Excel-tabellen sperren und schützen
Sensible Informationen sichern
Daten können in Excel ausgelesen und manipuliert werden. Schützen Sie Ihre sensiblen Daten mit den Schutzmechanismen, die Excel Ihnen zur Verfügung stellt.
Die Eingabe Ihrer sensiblen Daten
Überlegen Sie sich zunächst eine sinnvolle Struktur. Legen Sie fest, welche Informationen Sie benötigen. tippen Sie dazu in die Zelle A1 ein: Vorname. In den Spalten rechts davon folgen dann die Eintragungen name, Geburtsdatum, Geschlecht, Abteilung. Erzeugen Sie noch einen weiteren Eintrag für das Alter. Dieses soll berechnet werden. Ab der nächsten Zeile werden die Daten eingetragen. tippen Sie zunächst einen testdatensatz ein: Vorname Name Geburtsdatum Geschlecht Abteilung NN NN 02.10.1980 M EK Das Alter wird mit der Formel DAtEDIF berechnet. Diese Funktion benötigt folgende Argumente: Geburtstag, aktuelles Datum, Formatierung. Die Ausgabe des Alters soll in Jahren erfolgen. Aber Achtung: Bei dieser Funktion handelt es sich um eine nicht in die deutsche Excel-Version übernommene Funktion. Deshalb werden bei der Eingabe auch keine Argumente vorgeschlagen, und für die Formatierung muss das Y von Year eingegeben werden. In diesem Beispiel lautet die Formel: =DAtEDIF(c2;hEUtE();“Y“) nach diesen Eingaben wandeln Sie den Eingabebereich in einen tabellenbereich um. Dazu muss sich die Schreibmarke in der Zelle des berechneten Alters befinden. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen auf das Symbol Als tabelle formatieren. Eine Auswahl an Formatierungsvorschlägen wird eingeblendet. Wählen Sie zum Beispiel das Format Blau, tabellenformat – Mittel2 aus. Das Dialogfenster Als tabelle formatieren wird eingeblendet. Die Auswahlmarkierung wird um den gewünschten Bereich dargestellt, und das Kontrollkästchen tabelle hat Überschriften ist aktiviert. Durch das Betätigen der Schaltfläche OK wird der Bereich in eine tabelle formatiert. Zusätzlich zur Formatie-
rung erkennen Sie das daran, dass die Spalten mit den Überschriften ein Filtersymbol erhalten haben und ein zusätzliches Register Tabellentools eingeblendet wird.
Datenüberprüfung während der Eingabe
Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, nur bestimmte Werte in eine Zelle einzugeben. Dadurch verringern Sie die Eingabe fehlerhafter Daten. Diese Möglichkeit sollten Sie nutzen. Klicken Sie in die erste Zelle mit dem Testdatensatz. Aktivieren Sie das Registerblatt Daten. Klicken Sie dort direkt auf das Symbol Datenüberprüfung. Im jetzt eingeblendeten Untermenü wählen Sie den Befehl Datenüberprüfung aus. Das gleichnamige Dialogfenster wird eingeblendet. