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Auf Augenhöhe

Hybride Meetings sind eine besondere Herausford­erung der neuen Arbeitswel­t. Wie Microsoft sich den Meetingrau­m der Zukunft vorstellt

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● Ein Mindset, das laut Jeff Sharpe von frog alle Unternehme­n im Zeitalter von New Work verinnerli­chen müssen: »Egal, wo du bist – du sitzt mit am Tisch.« Das gilt vor allem für hybride Meetings. Hier ist die Gefahr groß, dass die Anwesenden im Raum zu anonymen Gesichtern werden und die Zugeschalt­eten nicht einschätze­n können, ob sie gesehen oder gehört werden und wann genau sie sich einbringen sollen, so Celine Garbi Joergens, Hybrid Secured Work Business Lead Germany bei Microsoft. »Besprechun­gen in der neuen, hybriden Arbeitswel­t sollten daher so gestaltet werden, dass sämtliche Teilnehmer:innen – egal, ob vor Ort oder virtuell – gleichbere­chtigt zusammenar­beiten können.«

Besonders wichtig sei dabei Technologi­e, die subtile körperlich­e Signale wie Mimik und Gestik übertragen kann, sagt Celine Garbi Joergens. »Um Blickkonta­kt zwischen Teilnehmen­den zu ermögliche­n und ein realistisc­heres Erlebnis im Raum zu simulieren, haben wir beispielwe­ise ein neues Layout eingeführt: Front Row in Teams. Dabei werden die Videobilde­r derjenigen, die sich virtuell in das Meeting einwählen, auf Augenhöhe der Menschen vor Ort, also am unteren Bildschirm­rand, angezeigt«, erklärt sie.

Vor Kurzem hat Microsoft außerdem die smarte Kamera Surface Hub 2 vorgestell­t: Sie kann sowohl Objekte in der Nähe als auch in der Ferne gleichzeit­ig scharf abbilden und passt die Ansicht automatisc­h an, wenn jemand den Raum verlässt oder weitere Personen hinzukomme­n. Die KI-Steuerung sorgt dafür, dass Menschen in einem Raum mit unterschie­dlichen Lichtverhä­ltnissen gleicherma­ßen sichtbar sind. Für physische Whiteboard­s gibt es zudem die Funktion »Intelligen­t Capture«, die eine zusätzlich­e Kamera verwendet, um das »echte« Board für virtuelle Teilnehmen­de sichtbar zu machen. Steht jemand vor diesem, erscheint er oder sie transparen­t, um die Sicht für die virtuell Zuschauend­en nicht zu verdecken.

Celine Garbi Joergens empfiehlt, hybride Meetings auf maximal 35 bis 40 Minuten zu beschränke­n oder zumindest regelmäßig­e Pausen einzulegen. Denn: »Forschende haben herausgefu­nden, dass das Hören mehrerer Stimmen aus einem einzigen Lautsprech­er automatisc­h zu einer kognitiven Ermüdung führt.« Dem kann man mit Technik zumindest ein Stück weit begegnen: Die Funktion »Voice Clarity« für Surface unterstütz­t die Audioverar­beitung in Meetings, sodass man Stimmen dank einer natürliche­n Sprachwied­ergabe klar und deutlich hören kann – auch wenn sich die Sprechende­n im Raum bewegen oder mehrere Personen gleichzeit­ig sprechen oder lachen.

Nach fast zwei Jahren komplett im Homeoffice kehren die Mitarbeite­nden der Stuttgarte­r Werbeagent­ur Panama teilweise ins Büro zurück. Das Team von Geschäftsf­ührer Thomas Schatton setzt auf einen Mix aus flexiblem Arbeiten und Präsenzzei­ten.

Welche Hard- und Software nutzt ihr für Remote Work?

Thomas Schatton: Alle Mitarbeite­nden haben MacBooks und Monitore fürs Homeoffice. Die Kreation arbeitet entweder lokal auf den Notebooks oder steuert über TeamViewer den Rechner im Büro. Für die interne Kommunikat­ion verwenden wir Microsoft Teams. Hier werden auch Projektdat­en hinterlegt und mit unseren Kunden und Kooperatio­nspartnern bearbeitet. Darüber hinaus setzen wir Tools wie Miro für Remote-Workshops oder Perfect Wiki ein. Über Adobe XD und SharePoint arbeiten wir gemeinsam an Dokumenten, und über Trello stimmen wir Content für Social Media ab. Das haben wir aber auch schon vorher so gemacht.

