Tablets statt Papier
Stadt Mühlheim testet elektronisches Ratsinformationssystem – Auch Bürger profitieren
- Die Papierstapel, die Gemeinderäte in Mühlheim für die Sitzungen des Stadtgremiums studieren, sollen bald der Vergangenheit angehören. Tablets werden aller Voraussicht nach die papiernen Vorlagen ablösen, die nun auch für die Bürger im Internet zugänglich sind. Der Gemeinderat muss nach der Testphase, die bis zur Sommerpause läuft, entscheiden, ob er künftig komplett auf Papier verzichten und auf Tablets umsteigen will.
Seit 2008 läuft nicht nur der Sitzungsdienst im Rathaus Mühlheim komplett elektronisch ab, sondern auch der gesamte Schriftverkehr innerhalb der Stadtverwaltung. Nun gibt es auch die Beschlussvorlagen für die Sitzungen des Gemeinderats sowie die Berichte aus dem Gemeinderat für jedermann online zu lesen. Der Gemeinderat hat im vergangenen Jahr allerdings eine Testphase für das elektronische Ratsinformationssystem gefordert, ob das Studieren der Beschlussvorlagen am Computer, Tablet oder doch lieber auf Papier am besten von der Hand geht. „Wer klassisch bleiben möchte, bekommt nach wie vor Papier“, sagt Bürgermeister Jörg Kaltenbach, der zudem eine Übergangsphase mit beiden Medien – digital wie analog – präferiert. Der Parallelbetrieb soll den Übergang erleichtern. „Der Ball liegt nun beim Gemeinderat“, sagt Kaltenbach.
Weniger Arbeit für Verwaltung
Rund 20 Tablets müsste die Stadt für den Gemeinderat Mühlheim und den Ortschaftsrat Stetten anschaffen. „Das Geld ist mit einem Sperrvermerk im Haushaltsplan bereits eingestellt“, sagt Kaltenbach. Für die Verwaltung bedeutet die Umstellung auf das elektronische Ratsinformationssystem einen geringeren Arbeitsaufwand.
Nicht nur die Sitzungsvorlagen können online abgerufen werden, sondern zukünftig auch die Protokolle vergangener Sitzungen. Daneben wird auch ein Überblick über die Mitglieder der Gremien geboten sowie zukünftig auch Satzungen zum Abruf zur Verfügung stehen. Nichtöffentliche Informationen stehen aber selbstverständlich nur den Mitgliedern der Gremien in einem passwortgeschützten Bereich zur Verfügung.
Nach einiger Vorarbeit unter der Regie von Hauptamtsleiter Ralf Sulzmann ist das Ratsinformationssystem nun in den Echtbetrieb gegangen. Nach und nach werden nun noch die Sitzungen und zugehörigen Unterlagen, die bereits im Jahr 2017 stattgefunden haben, eingespielt.
Verwaltungsintern mussten auch einige Abläufe und Arbeitsprozesse angepasst werden. Durch die Änderung der Gemeindeordnung im letzten Jahr wurden aber ohnehin einige Umstellungen erforderlich. Nicht zuletzt stellt die verlängerte Einladungsfrist für die Gremienmitglieder eine Herausforderung dar, erklärt Kaltenbach. Die vormalige Praxis, die Beschlussvorlagen an die Gremiumsmitglieder drei bis vier Tage vor der Sitzung zu verschicken, musste geändert werden. Für die Sitzungen am Dienstag gehen die Unterlagen nun schon acht Tage vor der Sitzung raus, da die Sitzungsvorlagen eine Woche vor der Sitzung zugestellt werden müssen.
Bürger informieren sich online
Mit der Möglichkeit, sich rund um die Uhr online über die Kommunalpolitik in Mühlheim und Stetten informieren zu können, werden demokratische Prozesse und Entscheidungsfindungen transparenter, erklärt Kaltenbach. Besser und interessanter sei es natürlich nach wie vor, sich als Zuhörer in den Sitzungen aus erster Hand zu informieren. Zuhörer seien in den Sitzungen willkommene, aber meist seltene Gäste, so der Schultes.