Projektmanagement in der Cloud
Wenn Handouts und E-Mails für die zuverlässige Planung und Abwicklung von Projekten nicht mehr ausreichen, kommen Projektmanagement-Tools ins Spiel. Die nutzt man heute aus der Cloud.
Organisieren im Team
Firmen, die projektorientiert arbeiten, stehen vor immer wieder neuen Herausforderungen. Oft ist kein Auftrag wie der andere, die Fertigstellungstermine sind aber eng bemessen und die Qualität muss am Ende natürlich auch stimmen. Bei alldem dürfen zudem die Kosten nicht aus dem Auge verloren werden. Je mehr Personen an einem Projekt beteiligt sind, desto wichtiger wird ein solides Projektmanagement. Damit können die anfallenden Aufgaben klar verteilt werden, und der Stand der einzelnen Projektschritte ist für die Verantwortlichen jederzeit einsehbar. Zwischenziele (Meilensteine) reduzieren das Risiko von Fehlentwicklungen und sorgen für geordnete Übergänge zwischen den Projektphasen.
Unterstützung aus der Datenwolke
Ab einer gewissen Größenordnung ist das Ganze per Handouts und E-Mail nicht mehr sinnvoll und ökonomisch zu organisieren. Dann kommt Projektmanagementsoftware ins Spiel. Lange Zeit waren dafür mindestens eine Netzwerkinfrastruktur und eine spezielle Software wie Microsoft Project erforderlich, was enorme Kosten für Technik, Lizenzen und Administration nach sich ziehen konnte. Heute ist das nicht mehr notwendig, dank einer Vielzahl an Cloud-Tools, mit denen Unternehmen ihre Projekte kostengünstig und flexibel verwalten können. Ein großer Vorteil der Anwendungen in der Datenwolke ist überdies die Ortsunabhängigkeit, wodurch sich beispielsweise auch externe Projektbeteiligte nahtlos einbinden lassen – so manches Start-up-Team ist ja heute schon über die ganze Welt verteilt.
Auf gute Zusammenarbeit
Über die reine Projektverwaltung hinaus besitzen die Tools in der Regel noch weite- re Funktionen für die Zusammenarbeit im Team, wie beispielsweise eine Dokumentenverwaltung, Instant Messaging, Audiound Videokonferenzen und dergleichen. Auch die Anbindung an externe Dienste ist üblicherweise möglich, etwa an Google Docs, Evernote, Slack oder Salesforce. Für die Nutzung der Tools fällt meist eine Monatsgebühr pro Mitarbeiter an. Zuweilen gibt es aber auch kostenlose Basisversionen, die je nach Teamgröße und Anforderung erst einmal genügen. Steigen die Ansprüche, ist dann ein Update auf eine Bezahlvariante möglich. Gerade für kleinere Unternehmen kann der Start in die elektronische Projektverwaltung damit ohne zusätzliche Investitionen gelingen. Alle vorgestellten Programme bieten neben dem Browserzugang Apps für die mobile Nutzung, manche auch für den Desktop. Üblich ist auch ein Gratistestzeitraum für die kostenpflichtigen Angebote.
Leicht zu lernen und auch kostenlos voll nutzbar: Trello
Wer auf das agile Projektmanagement setzen möchte und sich einen einfachen Einstieg wünscht, sollte sich Trello ansehen. Das Programm orientiert sich stark am Kanban-Ansatz: Projekte werden auf einem Board organisiert, auf dem einzelne Aufgaben als Karteikarten dargestellt sind. Diese lassen sich per Drag-and-drop leicht umorganisieren und verschieben. Nach der Installation verfügt das Programm zunächst nur über die wichtigsten Funktionen. Für die individuelle Anpassung gibt es Power-ups, mit denen weitere Dienste integriert werden können. In der Basisversion ist Trello vollkommen und dauerhaft gratis. Darin enthalten ist jedoch nur ein Power-up je Projekt, zudem ist die Größe für Dateianhänge auf zehn Megabyte begrenzt. Wer mehr möchte, kann in
den Einstellungen ab monatlich 3,75 Dollar Trello Gold aktivieren. Damit sind drei Power-ups je Projekt möglich, und Dateianhänge dürfen bis zu 250 Megabyte erreichen. Einen weit größeren Funktionsumfang bietet das Paket Business Class für 9,99 Dollar pro Benutzer und Monat.
Reduziert und vom Team schnell akzeptiert: Basecamp
Ebenfalls auf Einfachheit getrimmt und mit 2,8 Millionen Accounts eines der be- liebtesten Projektmanagement-Tools ist Basecamp. Die Funktionen des Programms für Kommunikation, Zusammenarbeit und Projektverwaltung sind übersichtlich in sechs Kernmodulen organisiert. Typische PM-Werkzeuge wie Gantt-Diagramme und dergleichen sucht man hier vergeblich; dafür fällt die Bedienung leicht, und es ist kaum Einarbeitung notwendig – Akzeptanz im Team ist damit fast garantiert. Leider stellt Basecamp keine deutsche Benutzeroberfläche zur Verfügung. Dank der Reduktion auf das Wesentliche sind allerdings auch keine tiefergehenden Sprachkenntnisse erforderlich. Zur Einführung gibt es ein kleines Video, natürlich ebenfalls nur auf Englisch. Einfach ist auch das Preismodell von Basecamp: Die grenzenlose Nutzung inklusive 500 Gigabyte Speicher kostet pauschal 99 Dollar pro Monat.
