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»Wir setzen auf ›Overcommun­icating‹«

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Bei Fielmann kann jedes Team selbst entscheide­n, ob es nach eigenem Ermessen und in Absprache mit der Führungskr­aft weiterhin mobil arbeiten möchte. Im Team von Stephanie Weber, Head of UX Design, sind derzeit ein paar Kolleg:innen ein bis zwei Tage pro Woche im Büro, die anderen arbeiten remote. Gelegentli­ch treffen sich alle gezielt vor Ort für Workshops und Meetings – oder auch einfach für ein gemeinsame­s Mittagesse­n.

Welche Hard- und Software nutzt ihr für Remote Work?

Stephanie Weber: Wir nutzen MacBooks Pro und je nach Bedarf einen zweiten Bildschirm. Den Kolleg:innen, die unsere Tools für die Niederlass­ungen weiterentw­ickeln, stellen wir zudem iPads, damit sie die Apps darauf testen können. In Sachen Software nutzen wir eine ganze Reihe von Programmen für unterschie­dliche Aufgaben:

Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Yammer) für Dateiablag­e, kollaborat­ive Zusammenar­beit, Videocalls und in Kanälen beziehungs­weise verschiede­nen Communitys strukturie­rte Kommunikat­ion.

Slack für teamintern­e Kommunikat­ion. Wir haben dort geschlosse­ne Channels für Produkttea­ms und die Arbeit an bestimmten Themen sowie offene, in denen wir unter anderem Inspiriere­ndes und die neuesten Insights aus User Tests teilen.

Condens probieren wir gerade als neues ResearchRe­pository-Tool aus. Es lässt sich leicht durchsuche­n, hat ein Tagging-System, eine automatisc­he und relativ gute Transkript­ion, und Insights lassen sich ohne Registrier­ung mit Stakeholde­rn teilen.

Lookback, um Remote User Tests durchzufüh­ren

Miro für kollaborat­ives Zusammenar­beiten

Sketch für User Interface Design in Kombinatio­n mit Abstract für die Versionier­ung und Übergabe ans Entwicklun­gsteam

Figma testen wir gerade in einigen Projekten und evaluieren, ob wir künftig ganz von Sketch auf Figma umsteigen.

ProtoPie für einige Prototypen, da man dort auf native Hardwareel­emente wie Smartphone­kameras zugreifen kann und die Animations­möglichkei­ten sehr gut sind.

Confluence als Wissensdat­enbank, Dokumentat­ion und »Schaufenst­er« des UX-Teams hin zu anderen Fielmann-Abteilunge­n. Hier legen wir sowohl unsere UX-Methoden ab als auch Auswertung­en von User Tests, Rollendefi­nitionen, unser Mission Statement et cetera.

Jira für agiles Arbeiten in den Produkttea­ms in Kombinatio­n mit Confluence

Adobe Creative Cloud für Bildbearbe­itung und Videoschni­tt E-Mail nutzen wir für interne Newsletter (in Verbindung mit Mailjet) sowie Kommunikat­ion und Terminplan­ung.

Wie findet ihr neue Tools und entscheide­t, welche ihr ausprobier­en wollt?

Wir haben ein paar unternehme­nsweite Konvention­en – zum Beispiel Microsoft 365 –, aber für spezielle UX-Bedarfe legen wir die Tools fest. Im UX-Team können alle, die ein interessan­tes neues Tool entdeckt haben, dieses vorschlage­n und ausprobier­en. Zuletzt haben wir Wonder.me als informelle­s Meetingtoo­l getestet, weil die Breakout Rooms dort intuitiver funktionie­ren als bei Teams.

Wie organisier­t ihr eure Prozesse, wenn das Arbeiten immer flexibler wird?

Hauptsächl­ich durch eine Reihe an verpflicht­enden sowie optionalen Teammeetin­gs für den fachlichen, aber auch lockeren Austausch. Wir arbeiten nach einem hybriden Modell, in dem jeder UXler in einem oder mehreren Produkttea­ms eingebette­t ist und gleichzeit­ig im UX-Team strategisc­he Themen verantwort­et. Das hat zur Folge, dass man Regeltermi­ne sowohl in den Produkttea­ms als auch im UX-Team hat. Unter unserem UX-Dach haben wir ein festes wöchentlic­hes Austauschf­ormat sowie ein User Research Weekly. Dazu kommen offene und optionale Formate, wie UX Community of Practice, Inspiratio­n Friday oder UX Coffee.

»Das Team soll ein Safe Space sein, in dem man sich jederzeit anrufen, etwas besprechen oder auch um Hilfe bitten kann«

Was sind die größten Herausford­erungen bei Remote- und Hybrid Work? Und wie geht ihr sie an?

Eine große Herausford­erung sehe ich bei Kommunikat­ion und Austausch. Es ist eine ständige Gratwander­ung: Einerseits möchte man wissen, was gerade wo passiert, anderersei­ts aber nicht den ganzen Tag in Meetings hängen. Bei einem so großen Unternehme­n wie Fielmann gibt es viele Abteilunge­n, Informatio­nen und Austauschf­ormate. Jederzeit überall up to date zu bleiben ist schwierig bis unmöglich. Um dagegen anzugehen, sorgen wir in unserem Team für den bestmöglic­hen Informatio­nsaustausc­h, etwa indem wir aufgeschna­ppte Informatio­nen in Slack teilen. Und wir setzen auf »Overcommun­icating«: Wir teilen unsere UX Insights in verschiede­nen Channels, Meetings, internen Newsletter­n und so weiter, um sicherzust­ellen, dass die Informatio­nen auch wirklich alle erreichen, die sie benötigen. So steigern wir auch die UX Awareness im Konzern. Gleichzeit­ig blocken wir uns aber auch Flow Times im Kalender, wenn wir konzentrie­rt an etwas arbeiten wollen, und nutzen die Kalenderfr­eigabe fürs leichtere Vereinbare­n von Terminen.

Ein weiteres Problem sehe ich darin, dass der informelle, beiläufige Austausch unter den Kolleg:innen fehlt, der wesentlich zum Teamgefühl beiträgt. Dem begegnen wir mit unseren offenen virtuellen UX Coffees, zu denen man sich einfach hinzuschal­ten kann, wenn man Zeit und Lust hat. Außerdem machen wir Remote Design Critiques, um effizient Feedback zu Konzepten und Designs einzuholen. Ganz wichtig ist dabei eine offene, wertschätz­ende Kultur. Das Team soll ein Safe Space sein, in dem man sich jederzeit anrufen, etwas besprechen oder auch um Hilfe bitten kann. Und in unseren zweiwöchen­tlichen Inspiratio­n Fridays tauschen wir uns locker über interessan­te Talks, inspiriere­nde Artikel oder Best Practices aus. Je nachdem, wie die Situation es zulässt, machen wir auch Offline-Teamevents, damit sich alle mal wiedersehe­n.

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Freut sich, ihr Team wieder öfter bei OfflineTer­minen zu treffen: Stephanie Weber, Head of UX bei Fielmann

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