Haushaltsbuch mit LibreOffice
In LibreOffice ist das Modul Calc das Pendant zu Microsoft Excel. Normalanwendern bietet die Tabellenkalkulation alle Funktionen. Wir zeigen Ihnen am Beispiel eines Haushaltbuches, wie Sie mit Calc komfortabel arbeiten.
selbst programmiert
Alles, was man für den Hausgebrauch mit Excel machen möchte, kann man mit Calc auch machen. Meistens geht das auf die gleiche Art und Weise und manchmal sogar noch komfortabler als in Excel. (Abstriche muss man allenfalls in ganz speziellen Bereichen machen, die für die meisten Anwender nicht von Interesse sein werden, beispielsweise wenn es um finanzmathematische Funktionen geht). In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie mit LibreOffice Calc ein Haushaltsbuch anlegen.
Wie soll die Kalkulation aussehen?
Dass das Wesentliche einer Haushaltsabrechnung darin besteht, Einnahmen und Ausgaben einander gegenüberzustellen, liegt auf der Hand. Ebenfalls naheliegend ist wohl eine monatliche Aufstellung über das Jahr verteilt. Die technische Frage ist nur, in welcher Form dies geschehen soll. Grundsätzlich bieten sich zwei Varianten an: Entweder Sie erfassen die komplette Aufstellung von Januar bis Dezember in einem einzigen Tabellenblatt, oder Sie nehmen für jeden Monat ein separates Tabel-
lenblatt. Zu Demonstrationszwecken verwenden wir ein Tabellenblatt pro Quartal (das fertige Calc-Tabellendokument finden Sie mit dem Namen Demo_Haushaltsbuch. ods auf der Heft-DVD). Die Umsetzung enthält praktisch alle Aspekte der einen (alles auf einem Tabellenblatt) oder der anderen Variante (Abrechnung eines Monats jeweils auf einem separaten Tabellenblatt). Hinterher können Sie selbst entscheiden, was Ihnen lieber ist.
Titelbereich erstellen – Zeilen fixieren, Zellen verbinden
Der Titelbereich soll bis dato die Summe der Einnahmen sowie die Summe der Ausgaben des jeweiligen Quartals und die Differenz – also das, was übrig bleibt, oder ein eventuelles Minus – anzeigen. Dann sehen Sie auf den ersten Blick alles, was Sie wissen wol- len. Dementsprechend groß sollte der Titelbereich ausfallen, in unserem Tabellenblatt erstreckt er sich über acht Zeilen und vier Spalten (A1:D8). Am besten versehen Sie diesen Bereich gleich mit einer passenden Hintergrundfarbe, damit er sich schon mal hervorhebt. Formatierungen nehmen Sie in LibreOffice Calc mit den Optionen der gleichnamigen Symbolleiste vor, die standardmäßig im unteren Menübereich angezeigt wird, direkt über der Rechenleiste (das ist die Leiste, die das Namenfeld und die Eingabezeile enthält). Alle Symbole zeigen QuickInfos an, sodass Sie sich einfach zurechtfinden. Um in Calc einen Zellbereich zu markieren, überstreichen Sie ihn, genauso wie in Excel, mit gedrückter Maustaste. Zu Beginn sollten Sie die Spaltenbreiten anpassen, da deren Breite ja ebenfalls Einfluss auf die Größe des Titelbereichs hat. Im Beispiel ist die erste Spalte 3 cm breit, also etwas größer als die anderen. In dieser Spalte sollen die einzelnen Einnahmeund Ausgabepositionen stehen, wie Gehalt, Nebentätigkeit, Miete, Heizung und Strom. Eine Spalte können Sie vergrößern oder verkleinern, indem Sie sie an den Rändern auseinander- oder zusammenziehen. Das Gleiche gilt für die Zeilenhöhe, falls Sie diese ebenfalls anpassen wollen. Der Titelbereich könnte in etwa so aussehen wie in der Abbildung unten und auf der letzten Seite des Artikels rechts oben. Verbunden ist der Zellbereich A1:D2, in dem der Text Haus- haltsabrechnung steht, außerdem die Zellen B3, C3, B4, C4 (im Bild ausgewählt) sowie die darunterliegenden Zellen B5, C5, B6, C6 und B7, C7, B8, C8. In diesen Zellen erscheint später die Summe der Einnahmen (B3:C4), die Summe der Ausgaben (B5:C6) sowie die Differenz von beiden (B7:C8). Um mehrere Zellen zu einer zu verbinden, markieren Sie den entsprechenden Zellbereich und wählen im Format-Menü Zellen verbinden und dann im Untermenü nochmals den gleichen Befehl oder Zellen verbinden und zentrieren, wenn Sie die Inhalte auch zentrieren wollen. Der Befehl Zellen verbinden und zentrieren steht auch als Symbol in der Symbolleiste Formatierungen zur Verfügung. Um eine Verbindung wieder aufzuheben, wenden Sie den Befehl erneut an (Anmerkung: dies funktioniert in Excel genauso, zu dem gleichen Zweck gibt es dort allerdings den Befehl Zellverbund aufheben, was natürlich aussagekräftiger ist). Womöglich haben Sie gerade bei den Ausgaben noch eine Vielzahl von Kategorien in der Tabelle anzugeben, sodass diese des Öfteren nach unten gescrollt werden muss. In diesem Fall wäre es schön, wenn der Titelbereich trotzdem sichtbar bleibt, schließlich wird dieser ja die Daten enthalten, auf die es ankommt. Um dies zu erreichen, fixieren Sie die entsprechenden Zeilen. Setzen Sie dazu den Cursor in die erste Zelle unterhalb des Titelbereichs, im Beispiel also in die Zelle A9. Klicken Sie dann im Menü Ansicht auf Zellen fixieren und im Untermenü auf
