Eigene Spielregeln machen

So wird der Büroalltag effizienter

Tausende Mails, zähe OnlineMeetings und stundenlanges Dateigesuche: Der Digitalisierungsschub, den die CoronaPandemie in der Arbeitswelt ausgelöst hat, scheint daran nichts verändert zu haben. „Die Folgen der Corona-Pandemie haben den Umgang von Firmen mit vielen Dingen noch verschlimmert“, sagt Jürgen Kurz, Experte für effiziente Bürostrukturen.

Wer nun als Beschäftigter am Unternehmensmanagement verzweifelt und seit Monaten darauf wartet, dass sich daran etwas ändert, damit Meetings oder die Dateiablage effizienter werden, sollte besser selbst tätig werden. „Es wäre fatal, einfach zu sagen, ich kann selbst nichts ändern“, sagt Kurz. Er rät, stattdessen Spielregeln für sich selbst aufzustellen. Die Zahl an E-Mails lasse sich zum Beispiel schon dadurch eindämmen, dass sich jeder einzelne genau überlegt, welcher Verteilerkreis für ein bestimmtes Thema angemessen ist.

Meetings werden dann effizienter, wenn alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer selbst darauf achten, konsequent bei der Sache zu sein und nicht noch Dinge nebenher erledigen. „Es hilft mir auch, meine Tagesordnungspunkte gut vorzubereiten oder vielleicht selbst ein kleines Protokoll mit zu skizzieren, das ich im Anschluss in die Runde schicke.“Gemeinsam mit Teammitgliedern können sich Beschäftigte auch die Dateiablage für ein bestimmtes Projekt angucken und entscheiden, wie ein gutes System aussehen könnte. „Gibt ein Einzelner positive Entwicklungen oder Erfahrungen an andere weiter, habe ich oft erlebt, dass der Personenkreis, der ebenfalls auf den Zug aufspringt, schnell größer wird“, sagt Kurz. Und dann folgt womöglich auch die Abteilungsleitung oder das Management. tmn