Ex­cel-ta­bel­len sper­ren und schüt­zen

Sen­si­ble In­for­ma­tio­nen si­chern

PC Magazin - - Inhalt - PE­tER SchnOOR

Da­ten kön­nen in Ex­cel aus­ge­le­sen und ma­ni­pu­liert wer­den. Schüt­zen Sie Ih­re sen­si­blen Da­ten mit den Schutz­me­cha­nis­men, die Ex­cel Ih­nen zur Ver­fü­gung stellt.

Die Ein­ga­be Ih­rer sen­si­blen Da­ten

Über­le­gen Sie sich zu­nächst ei­ne sinn­vol­le Struk­tur. Le­gen Sie fest, wel­che In­for­ma­tio­nen Sie be­nö­ti­gen. tip­pen Sie da­zu in die Zel­le A1 ein: Vor­na­me. In den Spal­ten rechts da­von fol­gen dann die Ein­tra­gun­gen na­me, Ge­burts­da­tum, Ge­schlecht, Ab­tei­lung. Er­zeu­gen Sie noch ei­nen wei­te­ren Ein­trag für das Al­ter. Die­ses soll be­rech­net wer­den. Ab der nächs­ten Zei­le wer­den die Da­ten ein­ge­tra­gen. tip­pen Sie zu­nächst ei­nen test­da­ten­satz ein: Vor­na­me Na­me Ge­burts­da­tum Ge­schlecht Ab­tei­lung NN NN 02.10.1980 M EK Das Al­ter wird mit der For­mel DAtEDIF be­rech­net. Die­se Funk­ti­on be­nö­tigt fol­gen­de Ar­gu­men­te: Ge­burts­tag, ak­tu­el­les Da­tum, For­ma­tie­rung. Die Aus­ga­be des Al­ters soll in Jah­ren er­fol­gen. Aber Ach­tung: Bei die­ser Funk­ti­on han­delt es sich um ei­ne nicht in die deut­sche Ex­cel-Ver­si­on über­nom­me­ne Funk­ti­on. Des­halb wer­den bei der Ein­ga­be auch kei­ne Ar­gu­men­te vor­ge­schla­gen, und für die For­ma­tie­rung muss das Y von Ye­ar ein­ge­ge­ben wer­den. In die­sem Bei­spiel lau­tet die For­mel: =DAtEDIF(c2;hEU­tE();“Y“) nach die­sen Ein­ga­ben wan­deln Sie den Ein­ga­be­be­reich in ei­nen ta­bel­len­be­reich um. Da­zu muss sich die Schreib­mar­ke in der Zel­le des be­rech­ne­ten Al­ters be­fin­den. Kli­cken Sie im Re­gis­ter Start in der Grup­pe For­mat­vor­la­gen auf das Sym­bol Als ta­bel­le for­ma­tie­ren. Ei­ne Aus­wahl an For­ma­tie­rungs­vor­schlä­gen wird ein­ge­blen­det. Wäh­len Sie zum Bei­spiel das For­mat Blau, ta­bel­len­for­mat – Mit­tel2 aus. Das Dia­log­fens­ter Als ta­bel­le for­ma­tie­ren wird ein­ge­blen­det. Die Aus­wahl­mar­kie­rung wird um den ge­wünsch­ten Be­reich dar­ge­stellt, und das Kon­troll­käst­chen ta­bel­le hat Über­schrif­ten ist ak­ti­viert. Durch das Be­tä­ti­gen der Schalt­flä­che OK wird der Be­reich in ei­ne ta­bel­le for­ma­tiert. Zu­sätz­lich zur For­ma­tie-

rung er­ken­nen Sie das da­ran, dass die Spal­ten mit den Über­schrif­ten ein Fil­ter­sym­bol er­hal­ten ha­ben und ein zu­sätz­li­ches Re­gis­ter Ta­bel­len­tools ein­ge­blen­det wird.

