Wenn Meetings nur Zeit fressen
Trend zu ständigen Besprechungen kann der Motivation schaden
München/Hamburg – Manager und Mitarbeiter verbringen einen steigenden Teil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen – mit potenziell schädlichen Folgen für Unternehmen und Motivation der Belegschaft.
Mehr Videokonferenzen
„Die Frequenz von Meetings hat in den letzten Jahren stetig zugenommen, auch als Folge der zunehmenden organisationalen Komplexität“, sagt Nale Lehmann-Willenbrock, Professorin für Arbeitsund Organisationspsychologie an der Uni Hamburg. In der Pandemie habe durch die vermehrte Arbeit im Homeoffice besonders die Anzahl kürzerer Meetings und Eins-zuEins-Meetings zugenommen.
„Es gibt ein paar Trends, die dazu geführt haben, dass Meetings während der Corona-Krise ineffizient wurden“, sagt Philipp Kolo, Personalexperte bei der Unternehmensberatung Boston Consulting Group (BCG). „Mehr Leute in einem Meeting zuzuschalten, ist in einer Videokonferenz sehr einfach. Das hat Vorteile, es bedarf aber auch einer sehr viel höheren Stringenz im Meetingmanagement.“Häufige Klagen: zu viele Teilnehmer, überflüssige Wortmeldungen, mangelnde Struktur.
„Es gibt Führungskräfte, die verbringen 80 bis 90 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings“, sagt Kolo. „Das ist nicht effizient, denn sie sollen ja auch inhaltlich arbeiten und brauchen Zeit für ihre Teams.“
„Der mangelnde Return on Investment bei Meetings betrifft insbesondere Führungskräfte, da diese besonders viel Arbeitszeit in unterschiedlichen Meetings verbringen und gleichzeitig höhere Personalkosten erzeugen“, erklärt Professorin Lehmann-Willenbrock. „,Schwafelige’ Meetings sind aber auch schädlich für das psychologische Wohlbefinden und das Engagement der einzelnen Mitarbeitenden, wie wir in unserer Forschung zeigen konnten.“
Das Pizza-Prinzip
BCG-Personalexperte Kolo meint: „Wichtig ist die Strukturierung des Meetings, die Reduzierung der Teilnehmerzahl, und die Begrenzung der Zeit. Und: Dass ganz klar ist, was jeder Teilnehmer beitragen kann und soll.“Am Ende des Meetings sollten die To Dos festgelegt sein, inklusive Verantwortlichkeiten und Zeitplan.
Der Berater verweist auf die großen US-Techkonzerne, bekannt für ihre straffen Vorgaben. Ein Beispiel sind die bei Amazon üblichen „Two Pizza Teams“. Eine Arbeitsgruppe samt ihrer Meetings soll nicht mehr Mitglieder haben, als von zwei Pizzen satt werden.