Zeilen/Spalten fixieren (mit diesem Befehl verhält es sich so wie beim Verbinden von Zellen – eine nochmalige Anwendung hebt die zuvor festgelegte Fixierung wieder auf). Wie die Zellen für die monatlichen Einnahmen und Ausgaben außerhalb des Titelbereichs angeordnet sind, spielt im Hinblick auf die noch einzurichtende Funktionsweise keine Rolle. Betrachten Sie die Anordnung im Beispiel einfach nur als Vorschlag. Das, was Sie in der Abbildung auf dieser Seite oben sehen, befindet sich im Beispiel-Tabellendokument mit zwei Zeilen Abstand direkt un- terhalb des Titelbereichs. Eine Gesamtübersicht des Tabellenaufbaus sehen Sie auch auf der nächsten Seite rechts oben. Um die Zeilenhöhe in diesem Bereich anzupassen, markieren Sie die Zeilen am besten, indem Sie sie mit der Maus überstreichen. Danach reicht es aus, die Höhe einer beliebigen markierten Zeile zu justieren. Auch von den Monatsnamen brauchen Sie nur den ersten selbst zu schreiben. Bewegen Sie danach den kleinen Anfasser in der rechten unteren Zellenecke zwei Zellen weiter, bezogen auf das Beispiel also von Zelle B11 (Januar) nach D11. Wenn Sie die Maustaste an der Zielzelle loslassen, schreibt Calc die fortlaufenden Monatsnamen in die benachbarten Zellen. Fügen Sie im Beispieldokument gegebenenfalls weitere Positionen für Einnahmen und Ausgaben hinzu bzw. entfernen Sie diejenigen, die für Sie nicht passend sind. Löschen Sie in den Zellen daneben die vorhandenen Beträge und notieren Sie dort Ihre Einnahmen und Ausgaben für die angegebenen Monate. Wenn eine Zahl in einer Zelle nicht komplett dargestellt werden kann, reagiert Calc übrigens genauso wie Excel – es zeigt statt der eingegebenen Zahl drei Raute-Symbole an. Die Programme möchten den Anwender auf diese Weise davor schützen, versehentlich mit falschen Werten zu arbeiten. Achten Sie also darauf, dass die entsprechenden Zellen groß genug sind.
Spezielle Formatierungen, Summenfunktion
Um die Zellen mit den Geldbeträgen als Währung zu formatieren, markieren Sie sie und klicken dann in der Symbolleiste Formatierungen auf das Währungssymbol (alternativ [ Strg]+[Umschalt]+[4]). Danach erscheint in den Zellen neben dem Betrag das Eurozeichen (€). Auch für diesen Befehl gilt: Die wiederholte Ausführung entfernt das Währungsformat wieder. Die Liste zum Währungssymbol brauchen Sie im Übrigen nur dann zu öffnen, wenn Sie eine andere Währung einstellen wollen. Standardmäßig ist für das Symbol Euro eingestellt. Ebenso per Voreinstellung werden die Beträge mit zwei Nachkommastellen angezeigt. Über die beiden Symbole Dezimalstelle hinzufügen und Dezimalstelle entfernen können Sie die Anzahl der angezeigten Nachkommastellen gegebenenfalls anpassen. Nun gilt es, für die Anzeige im Titelbereich des Tabellenblatts die Gesamtsumme der Einnahmen und Ausgaben zu berechnen. Im Beispieldokument sollen die Gesamteinnahmen für ein Quartal im Zellbereich B3:C4 angezeigt werden. Die Eingabe einer Formel funktioniert in Calc genauso wie in Excel. Setzen Sie also den Cursor in die Zelle, geben Sie ein Gleichheitszeichen ein und schreiben Sie danach das Wort Summe, gefolgt von einer öffnenden Klammer. Überstreichen Sie danach den zu berechnenden Bereich mit der Maus und drücken Sie die Eingabetaste. Alternativ zur manuellen Eingabe klicken Sie in der Rechenleiste auf das Summe-Symbol. Machen Sie es mit dem für die Ausgaben vorgesehenen Feld (im Beispieldokument ist das der Zellbereich B5 bis C6) genauso – zu addieren sind natürlich die Zellen mit den Ausgaben, im Beispieldokument B17:D26. Für die Differenz geben Sie im Feld neben Es verbleibt: die Formel folgendermaßen ein: Schreiben Sie ein Gleichheitszeichen, klicken Sie dann auf das Feld für die Summe der Einnahmen, tippen Sie ein Minuszeichen, klicken Sie auf das Feld für die Summe der Ausgaben und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Formatieren Sie auch die drei verbundenen Zellen im Titelbereich für die Anzeige der Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben sowie der Differenz wie beschrieben mit dem Euro-Währungsformat. Wenn Sie zusätzlich im Tabellenblatt die Summe der Einnahmen und Ausgaben für die einzelnen Monate anzeigen wollen, verwenden Sie wiederum die Summenformel. Diese
brauchen Sie für einen Monat jeweils nur einmal zu erstellen, den Rest können Sie kopieren. Calc verwendet wie Excel relative Zellbezüge, das heißt, die Kopie passt sich der Zellposition an der Zielstelle an. Für absolute Bezüge geben Sie wie in Excel Dollarzeichen vor den Spalten und Zeilen an (zum Beispiel $D$28).
