Das Gesagte in Form bringen
Protokolle geben Besprechungen im Betrieb Struktur – vorausgesetzt, dabei werden einige Regeln beachtet. Dann können die Aufschriebe wichtige Mittel sein, um Vorhaben und Beschlüsse festzuhalten.
Was hat die Chefin gerade gesagt, wovon spricht der Kollege? Nicht selten geht es in beruflichen Besprechungen chaotisch zu. Vor allem in Zeiten von Online-meetings und Videokonferenzen fehlt Teilnehmern manchmal der Überblick über das Geschehen. Protokolle können helfen, das Gesagte in Form zu bringen und konkrete Arbeitsziele zu formulieren.
Dabei sind verschiedene Aspekte zu beachten. „Als erstes muss ich mich fragen, was der Zweck des Protokolls ist. Sollen Ergebnisse festgehalten werden oder Verläufe?“, erklärt Dagmar Knorr. Sie ist Vorstandsmitglied der Gesellschaft für Schreibdidaktik und Schreibforschung (Gefsus) und weiß, dass das Prinzip Protokoll nur dann funktioniert, wenn jemand die Verantwortung dafür übernimmt.
Vorab einen Protokollführer festzulegen, sei deshalb unerlässlich, sagt Knorr. Das heißt jedoch nicht, dass stets nur eine Person am Protokoll arbeiten darf. „Ich empfehle, Protokolle so zu schreiben, dass alle Beteiligten das Protokoll sehen können und direkten Zugriff darauf haben.“Auf diese Weise könnten Missverständnisse schnell ausgeräumt werden. Hat man einen Aspekt nicht mitbekommen, können Kollegen außerdem ergänzend oder korrigierend eingreifen.
Etwas anders sieht das Andrea Breme, Businesstrainerin aus München. „In der Regel empfehle ich, dass nur eine Person Protokoll schreiben sollte. So schafft man ein einheitliches Bild, Kontinuität, und das Protokoll ist besser nachzuvollziehen.“Einig sind sich die Expertinnen indes bei einem
anderen Thema: Ein Protokoll braucht Vorbereitung. „Welche Teilnehmer sind da, welche Unterlagen habe ich, und vor allem: Welche Themen stehen auf der Tagesordnung? Es ist ganz wichtig, dass der Protokollführer sich schon im Vorfeld auf diese Fragen vorbereitet“, sagt Andrea Breme.
Insbesondere die Tagesordnung dient dazu, dem Protokoll Struktur zu geben. Was die Form betrifft, gibt es aber noch viele weitere Tricks. „Das Schreiben in einer Tabelle ist sehr hilfreich“, empfiehlt Knorr. Am besten arbeitet man dann in sechs verschiedenen Spalten. „In die erste Spalte schreibt man die Nummern
der Tagesordnungspunkte, in die zweite Spalte die Themen, die bearbeitet werden sollen, und in die dritte Spalte den Namen desjenigen, der dieses Thema auf die Tagesordnung gesetzt hat.“Diese Person sei auch verantwortlich dafür, die Inhalte zum Thema vorzustellen.
Das Ergebnis oder der Verlauf einer Diskussion ließen sich in der vierten Spalte einer Tabelle abbilden, so Knorr. In Spalte fünf wird der gefasste Beschluss untergebracht – sofern es ihn gibt. In Spalte sechs wird schließlich der Name desjenigen eingetragen, der die protokollierte Aufgabe erledigen muss, inklusive Terminen und Fristen.
„Wenn sich eine Gruppe entschlossen hat, in dieser Art und Weise mit dem Protokoll zu arbeiten, werden Terminsetzungen und Aufgabenzuweisungen von den Gruppenmitgliedern sehr viel einfacher akzeptiert“, sagt Knorr. „Es bedarf vorab allerdings einer Besprechung, die klarmacht, dass Protokolle als Arbeitsinstrument in dieser spezifischen Form eingesetzt werden.“
Wer ein Protokoll lieber freier schreiben möchte, dem empfiehlt Andrea Breme zumindest eine Strukturierung über die Agenda. „Ich erachte es für sinnvoll, für jeden Tagesordnungspunkt eine neue Seite anzufangen.“Wichtig sei auch, dass man sich alle Termine
notiert und beispielsweise nur eine Blatthälfte beschreibt, um während der Sitzung Ergänzungen, Verweise und andere Anmerkungen darin unterbringen zu können.
In jedem Fall sollten Meetings und Gespräche zunächst in Stichworten aufgenommen werden. Erst im finalen Protokoll werden diese zu ganzen Sätzen formuliert, rät Breme. Ausgenommen von dieser Regel sind Beschlüsse, etwa in Aufsichtsratssitzungen, die wortwörtlich notiert werden müssen.
„Wichtig ist außerdem, dass die Agenda bestehen bleibt“, so Breme. „Als Protokollant darf ich darum bitten, beim Thema zu bleiben, denn ich muss die Struktur halten. Da sind mir die Protokollanten manchmal zu vorsichtig.“Damit das Protokoll nachhaltig wirkt, sollten außerdem die besprochenen Arbeitsaufträge darin aufgenommen werden: Was ist zu machen? Wie ist es zu machen? Wer macht es? Bis wann soll die Aufgabe erledigt sein?
„Es müssen realistische Ziele sein, die konkret formuliert werden. Gegebenenfalls muss man eine Aufgabe in Etappenziele aufteilen“, betont Breme. „Das ist ganz wichtig, damit die Vorhaben in die Umsetzung kommen.“Auch hier gelte: „Ruhig Stopp sagen. Man darf nachfragen und sich die Zustimmung anderer einholen, ob das Ergebnis korrekt erfasst ist.“
Ein beliebter Fehler, der allzu oft begangen werde, sei der Versuch, alles mitzuschreiben, sagt Dagmar Knorr. Statt hektisch jedes Wort zu notieren, empfiehlt sie, lieber vorab zu besprechen, was genau eigentlich festgehalten werden soll.