Da­ten­über­prü­fung wäh­rend der Ein­ga­be

Ex­cel bie­tet Ih­nen die Mög­lich­keit, nur be­stimm­te Wer­te in ei­ne Zel­le ein­zu­ge­ben. Da­durch ver­rin­gern Sie die Ein­ga­be feh­ler­haf­ter Da­ten. Die­se Mög­lich­keit soll­ten Sie nut­zen. Kli­cken Sie in die ers­te Zel­le mit dem Test­da­ten­satz. Ak­ti­vie­ren Sie das Re­gis­ter­blatt Da­ten. Kli­cken Sie dort di­rekt auf das Sym­bol Da­ten­über­prü­fung. Im jetzt ein­ge­blen­de­ten Un­ter­me­nü wäh­len Sie den Be­fehl Da­ten­über­prü­fung aus. Das gleich­na­mi­ge Dia­log­fens­ter wird ein­ge­blen­det. Im Re­gis­ter­blatt Ein­stel­lun­gen fin­den Sie das Aus­wahl­feld Zu­las­sen. Wäh­len Sie in die­sem Feld den Ein­trag Text­län­ge aus. In dem Aus­wahl­feld Da­ten le­gen Sie die Aus­wahl auf die Be­din­gung grö­ßer oder gleich fest. In das Feld Mi­ni­mum tip­pen Sie nun den Wert 3 ein. Sie wol­len in die­ser Zel­le kei­ne feh­ler­haf­ten Ein­ga­ben er­lau­ben und den An­wen­der auf fal­sche Ein­ga­ben hin­wei­sen. Ak­ti­vie­ren Sie al­so im ak­tu­el­len Dia­log­fens­ter das Re­gis­ter­blatt Feh­ler­mel­dung. Set­zen Sie, falls nicht vor­han­den, ei­nen Ha­ken in das Kon­troll­käst­chen Feh­ler­mel­dung an­zei­gen, wenn un­gül­ti­ge Da­ten ein­ge­ge­ben wur­den. Tip­pen Sie in das Feld Ti­tel den Text Prü- fung ein. In das Feld Feh­ler­mel­dung schrei­ben Sie: Bit­te min­des­tens drei Zei­chen ein­ge­ben. Mit dem Aus­wahl­feld Typ wäh­len Sie aus, wie streng die Prü­fung er­fol­gen soll. Stopp: Mit die­ser Aus­wahl wird nur ei­ne Ein­ga­be im fest­ge­leg­ten Gül­tig­keits­be­reich er­laubt. Ein­trä­ge au­ßer­halb des Gül­tig­keits­be­reichs wer­den mit ei­ner Feh­ler­mel­dung ab­ge­wie­sen. We­ni­ger streng ar­bei­tet der Typ War­nung: Die­se Aus­wahl gibt ei­ne Warn­mel­dung aus, wenn sich Ih­re Da­ten nicht im Gül­tig­keits­be­reich be­fin­den. Sie kön­nen die Da­ten mit ei­nem Klick auf die dann ein­ge­blen­de­te Schalt­flä­che Fort­fah­ren: Ja trotz­dem