Das Ellwanger Rathaus wird papierlos Die digitale Umstellung der Verwaltung ist in vollem Gange.
Dokumente werden elektronisch abgelegt - „E-Rechnung“kommt ab 2018
- Das Ellwanger Rathaus befindet sich im Wandel. Denn die Verwaltung soll bis zum Jahr 2021 digitalisiert werden. Das bedeutet: kein Papierkram mehr, zumindest nicht in analoger Form. Dokumente und Akten werden in drei Jahren fast ausschließlich elektronisch abgelegt. So schreibt es das sogenannte „E-Gouvernment-Gesetz“des Bundes vor.
„Die digitale Umstellung ist in der Stadtverwaltung schon in vollem Gange“, sagt Franziska Feil vom digitalen Datenmanagement. Eine Software, um alle Dokumente abzulegen und zu sortieren, habe das Rathaus schon seit Beginn des Jahres. „Das Amt für Bildung und Soziales legt seine Dokumente jetzt schon ausschließlich elektronisch ab“, erklärt sie. Bis alle Ämter umgestellt sind, werde es aber noch eine Doppelstruktur geben, sprich, Papier und Daten zugleich.
Ab 2018 werde es dann auch die sogenannte „E-Rechnung“geben. Damit ist gemeint, dass die Stadtverwaltung elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten kann – ganz ohne Unterschrift.
Ohne Unterschrift geht es noch nicht
Bei Anträgen, die von der Stadt geprüft werden müssen, wird sich in Zukunft wenig ändern. Um zum Beispiel ein Baugesuch oder einen Personalausweis zu beantragen, muss das unterschriebene Formular wie gehabt persönlich bei der Stadt abgegeben werden. Die Formulare dafür gibt es zwar online und können auch dort ausgefüllt werden, für die Unterschrift müssen sie aber nach wie vor ausgedruckt im Rathaus abgegeben werden, erklärt Jürgen Seifer, Leiter der EDV-Abteilung der Stadtverwaltung.
Dokumente online auszufüllen und gleich an das Rathaus zu schicken, das sei aufgrund der digitalen Signatur noch nicht möglich. „Seit letztem Jahr ist die „electronic Identity“ (elektronische Identität) bei den neuen Personalausweisen angeschaltet“, sagt Seifer. Wenn der Personalausweis im vergangenen Jahr beantragt wurde, ist es möglich, sich damit auch im Internet auszuweisen. Um Anträge aber bequem von zu Hause mit dieser elektronischen Identität zu signieren, dafür sei ein spezielles Lesegerät notwendig. „Das ist für viele einfach zu teuer“, sagt der EDV-Leiter.
Feil ist sich gleichzeitig unsicher, ob jeder die digitale Abwicklung seiner Anträge bevorzugen würde. „In vielen Bereichen ist oft noch Beratungsbedarf da. Ein persönliches Gespräch ist dann meist einfacher, als