Bedingte Formatierung verwenden und ganze Tabellenblätter kopieren
Damit ist die Calc-Haushaltsabrechnung für ein Quartal im Wesentlichen fertig. Mit einem kleinen Gimmick soll sie aber noch versehen werden. Für die Anzeige der Differenz von Summe der Einnahmen und Summe der Ausgaben soll sich – gewissermaßen als Warnung – die Formatierung ändern, wenn sich ein negativer Betrag ergibt. Solange die Haushaltsabrechnung für ein Quartal keine Minusbeträge aufweist, soll dies mit grüner Farbe signalisiert werden, bei Minusbeträgen kommt die Farbe Rot ins Spiel. Um das zu erreichen, sind folglich zwei bedingte Formatierungen erforderlich, eine mit der Bedingung „größer oder gleich null“und eine zweite mit der Bedingung „kleiner null“. Markieren Sie den verbundenen Zellbereich und klicken Sie im Format-Menü auf Bedingte Formatierung und anschließend auf Bedingung. Stellen Sie in den oberen drei Feldern des erscheinenden Dialogfelds die Bedingung Zellwert ist größer oder gleich 0 ein. Bei der Formatierung machen wir es uns einfach und verwenden die Vorlage Good. Bei Bedarf können Sie über die Auswahl Neue Vorlage eine eigene Vorlage erstellen und diese anwenden. Ergänzen Sie unter Zellbereich am besten die letzte Zelle, also zum Beispiel B7:C8. Schließen Sie das Dialogfeld mit OK, um die Bedingung anzuwenden. Für die zweite bedingte Formatierung stellen Sie die Bedingung Zellwert ist kleiner als 0 ein. Das Beispiel verwendet die Vorlage Bad für den Zellbereich B7:C8. Nachträglich können Sie die erstellten bedingten Formatierungen über den Menübefehl Format/Bedingte Formatierung/Verwalten bearbeiten. Die Tabellenblätter für die drei weiteren Quartale brauchen Sie nicht extra neu zu erstellen, sondern Sie kopieren einfach das vorhandene. Um eine Tabelle zu kopieren, klicken Sie unten im Tabellenblatt mit der rechten Maustaste auf den Tabellenreiter und wählen im Kontextmenü den Befehl Tabelle verschieben/kopieren. Markieren Sie im gleichnamigen Dialogfeld die Zeile mit dem Text ans Ende stellen und vergeben Sie einen Namen für das Tabellenblatt, etwa Quartal II. Jetzt brauchen Sie auf dem neuen Tabellenblatt nur noch die Monatsnamen zu ändern. Am einfachsten wiederum, indem Sie, wie beschrieben, den ersten Monatsnamen eintippen (auf dem zweiten Tabellenblatt also April) und anschließend den Anfasser zwei Zellen weiter ziehen. Fügen Sie auf die beschriebene Weise für das dritte und vierte Quartal noch zwei weitere Kopien hinzu. Beachten Sie, dass dazu im Dialogfeld Tabelle verschieben/kopieren das Optionsfeld Kopieren explizit aktiviert werden muss, sobald in einem Tabellendokument mehr als ein Tabellenblatt existiert.
Fazit
LibreOffice Calc erfüllt die Wünsche der meisten Anwender in gleicher Weise wie Excel. Nicht wenige werden der übersichtlichen Calc-Oberfläche mit Menü und Symbolleisten den Vorzug geben. Ein großes Plus ist zudem die Offline-Hilfe, die nachinstalliert werden kann (siehe Kasten „Download und Installation von LibreOffice“). Die Hilfedokumente erklären die Themen durchweg sehr verständlich und vor allem sind sie – im Gegensatz zu dem, was man von Microsoft in den letzten Jahren von seinen Online-Dokumenten gewohnt ist – aktuell und auf die verwendete Version bezogen. Darüber hinaus kann man Lesezeichen zu einzelnen Hilfedokumenten speichern. Die Tabellenkalkulation Calc steht auch, was spezielle Funktionen angeht, wie etwa die bedingte Formatierung, Microsoft Excel in nichts nach. tr