Ostthüringer Zeitung (Rudolstadt)
Was ein Verein von den Mitgliedern erfragen darf
Anke Schiller-Mönch, Datenschutz-Expertin des Landessportbundes, stellt sich am . Juni in Bad Blankenburg den Fragen der Sportvereine
SAalfeld/Erfurt. Was darf ein Verein nach Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung noch? Welche Daten darf er abfragen? Wie geht man mit Fotos um? Nicht nur unter den Verantwortlichen in den Sportvereinen des Landkreises gibt es einige Unsicherheiten. Anke Schiller-Mönch, die Datenschutzbeauftragte des Landessportbundes, erklärt auf Einladung des Kreissportbundes Saale-Schwarza am 25. Juni in der Bad Blankenburger Landessportschule die Grundsätze, die für Vereine gelten. Fünf der wichtigsten Fragen beantwortete sie unserer Zeitung bereits jetzt.
Welche Daten dürfen von den Vereinen erfragt werden?
Grundsätzlich können laut Schiller-Mönch all jene Daten erhoben und gespeichert werden, die es braucht, um das Mitgliedschaftsverhältnis mit Leben zu füllen. Was alles dazu gehört, definiert sich über den Vereinszweck. Im Falle des Sports ist das zum Beispiel die Teilnahme am organisierten Wettkampfbetrieb, die Einladung zur Mitgliederversammlung und ähnliches.
Das heißt: Namen, Anschrift, Geburtsjahr und -datum. Eine Mailadresse kann erforderlich sein. Wichtig sei, die Satzungen und Ordnungen der Vereine zu überarbeiten, dort festzuschreiben, wozu es gegebenenfalls eine Mailverbindung oder die Kontonummer und alle anderen Daten braucht.
Wichtig sei, zu erklären, wozu der Verein die Daten braucht und warum er zur konkreten Verarbeitung berechtigt ist, wie lange die Daten gespeichert werden, welche Rechte der Betroffene hat. Bei Vereinseintritt müsse deshalb nicht nur die Satzung zur Verfügung gestellt werden, sondern auch umfassende Datenschutzinformationen.Mitglieder, die bereits im Verein organisiert sind, brauchen nicht noch einmal einen Aufnahmeantrag ausfüllen. SchillerMönch empfiehlt aber, die Berechtigungen zur Verarbeitung zu prüfen und auch den Mitgliedern die aktuellen Datenschutzinformationen bereit zu stellen.
Dürfen Fotos auf der vereinseigenen Internetseite veröffentlicht werden? An Öffentlichkeitsarbeit hat nach Schiller-Mönch ein Verein ein berechtigtes Interesse. Dabei gelte es, die Vereinsinteressen und die überwiegenden Interessen der abgebildeten Personen sorgfältig abzuwägen. Vorsicht sei bei Kindern geboten. Fotos von ihnen dürfen grundsätzlich nicht ohne Einwilligung der Eltern und des Kindes veröffentlicht werden. Aktuell herrsche gerade bei diesem Thema noch keine Rechtssicherheit, so die Datenschutz-Expertin. Ihr Tipp: Fotos nur in geringer Dateigröße hochladen oder mit Wasserzeichen versehen. Alte Fotos von der Internetseite nehmen.
Wie lange dürfen Daten von den Vereinen gespeichert werden? Schiller-Mönch machte deutlich: Personenbezogene Daten sind unverzüglich zu löschen, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben und weiter verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft oder Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt. Gesetzliche Regelungen, wie Aufbewahrungsfristen, rechtfertigen eine weitergehende Speicherung.
Können Sportvereine ihre Kommunikation über Messengerdienste führen?
Die Datenschutz-Mitarbeiterin, selbst Vorsitzende eines 60 Mann starken Sportvereins, gibt zu: Ja, das ist ein wirkliches Problem. Ohne diese Art der Kommunikation wären kurzfristige Absprachen kaum machbar. „Mittlerweile gibt es einige Dienste, die sicher sind.“
Dürfen Daten weitergegeben werden – zum Beispiel an einen Landesverband?
Ja, wenn das zum Beispiel im Rahmen einer Lizenzerteilung oder wegen bestehender Meldepflichten zur Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses oder zur Teilnahme an Wettkämpfen und am Spielbetrieb erforderlich ist, können personenbezogene Daten auch an Dritte weitergegeben werden – aber dann eben nur die Daten, die zwingend zur Erfüllung eines konkreten Zweckes erforderlich sind. (Claudia Bachmann)