ein­ge­ben. Kei­ne Si­cher­heit bie­tet der Typ In­for­ma­ti­on: Mit die­ser Aus­wahl be­kom­men Sie nur den Hin­weis, dass sich Ih­re Da­ten au­ßer­halb des Gül­tig­keits­be­reichs be­fin­den; die Da­ten wer­den aber den­noch in die Zel­le ein­ge­tra­gen. Um si­cher­zu­stel­len, dass nur Ein­trä­ge im Gül­tig­keits­be­reich über­nom­men wer­den, wäh­len Sie den Typ Stopp aus. Durch das Be­tä­ti­gen der Schalt­flä­che OK wird die Da­ten­über­prü­fung für die­se Zel­le ak­ti­viert. Die nächs­te Zel­le le­gen Sie auf die glei­che Art und Wei­se mit der Da­ten­über­prü­fung fest. In der Zel­le Ge­burts­da­tum soll nur die Ein­ga­be von Da­tums­wer­ten er­laubt sein. Zu­dem muss das Da­tum grö­ßer als das ak­tu­el­le Ta­ges­da­tum sein. Le­gen Sie da­her in der Da­ten­über­prü­fung im Aus­wahl­feld Zu­las­sen die Aus­wahl Da­tum fest. Im Be­reich Da­ten wäh­len Sie aus: klei­ner als. In das Ein­ga­be­feld End­da­tum tip­pen Sie die Funk­ti­on =HEU­TE() ein. In das Re­gis­ter Feh­ler­mel­dung tip­pen Sie ein: Nur Da­tums­wer­te. Das Da­tum muss äl­ter als das ak­tu­el­le Ta­ges­da­tum sein. In der Spal­te Ge­schlecht soll nur die Aus­wahl M,W und ? mög­lich sein. Ak­ti­vie­ren Sie für die Zel­le die Da­ten­über­prü­fung. Im Aus­wahl­feld Zu­las­sen wäh­len Sie den Ein- trag Lis­te aus. In die Zel­le Qu­el­le tip­pen Sie ein: M;W;?. Die Da­ten­über­prü­fung für die Ab­tei­lun­gen soll nur Wer­te aus ei­nem an­de­ren Ex­cel­be­reich zu­las­sen. Le­gen Sie zu­nächst ei­nen Be­reich fest, in den Sie al­le Ab­tei­lungs­be­zeich­nun­gen ein­tra­gen. Zwi­schen die­sem Be­reich und Ih­rem Ta­bel­len­be­reich muss sich min­des­tens ei­ne freie Spal­te be­fin­den. Be­gin­nen Sie zum Bei­spiel in der Spal­te H mit der Ein­ga­be Ih­rer Ab­tei­lun­gen. Kli­cken Sie in die Zel­le un­ter­halb der Über­schrift Ab­tei­lung. Ak­ti­vie­ren Sie die Da­ten­über­prü­fung. Wäh­len Sie im Feld Zu­las­sen den Ein­trag Lis­te aus. Kli­cken Sie in das Feld

