Kalender
Ein Kalender gehört nicht nur im Büro zur Grundausstattung. Mit der gleichnamigen Macapp organisierst du deine Termine – einfach, flexibel und übersichtlich.
Termine mit Komfort verwalten
Der „Programme“-ordner des Mac enthält eine große Auswahl nützlicher Apps, mit denen du direkt nach der Installation von Catalina bereits viele Dinge erledigen kannst, ohne weitere Software aus dem App Store oder aus anderen Quellen installieren zu müssen. In dieser Serie beschäftigen wir uns ausführlich mit diesen mitgelieferten Programmen – die können nämlich oft deutlich mehr, als man glaubt. Dieses Mal geht es um die Kalender-app von macos.
Termine verwalten
Die Kalender-app sortiert deine Termine in Gruppen, die ebenfalls Kalender heißen. Beim ersten Start gibt es bereits einige davon. Wenn du in der Befehlsleiste der App auf „Kalender“ klickst, blendet sie eine Seitenleiste mit der Liste der Kalender ein. Den Anfang machen die lokalen Kalender, die nur auf dem Mac gespeichert sind. macos legt bereits zwei für private und berufliche Termine an.
Nutzt du die icloud und hast darin die Synchronisierung von Kalenderdaten aktiviert, findest du in der Seitenleiste einen eigenen Bereich für icloud-kalender. Die beiden Standardkalender bewegt der Mac dann automatisch dorthin.
Die Seitenleiste enthält auch noch eine „Andere“Gruppe. Dazu gehören der Geburtstagskalender, den macos automatisch aus den in der Kontakte-app eingetragenen Geburtstagen erzeugt, ein von Apple abonnierter Kalender mit nationalen Feiertagen sowie die „Siri-vorschläge“. Letztere bezeichnen Ereignisse, die Siri in E-mails, Nachrichten oder dem „Download“-ordner findet. Du kannst die Termine aus dem Siri-kalender in einen anderen übernehmen.
Mit dem Befehl „Ablage > Neuer Kalender“fügst du einen eigenen Kalender hinzu. Dabei entsteht automatisch ein lokaler oder ein icloud-kalender – je nachdem, was du benutzt. Verwendest du beides, bietet der Befehl ein Untermenü zur Auswahl der Kalenderart. Führst du nur icloud-kalender, möchtest aber einen lokalen Kalender erzeugen, hilft ein kleiner Trick: Klicke in der Seitenleiste auf einen der Kalender im Bereich „Andere“und wähle dann „Ablage > Neuer Kalender“.
Übersicht der Kalender
Bei der Darstellung im Kalenderfenster kannst du mithilfe des Wechselschalters in der Mitte der Befehlsleiste zwischen Tag, Woche, Monat und Jahr wechseln. Analog zur Wahl der Fensterdarstellung im Finder sind die zugehörigen Kurzbefehle [cmd] + [1] bis [4].
Die App zeigt die Termine der in der Seitenleiste aktivierten Kalender. Es reicht, den Haken vor einem Kalender zu entfernen, um ihn auszublenden.
In der Jahresansicht zeigt Kalender die Zahl der täglichen Termine mithilfe eines Farbcodes, wenn du dies in den Einstellungen unter „Erweitert“aktivierst. Dort schaltest du auch die Anzeige der Kalenderwoche für alle Ansichten an.
Rechts oben im Fenster befindet sich das Eingabefeld der Suchfunktion. Der Mac fängt sofort zu suchen an und macht Vorschläge für Eingaben. Für die jeweils gefundenen Termine blendet die Kalender-app am rechten Rand ihres Fensters eine zusätzliche Spalte ein.
Neue Termine anlegen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen neuen Termin anzulegen. Für einfache Termine eignet sich die schnelle Eingabe mit der Plustaste oben links. Die Kalender-app wandelt eine einfache Eingabe wie „Morgen 20:00 Essen“direkt in einen entsprechenden Termin im aktuellen Kalender um. Dabei macht sie während der Eingabe auch
noch diverse Vorschläge anhand bereits vorhandener Termine. Gehst du öfter ins dasselbe Restaurant oder triffst dich mit denselben Personen, finden die sich dort bereits wieder.
