Wann Sie Auslagen im Job zurückerhalten

Sie waren auf Dienstreise, mussten sich als angestellter Handwerker Ihr Werkzeug selbst kaufen oder haben das Geld für den Blumenstrauß zum Geburtstag des Kollegen vorgestreckt? Welche dieser Kosten erstattet der Arbeitgeber und wie bekomme ich dieses Geld zurück?

Was sind Spesen?

Spesen, Auslagen, Auslöse: Ganzklarkannmandiese Begriffe nicht immer voneinander abgrenzen. Imarbeitsrecht wird der Begriff „Spesen“vor allem im Zusammenhang mit Reisekosten gebraucht, erklärt Johannes Schipp. Er ist Fachanwalt für Arbeitsrecht in Güterslohundmitgliedimdeutschen Anwaltverein (DAV). Der Begriff „Auslöse“wird in erster Linie bei bestimmten Berufsgruppen wie Handwerkern oder Lkw-fahrern benutzt, während der Begriff „Auslagen“im Sprachgebrauch eher als ein Oberbegriff gilt: „Dazu zählt alles, wasein Arbeitnehmer für den Arbeitgeber ausgelegt, also vorgestreckt hat.“

Steuerrechtlichseien Auslagen genau genommen die Ausgaben, die Beschäftigte konkret fürdenchefoderdie Chefin tätigen, sagt Franziska Bauer, Steuerberaterin beim Bundesverband der Lohnbuchhalter (BDL).

Spesen und Auslöse seien dagegen in der Regel Reisekosten im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit, etwa einer Dienstreise. Dabei handele es sich um Werbungskosten, die beim Arbeitnehmer entstehen, während der Beruf ausgeübt wird. Sie können vom Arbeitgeber voll oder teilweise erstattet werden.

Was erstattet der Arbeitgeber?

Laut Johannes Schipp gibt es gesetzlich keine detaillierten Vorgaben dazu, welche Auslagender Arbeitgeber erstattet. Ein Anspruch auf Erstattung kann sich bei Kosten ergeben, die Beschäftigte unter den konkreten Umständen in der jeweiligen Situation für erforderlich halten. Im Fall der klassischen Reisekosten werden in der Regel Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsausgaben und Nebenkosten erstattet.

Werden Beschäftigte auf Dienstreise geschickt, darf also davon ausgegangen werden, dass die Kosten dafür der Arbeitgeber trägt. Klare Regelungen finden sich meist im Arbeits- oder

Tarifvertrag sowie in Betriebsvereinbarungen.

Besonders in Bezug auf Nebenkosten gilt: Die Kosten müssen unmittelbar angefallen sein. „Nicht unmittelbar wäre zum Beispiel ein Koffer, den man sich für die Dienstreise gekauft hat“, so Steuerberaterin Bauer.

Undwasnichtodernurteilweise?

Erstattungsansprüche für

Dienstkleidung werden oft diskutiert. Johannes Schipp zufolge haben Beschäftigte zum Beispiel dann Anspruch auf Erstattung, wenn der Arbeitgeber spezielle Kleidungsstücke vorschreibt, die ausschließlich für die Arbeit genutzt werden können.

Anders sieht es in der Regel aus, wenn Beschäftigte die Kleidung auch außerhalb der Arbeit tragen können. Schipp nennt den Fall eines Spielbankmitarbeiters, der einen Smoking erstattet bekommen wollte – vor Gericht wurde entschieden, dass er den auch anderswo tragen könne.

In manchen Berufen ist es zudem gebräuchlich, dass Angestellte ihr Werkzeug wie etwa eine Friseurschere selbst kaufen müssen – und der Arbeitgeber das laut Vertragnichterstattet. Insolchen Fällen können Arbeitnehmer diese Kosten zumindest alswerbungskostenvon der Steuer absetzen, also ihre Steuerschuld damit mindern.

Was sind pauschale Erstattungen?

Damit erstattet ein Arbeitgeber pauschale Festbeträge für bestimmte Ausgaben. Die gängigen Pauschalen betreffen die Reisekosten: die Verpflegungskosten, die Übernachtungskosten sowie die Kilometerpauschale.

Beim Verpflegungsmehraufwand bekommen Beschäftigte, die auf eine sogenannte beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit geschickt wurden, bestimmte Tagessätze. Die gesetzlich empfohlenen Pauschbeträge liegen bei 28Euro für den vollen Tag und bei 14 Euro für alles unter 24, aber über acht Stunden. Gibt es bei einer Tagung bereits ein Mittagessen oder gehört zur Übernachtung ein Frühstück, müssen bestimmte Anteile herausgerechnet werden.

Die Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer können Arbeitnehmer erstattet bekommen, wenn sie mit dem eigenen Auto auf Reisen gehen. Wird dagegen ein Dienstwagen benutzt, werden Tankrechnungen erstattet. Bei der Übernachtungspauschale gibt es 20 Euro, in der Regel allerdings dann, wenn keine oder geringere Kosten entstanden sind. Im Normalfall übernehmen Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten.

FOTO: CHRISTIN KLOSE/DPA Auf Reisen für den Job: Die Kosten, die während einer Dienstreise anfallen, sind ein klassisches Beispiel für sogenannte Spesen im Beruf.