Qu­el­le, und mar­kie­ren Sie dann den Be­reich mit den hin­ter­leg­ten Ab­tei­lun­gen. Mit ei­nem Klick auf die Schalt­flä­che OK sind in die­sem Feld nur noch Ein­tra­gun­gen aus dem Be­reich der Ab­tei­lung mög­lich.

Be­rei­che sper­ren

Da­mit der An­wen­der Ih­re Da­ten­über­prü­fung nicht um­ge­hen kann, schüt­zen Sie den In­halt Ih­res Ar­beits­blat­tes. Stan­dard­mä­ßig sind al­le Zel­len ei­ner Ex­cel-Ta­bel­le ge­schützt; Sie mer­ken das aber erst nach dem Ein­schal­ten des Blatt­schut­zes. Da­mit der An­wen­der die ge­wünsch­ten Da­ten pfle­gen kann, müs­sen Sie die­se Zel­len al­so vor­her zur Da­ten­ein­ga­be frei­ge­ben. Mar­kie­ren Sie die Zel­len, die Sie zur Da­ten­ein­ga­be frei­ge­ben wol­len. In un­se­rem Bei- spiel sind das die Da­ten mit dem Test­da­ten­satz. Be­tä­ti­gen Sie an­schlie­ßend die rech­te Maus­tas­te, und wäh­len Sie im Kon­text­me­nü den Be­fehl Zel­len for­ma­tie­ren aus. Das gleich­na­mi­ge Dia­log­fens­ter wird ein­ge­blen­det. Ak­ti­vie­ren Sie hier das Re­gis­ter­blatt Schutz, und ent­fer­nen Sie den Ha­ken aus dem Kon­troll­käst­chen Ge­sperrt. Kli­cken Sie dann auf die Schalt­flä­che OK. Da­mit der Rest Ih­rer Ta­bel­le ge­schützt wird, ak­ti­vie­ren Sie das Re­gis­ter Über­prü­fen. Kli­cken Sie in der Grup­pe Än­de­run­gen auf das Sym­bol Blatt schüt­zen. Das gleich­na­mi­ge Dia­log­fens­ter wird ein­ge­blen­det. Tip­pen Sie ein Kenn­wort zum Auf­he­ben des Blatt­schut­zes ein. Ent­fer­nen Sie den Ha­ken aus dem Kon­troll­käst­chen Ge­sperr­te Zel­len aus­wäh­len. Kli­cken Sie ab­schlie­ßend auf die Schalt­flä­che OK. Jetzt kann der An­wen­der nur in den frei­ge­ge­be­nen Fel­dern Da­ten än­dern. Die Da­ten­über­prü­fung ist vor Än­de­run­gen ge­schützt. Sie er­ken­nen das im Re­gis­ter­blatt Da­ten. Die Da­ten­über­prü­fung ist jetzt de­ak­ti­viert. Sol­len al­ler­dings neue Da­ten er­fasst wer­den, müs­sen Sie den Blatt­schutz da­für auf­he­ben. Kli­cken Sie dann in die letz­te Zel­le des letz­ten Da­ten­sat­zes. Be­tä­ti­gen Sie dort die Ta­bu­la­tor-Tas­te. Da­durch wird ei­ne neue Zei­le zur Ein­ga­be ei­nes neu­en Da­ten­sat­zes ein­ge­fügt. Sämt­li­che Da­ten­über­prü­fun­gen und For­meln wer­den über­nom­men. Da­durch kön­nen Sie den neu­en Da­ten­satz kom­for­ta­bel ein­ge­ben. Nach­dem Sie mit der Neu­auf­nah­me von Da­ten fer­tig sind, schal­ten Sie den Blatt­schutz wie­der ein.

Schüt­zen Sie Ih­re Ta­bel­len­blät­ter vor un­be­rech­tig­ten Ma­ni­pu­la­tio­nen

Ih­re Ta­bel­len­blät­ter kön­nen ge­löscht und ko­piert wer­den. Au­ßer­dem be­steht die Mög­lich­keit, die Na­men der Ta­bel­len­blät­ter zu än­dern und Ta­bel­len­blät­ter zu ver­schie­ben. Das soll­ten Sie än­dern. Ak­ti­vie­ren Sie im Re­gis­ter­blatt Über­prü­fen das Sym­bol Ar­beits­map­pe schüt­zen. Das Dia­log­fens­ter Struk­tur und Fens­ter schüt­zen wird ein­ge­blen­det. Ak­ti­vie­ren Sie im Be­reich In­der Ar­beits­map­pe schüt­zen das Kon­troll­käst­chen Struk­tur, und tip­pen Sie in die Ein­ga­be­zei­le Kenn­wort ein. Be­tä­ti­gen Sie an­schlie­ßend die Schalt­flä­che OK. Ab so­fort ist auch Ih­re Ta­bel­len­struk­tur ge­schützt. Mit die­sem Schutz ha­ben Sie nicht die In­hal­te auf den Ta­bel­len­blät­tern ge­schützt, son­dern die dar­über lie­gen­de Ta­bel­len­struk­tur.

Ver­wen­den Sie ei­nen Schutz zum Öff­nen Ih­rer Ar­beits­map­pe

Nach­dem Sie nun sen­si­ble Ta­bel­len­in­hal­te und die Ta­bel­len­struk­tur vor un­be­rech­tig­ten Zu­grif­fen ge­schützt ha­ben, soll­ten Sie auch die kom­plet­te Ar­beits­map­pe mit ei­nem Pass­wort si­chern. Ak­ti­vie­ren Sie da­zu das Re­gis­ter­blatt Da­tei. Kli­cken Sie in der Ka­te­go­rie In­for­ma­tio­nen auf das Sym­bol Ar­beits­map­pe schüt­zen. Wäh­len Sie im