Der Termin lässt sich anschließend per Doppelklick öffnen und um weitere Angaben ergänzen. Du kannst hier auch einen anderen deiner Kalender auswählen, also zum Beispiel von „Privat“zu „Arbeit“wechseln. Für komplexere Ereignisse empfiehlt es sich, gleich zum gewünschten Tag zu blättern und dann mit einem Doppelklick auf den Kalender einen neuen Termin anzulegen. So kannst du alle Infos auf einmal einfügen.
Ein einfacher Termin kommt mit Bezeichnung und Uhrzeit aus, doch die Kalender-app unterstützt noch viele weitere Angaben. Als Ort kannst du nicht einfach nur eine Adresse eingeben. Kalender sucht mithilfe der Kontakteund Karten-apps nach möglichen Zielen. Die App kann zum Beispiel den Ort auf einer Karte anzeigen und auch gleich die Wegzeit berechnen. Diese lässt sich dann bei der rechtzeitigen Erinnerung an den Termin nutzen. Ein Klick auf die Karte führt direkt zur Routenplanung.
Du kannst deinem Termin außerdem Notizen, Websites oder Dateianhänge hinzufügen – etwa, um dir bestimmte Dinge zu merken oder um sie anderen bereitzustellen, mit denen du den Termin gemeinsam wahrnimmst.
Einladen und teilen
Damit kommen wir zur nächsten nützlichen Funktion. Im Bereich „Teilnehmer hinzufügen“kannst du Personen zu einem Ereignis einladen – icloud-nutzer per Push-nachricht, andere Teilnehmer
klassisch per E-mail. Erhältst du hingegen eine Einladung, zeigt die Kalender-app den Termin und bietet an, ihn anzunehmen oder abzulehnen. Der Initiator des Termins wird entsprechend benachrichtigt. Bestätigte Teilnehmer markiert Kalender in der Termininfo mit einem grünen Häkchen vor dem Namen.
Gibt es Personen oder Gruppen, mit denen du öfter Termine hast, ist das ständige Einladen zu jedem Ereignis etwas mühsam. In so einem Fall lohnt es sich, einen gemeinsamen Kalender anzulegen. Dies bietet sich zum Beispiel für die Familie, Mitglieder eines Vereins oder Kollegen an.
Da die Freigabe mithilfe der icloud erfolgt, musst du den Dienst aktivieren und für Kalender nutzen. Der gemeinsame Kalender erscheint dann in der Seitenleiste im „icloud“-eintrag. Als Organisator des Kalenders kannst du für jede eingeladene Person festlegen, ob diese die Einträge nur lesen oder auch eigene hinzufügen oder Termine löschen darf. Natürlich kannst du Teilnehmer jederzeit wieder entfernen oder die Kalenderfreigabe stoppen.
Periodische Termine
Wiederholt sich ein Termin regelmäßig, etwa ein wöchentliches Training oder die vierteljährli
che Abgabe von Unterlagen beim Steuerberater, musst du den Termin nicht jedes Mal neu anlegen oder von Hand kopieren. Öffnest du einen Termin und klickst in den Bereich für Datum und Uhrzeit, erscheint auch der Eintrag
„Wiederholen“. Dort kannst du in einem Menü nicht nur eine starre tägliche, wöchentliche, monatliche oder jährliche Wiederholung auswählen, sondern auch eigene Intervalle, wie bestimmte Wochentage oder den ersten Montag im Monat, definieren.
Ähnlich flexibel ist die Einrichtung von „Hinweisen“, also Erinnerungen an den Termin, an der gleichen Stelle. Auch hier sind unter „Eigene“viele zusätzliche Optionen zu finden, einschließlich einem Hinweis per E-mail.
icloud für Kalender
Der Kalender gehört zu den wichtigsten icloud-anwendungen – wie auch Kontakte, Notizen oder die Lesezeichen in Safari. Diese stellen eine homogene Arbeitsumgebung
auf allen Macs, iphones und anderen Apple-geräten sicher. Egal, wo du bist und an welchem Gerät du arbeitest, behältst du so deine Termine überall im Blick.
Gibst du einen neuen Termin ein, sorgt icloud dafür, dass er überall aktualisiert wird. Im Gegensatz zum Anlegen einer Fotos-mediathek oder dem Back-up großer Dokumente ist dies selbst mit dem nur 5 GB kleinen, kostenfreien Standardicloud-konto möglich. Und wer seinen Mac als einziges Apple-gerät nutzt, profitiert immer noch von den Freigabefunktionen für Kalender per icloud. In Bezug auf Kalender ist die Aktivierung von Apples Clouddienst unbedingt zu empfehlen.