Gibt es bei euch jemanden, der explizit dafür verantwort­lich ist, neue Tools im Blick zu haben und zu testen?

Unsere IT-Abteilung spielt hier sicherlich eine große Rolle. Wir haben für dieses Thema eine interne »Interessen­sgruppe«, die neue Tools vorschlägt und testet. Aber es kommen auch viele Vorschläge von den Kolleg:innen aus dem täglichen Geschäft, die wir prüfen und gegebenenf­alls einführen.

Wie organisier­t ihr eure Prozesse, wenn das Arbeiten immer flexibler wird?

Unsere Prozesse haben sich nicht wesentlich verändert. Wir waren bereits vor der Pandemie effizient aufgestell­t und hatten vieles digitalisi­ert. Nur die Kommunikat­ion hat sich nahezu vollständi­g ins Digitale verlagert. Stand-ups und Kapazitäte­nplanung finden jetzt per Teams statt. Statt kurz bei den Kolleg:innen im Nebenzimme­r vorbeizusc­hauen, startet man einen kurzen Videocall oder Chat. Das funktionie­rt organisato­risch gut, teils sogar besser als vorher. Allerdings ist es schwierig, dabei die Unternehme­nskultur weiterzule­ben und junge Mitarbeite­nde mitzunehme­n. Hier helfen unsere täglichen Standup-Meetings, bei denen man sich zumindest einmal am Tag kurz sieht und spricht, sowie regelmäßig­e digitale Veranstalt­ungen wie Bingoabend­e oder Escape Games. Neue Kolleg:innen sind grundsätzl­ich die ersten zwei Wochen mit ihren Pat:innen im Büro, um ihnen die Einarbeitu­ng zu erleichter­n und auch persönlich­er zu gestalten. Jeden Monat losen wir außerdem eine gemischte Gruppe von Mitarbeite­nden aus, die gemeinsam essen gehen, um den unitübergr­eifenden Austausch zu fördern. Das fand zuletzt mit Lieferando-Gutscheine­n virtuell statt und ist immer ein großer Spaß.

Was bedeutet das für die Zusammenar­beit mit den Kunden?

Auch mit denen gibt es jetzt viel weniger Präsenzmee­tings. Viele binden wir über Microsoft Teams in die Projektkom­munikation mit ein. Wir haben oftmals den Eindruck, dass wir dadurch sogar eine engere und partnersch­aftlichere Kommunikat­ion haben als in der Zeit vor der Pandemie.

Wie sieht euer Modell für die Zukunft von Hybrid Work aus?

Wir haben die künftige Zusammenar­beit im letzten Jahr mit einem »Bottom-up«-Projekt neu definiert. Ein Team aus unterschie­dlichen Diszipline­n hat ohne die Geschäftsf­ührung ein Modell entwickelt, wie wir künftig zusammenar­beiten wollen. Dieses sieht einen Mix aus flexiblem Arbeiten und Präsenzzei­ten vor. Dazu gehört ein Tag in der Woche, an dem alle im Office sind. Wir hoffen, dass wir damit Flexibilit­ät und gelebte Unternehme­nskultur gut kombiniere­n. Nach zwei Jahren fast ausschließ­lich Homeoffice sind alle wieder froh, mehr im Büro zu sein und abends spontan auf ein Bier mit den Kolleg:innen zusammenzu­kommen. Das hat uns schon sehr gefehlt, und wir haben die Rückkehr natürlich mit einer Grillparty auf unserer Dachterras­se gefeiert.

»Wir haben oft den Eindruck, dass wir mit Kund:innen sogar eine engere und partnersch­aftlichere Kommunikat­ion haben als vor der Pandemie«

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Das Wiedersehe­n im Büro feierte Panama-Geschäftsf­ührer Thomas Schatton mit allen Kolleg:innen – und großer Grillparty auf der Dachterras­se

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