ein­ge­blen­de­ten Un­ter­me­nü den Be­fehl Mit Kenn­wort ver­schlüs­seln aus. Das Dia­log­fens­ter Do­ku­ment ver­schlüs­seln wird ein­ge­blen­det. Tip­pen Sie in das Feld Kenn­wort Ihr Kenn­wort ein. Mit ei­nem Klick auf die Schalt­flä­che OK wer­den Sie auf­ge­for­dert, Ihr Kenn­wort noch ein­mal ein­zu­ge­ben. Da­durch soll si­cher­ge­stellt wer­den, dass Sie sich nicht ver­tippt ha­ben. Durch das Be­stä­ti­gen der Schalt­flä­che OK wird Ih­re Da­tei ge­si­chert. Schlie­ßen Sie Ih­re Ar­beits­map­pe, und öff­nen Sie die­se an­schlie­ßend wie­der. Sie wer­den dann nach dem Kenn­wort ge­fragt. Nur bei Ein­ga­be des kor­rek­ten Kenn­worts wird Ih­re Ar­beits­map­pe ge­öff­net.

Ein Kenn­wort ent­fer­nen

Bei Be­darf kön­nen Sie das Kenn­wort auch wie­der ent­fer­nen. Um den Kenn­wort­schutz auf­zu­he­ben, müs­sen Sie die Ar­beits­map­pe zu­nächst öff­nen. Dann ak­ti­vie­ren Sie das Re­gis­ter­blatt Da­tei und kli­cken im Be­reich In­for­ma­tio­nen auf das Sym­bol Ar­beits­map­pe schüt­zen. Im Un­ter­me­nü ak­ti­vie­ren Sie den Be­fehl Mit Kenn­wort ver­schlüs­seln. Ent­fer­nen Sie dann das Zu­gangs­wort, in­dem Sie den Ein­trag im Ein­ga­be­feld Kenn­wort lö­schen. Be­tä­ti­gen Sie dann die Schalt­flä­che OK, und spei­chern Sie Ih­re Ar- beits­map­pe. Jetzt kön­nen Sie Ih­re Ar­beits­map­pe wie­der oh­ne Kenn­wort öff­nen. Mit dem mehr­stu­fi­gen Si­cher­heits­kon­zept von Ex­cel si­chern Sie Ih­re Da­ten op­ti­mal ab. In der ers­ten Stu­fe sor­gen Sie da­für, dass Da­ten nur nach ei­nem be­stimm­ten Sche­ma in Ih­re Ta­bel­len­blät­ter ge­lan­gen. Dann schüt­zen Sie den In­halt sen­si­bler Be­rei­che. An­schlie­ßend stel­len Sie si­cher, dass Ih­re Ta­bel­len­blät­ter nicht ge­löscht, um­be­nannt oder ver­scho­ben wer­den kön­nen. Zum Ab­schluss si­chern Sie die ge­sam­te Ar­beits­map­pe vor un­be­rech­tig­ten Zu­grif­fen.

