Kampf gegen den Papierberg

Viele Dokumente erhält man immer noch in Papierform. Wer sie digitalisiert, kann sie leichter archivieren, überallhin mitnehmen und schneller darauf zugreifen. iPhone & iPad leisten dabei wertvolle Hilfe.

Praktisch jeden Tag bekommt man Briefe, Rechnungen, Quittungen, Zeitungsartikel und andere Dokumente, die man aufbewahren möchte. Damit man sie dann bei Bedarf auch wiederfindet, empfiehlt sich anstelle einer Kiste unter dem Schreibtisch die Digitalisierung. So haben Sie später alles an einem Platz und müssen nicht lang suchen. Speicherdienste wie iCloud, Dropbox und andere machen die digitalen Kopien außerdem jederzeit und überall verfügbar. Dafür brauchen Sie keinen Computer mit Scanner, sondern nur Ihr iPhone und eventuell noch ein paar zusätzliche Apps.

Dokumente fotografieren

Die einfachste und schnellste Möglichkeit der Digitalisierung ist, die Dokumente mit der Kamera von iPhone oder iPad zu fotografieren. Das reicht oft schon völlig aus, um auch kleine Texte hinterher noch gut lesen zu können. Für eine möglichst gute Qualität, sollten Sie darauf achten, die Kamera gerade und direkt über das zu fotografierende Dokument zu halten. So vermeiden Sie Verzerrungen. Außerdem sollte es gut und gleichmäßig beleuchtet sein, am besten etwas schräg von der Seite, um bei glatten Oberflächen Reflexionen zu vermeiden. Bei Bedarf können Sie das Bild hinterher in Fotos noch etwas nachbearbeiten, zum Beispiel den Kontrast anheben. Das verbessert die Lesbarkeit des Textes. Kommt es nur auf den Text an, spart die Umwandlung in Schwarz-Weiß viel Speicherplatz.

Zur Sammlung der eingelesenen Dokumente empfiehlt sich ein Ordner auf iCloud Drive oder in der Dropbox. Hier können Sie dann im Gegensatz zu Fotos in der Sammlung der gleichnamigen App auch Dokumente in beliebigen anderen Formaten hinzufügen. Fertig ist ein einfaches Archiv.

Ein praktischer Helfer beim Erfassen von Dokumenten per Kamera ist auch die App Notizen. Sie können direkt in eine Notiz hineinfotografieren oder filmen. Dabei können Sie die App so konfigurieren, dass die Aufnahmen nicht in der normalen Fotomediathek landen, wo sie sonst vermutlich eher stören. Notizen besitzt ein eigenes Inventar, außerdem können Sie bei Bedarf noch schnell eine kurze Beschreibung als Ergänzung eingeben, nach der Sie dann später auch suchen können.

Texte weiterverarbeiten

Für größere oder beruflich genutzte Archive ist oft eine Volltextsuche in den eingelesenen Dokumenten wünschenswert. Dafür ist eine OCR-Software (Optical Character Recognition) nötig. Diese analysiert die Fotos und versucht darin Bildanteile und Texte zu erkennen. Je nach Software kann die Analyse lokal auf dem iOS-Gerät erfolgen oder auf einem Server, an den die Software ihre Daten überträgt. Das setzt dann eine aktive Internetverbindung voraus. Das Ergebnis ist wieder ein Dokument mit echtem Text, der sich indizieren, durchsuchen und herauskopieren lässt. Das kann ein PDF sein, das Bild- und Textteile im Originallayout enthält, oder ein Textformat wie Word oder RTF, um das Dokument anschließend wieder bearbeiten zu können.

Der App Store bietet einige OCR-Apps an. Die meisten sind allerdings aufgrund der professionellen Zielgruppe nicht ganz billig, einige nutzen auch ein Abomodell. Eine Auswahl empfehlenswerter Apps präsentieren wir rechts.

Für eine möglichst geringe Fehlerrate bei der Texterkennung müssen Sie unbedingt auf ein gutes Foto – also unverzerrt und gleichmäßig ausgeleuchtet – als Ausgangsmaterial achten. Eine sorgfältige Kontrolle und die Korrektur einiger Fehler ist aber trotzdem kaum zu vermeiden.

Sonderfall Visitenkarten

Einige OCR-Programme unterstützen Visitenkarten, es gibt aber auch diverse Spezial-Apps für diesen Zweck. Sie erkennen Namen, verschiedene Titel, Anschriften, Telefonnummern, Mailadressen und Ähnliches und sind dann in der Lage, diese in das iOS-Adressbuch zu übernehmen. Kontaktdaten werden zwar auch immer häufiger digital ausgetauscht, aber auf Messen und ähnlichen größeren Veranstaltungen bekommt man oft immer noch zahlreiche Visitenkarten. Dann ist eine entsprechende App eine große Hilfe.