneten und leeren Schreibtisch anstrebt, sollte zunächst gründlich ausmisten. Dann folgt die Entwicklung eines Systems. In Unternehmen sollte es dabei einheitlich zugehen, damit Dokumente zu Firmenwagen wirklich unter „F“landen – und nicht unter „K“wie „Kfz“oder „A“wie „Auto“. Damit das auf Dauer funktioniert, müssen Führungskräfte ihre Teams von dem Sinn des neuen Systems überzeugen – und klarmachen, dass am Ende alle von der gesparten Zeit profitieren. Sind Mitarbeiter nur halbherzig dabei, besteht die Gefahr, dass sich das Problem verlagert: „Wenn man die ,Clean Desk Policy? nur verordnet und Mitarbeiter nicht überzeugt, dann ist der Schreibtisch zwar oft leer“, sagt Schmidt. „Aber das Zettelchaos versteckt sich in einer Schublade.“Hilfreich kann es bei der Umsetzung der Strategie sein, kleinere Schreibtische ins Büro zu stellen – auch wenn das auf den ersten Blick wie eine unbequeme Einschränkung für die Mitarbeiter erscheint. „Je mehr Platz zur Verfügung steht, desto mehr Dinge liegen herum“, sagt Marc Schmidt.
Die klare Struktur mit leerer Schreibtischplatte hat aber nicht nur Vorteile: Experimente aus der Kreativitätsforschung zeigen, dass viele Reize bei der Arbeit das Gehirn stimulieren und so zu ungewöhnlichen Lösungsansätzen führen. Kritiker der leeren Schreibtische behaupten, dass eine unordentliche Arbeitsfläche kreativer macht. Doch Siegfried Preiser, Professor und Rektor der Psychologischen Hochschule Berlin, schränkt das ein: „Man kann sich auch ohne einen vermüllten Schreibtisch eine anregungsreiche und stimulierende Arbeitsumgebung schaffen.“
So könne man in einer Schublade Postkarten, Zeitschriften oder Bildbände bereithalten, um die eigene Kreativität anzuregen. Auch der Blick aus dem Fenster helfe, das Gehirn für unkonventionelle Gedankengänge vorzubereiten. „Entscheidend ist die Vielfalt der Informationen, Sinneseindrücke und Erinnerungen, die viele Gehirnareale stimulieren, miteinander vernetzen und so neuartige gedankliche Konstellationen ermöglichen“, sagt Preiser. Wichtig sei es deshalb, den Mitarbeitern Freiräume für die persönliche Gestaltung ihres Arbeitsprozesses zu lassen. Und das ist auch möglich, wenn die Schreibtische aufgeräumt zu sein haben.