Da­ten und For­meln ver­ste­cken

Je­der, der Zu­griff auf Ih­re Ar­beits­map­pe hat, kann al­les le­sen, auch Ih­re For­meln und an­de­re schüt­zens­wer­te Da­ten. Um das zu ver­hin­dern, soll­ten Sie sen­si­ble Da­ten vor den Bli­cken von Un­be­rech­tig­ten schüt­zen. Im ein­fachs­ten Fall mar­kie­ren Sie re­le­van­te Fel­der und set­zen die Schrift­far­be auf Weiß. Lei­der kann der neu­gie­ri­ge An­wen­der die Far­be zu­rück­set­zen. Be­den­ken Sie auch, dass der In­halt zwar im Ta­bel­len­blatt nicht dar­ge­stellt wird, aber in der Be­ar­bei­tungs­leis­te. Der An­wen­der braucht da­zu nur auf die ent­spre­chen­de Zel­le zu kli­cken. Um Ih­re Da­ten auch in der Be­ar­bei­tungs­leis­te un­sicht­bar zu ma­chen, ent­fer­nen Sie zu­nächst den Blatt­schutz. Mar­kie­ren Sie an­schlie­ßend die Fel­der, die ver­bor­gen wer­den sol­len. Be­tä­ti­gen Sie an­schlie­ßend die rech­te Maus­tas­te und wäh­len im dann ein­ge­blen­de­ten Kon­text­me­nü den Be­fehl Zel­len for­ma­tie­ren aus. Ak­ti­vie­ren Sie im dar­auf­hin ak­ti­ven Dia­log­fens­ter Zel­len for­ma­tie­ren das Re­gis­ter­blatt Schutz. Set­zen Sie ei­nen Ha­ken in das Kon­troll­käst­chen Aus­ge­blen­det. Durch das Be­tä­ti­gen der Schalt­flä­che OK wer­den Ih­re Ein­stel­lun­gen über­nom­men. Jetzt schal­ten Sie im Re­gis­ter­blatt Über­prü­fen Ih­ren Blatt­schutz wie­der ein, und schon sind Ih­re aus­ge­wähl­ten Da­ten nicht mehr sicht­bar. Zum Da­ten­schutz ge­hört auch, dass Sie Ih­re per­sön­li­chen Da­ten aus der Ex­cel-Ar­beits­map­pe ent­fer­nen. Da­mit aus Ih­rer Ar­beits­map­pe kei­ne in­di­vi­du­el­len Hin­wei­se mehr aus­ge­le­sen wer­den kön­nen, ak­ti­vie­ren Sie das Re­gis­ter­blatt Da­tei. Dort wäh­len Sie die Ka­te­go­rie In­for­ma­tio­nen aus. Kli­cken Sie auf das Sym­bol Auf Pro­ble­me über­prü­fen und auf Do­ku­ment prü­fen. Das Dia­log­fens­ter Do­ku­men­ten­prü­fung er­scheint. Be­las­sen Sie hier das Häk­chen in dem Kon­troll­kas­ten Do­ku­men­ten­ei­gen­schaf­ten und per­sön­li­che In­for­ma­tio­nen. Be­tä­ti­gen Sie dann die Schalt­flä­che Prü­fen und im Fol­ge­fens­ter die Schalt­flä­che Al­le ent­fer­nen. Durch das Be­tä­ti­gen der Schalt­flä­che Schlie­ßen be­en­den Sie die Do­ku­men­ten­prü­fung. Ih­re per­sön­li­chen Da­ten sind jetzt aus der Ar­beits­map­pe ent­fernt wor­den.

Das Kenn­wort zum Ver­schlüs­seln der Ar­beits­map­pe ge­ben Sie im Re­gis­ter Da­tei über das Sym­bol Ar­beits­map­pe schüt­zen ein.

Mit der Da­ten­über­prü­fung kön­nen Sie feh­ler­haf­te Ein­ga­ben durch den An­wen­der ver­hin­dern.

Mit dem Blatt­schutz le­gen Sie fest, in wel­che Be­rei­che der An­wen­der et­was ein­ge­ben darf.

Mit Hil­fe der For­ma­tie­rung kön­nen Sie im Be­ar­bei­tungs­fens­ter die In­hal­te aus­blen­den.

Schüt­zen Sie zu­sätz­lich zu den In­hal­ten auch die Ta­bel­len­struk­tur.

Ach­ten Sie auf das Re­gis­ter mit den Ta­bel­len­tools: Hier ste­hen Ih­nen spe­zi­el­le Funk­tio­nen zur Ver­fü­gung.

Mit dem Ar­beits­map­pen­schutz ver­hin­dern Sie, dass Ta­bel­len­blät­ter ver­scho­ben wer­den kön­nen.

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