Zeitgemäße Verständigung: Asana
Besonderes Augenmerk auf optimale Kommunikation und Teamarbeit bei der Planung, Bearbeitung und Kontrolle von Projekten richtet Asana. Das von zwei ehemaligen Facebook-Beschäftigten entwickelte Programm orientiert sich denn auch am sozialen Netzwerk: Mitarbeiter können beispielsweise Projekten folgen und werden dann über deren Aktivitäten informiert. Das Tool setzt stark auf Listen, in denen sich Abschnitte und Aufgaben auch für umfangreiche Projekte übersichtlich darstellen lassen. Projektziele und Milestones können als Checkliste angelegt und nach Datum sortiert werden. Teams mit nicht mehr als 15 Mitgliedern können Asana gratis einsetzen, jedoch mit eingeschränktem Funktionsumfang. Wer mehr benötigt, bucht die Premiumversion für 9,25 Euro/Monat pro Nutzer. Sie bietet zusätzliche Features wie eine Zeitleiste, benutzerdefinierte Felder, Vorlagen und private Projekte. Außerdem enthält es dann eine Nutzerverwaltung. Für kleine Firmen gibt es vergünstigte Angebote.
Umfangreich, aber nicht billig: Wrike
Ein besonders umfangreiches Projektmanagement-Tool ist Wrike. Das modular aufgebaute Programm bietet Task-Management, Dokumentenverwaltung und verschiedene Kommunikationsfunktionen, dazu auch klassische PM-Werkzeuge wie
Gantt-Charts und Reporting. Sogar eine Zeiterfassung gibt es. Darüber hinaus lässt sich Wrike mithilfe spezieller Apps in andere Software, zum Beispiel Outlook und Slack, integrieren. Die Oberfläche des Programms ist klar strukturiert und gegliedert. Viele Funktionen sind nur kontextsensitiv über die rechte Maustaste erreichbar, was überfrachtete Menüleisten verhindert. Das Bedienkonzept und der große Funktionsumfang erfordern aber auch etwas Einarbeitung. Für kleine Teams bis fünf Personen bietet Wrike einen kostenlosen Zugang, jedoch gibt es dann auch nur wenige Funktionen. Etwas mehr leistet die Professional-Version in Paketen bis 5, 10 oder 15 Nutzer für 9,80 Dollar pro Person und Monat. Den vollen Funktionsumfang gibt es erst in den Business- und Marketers-Varianten; dann werden aber auch 24,80 bzw. 34,60 Dollar monatlich für jedes Teammitglied fällig.
Vielseitiges Projektmanagement aus Berlin: Planio
Einen ernsthaften Konkurrenten zu Anwendungen wie Wrike hat eine Berliner Softwareschmiede im Programm. Planio wurde auf Basis der Open-Source-Lösung Redmine entwickelt und bietet zahlreiche Funktionen für das agile und klassische Projektmanagement. Neben der Projekt-, Aufgaben- und Dateiverwaltung stehen diverse Kommunikationsmodule und auch Wikis zur Verfügung. Eine Zeiterfassung ist ebenfalls enthalten; sogar ein Help Desk für Kunden kann eingerichtet werden. Einen Gratisaccount gibt es hier nicht, dafür sind die Preise vergleichsweise moderat und staffeln sich nur nach Teamgröße und Nutzungsintensität. Das günstigste von fünf Modulen, Silver, enthält zwei Gigabyte Speicher und kostet 19 Euro für bis zu drei aktive Projekte und fünf aktive Nutzer. Beim mittleren und nach eigenen Angaben meistgebuchten Angebot Diamond können für 59 Euro Pro Monat 20 aktive Nutzer an 15 aktiven Projekten arbeiten und dabei 30 Gigabyte Speicherplatz beanspruchen.
Welche Variante für wen?
Wer nun überlegt, welches Angebot für das eigene Unternehmen das passende ist, kann sich unter anderem danach richten, welchen persönlichen Führungsstil die Projektverantwortlichen pflegen. Auch die Organisationsstruktur der Firma spielt eine Rolle. In flachen Hierarchien, wie sie gerade in kleineren Firmen weit verbreitetet sind, können moderne Methoden mit viel Ei- genverantwortung in den Teams sehr gute Erfolge erzielen. Dann bieten Trello und Basecamp besonders einfache und übersichtliche Ansätze. Ab einer gewissen Projektgröße kann dabei allerdings der Überblick verloren gehen. Asana ist durch seine Listenstruktur auch für umfangreichere Aufgaben geeignet. Wrike und Planio sind sehr vielseitig und bringen auch die klassischen Projektmanagement werkzeuge mit, die in konservativ geführten Betrieben oft die bessere Wahl sind. Sie eignen sich damit überdies gut für große Projekte. Beide Programme enthalten aber auch Tools für das agile Projektmanagement, sodass dieses jederzeit im Betrieb getestet werden kann. Ein weiterer Aspekt ist der Serverstandort. Bei Trello, Basecamp und Asana liegen die Daten in den USA. Wrike sitzt zwar in Kalifornien, nutzt für EU-Kunden aber ein Rechenzentrum in Amsterdam. Planio setzt als deutsches Unternehmen auch auf Server in Deutschland. Ist keine klare Entscheidung möglich, empfiehlt es sich, die kostenlosen Basis versionen oder Gratis test zeiträume für einen direkten Vergleich zu nutzen. Da die Tools in der Cloud arbeiten, ist dafür ja lediglich eine Anmeldung nötig.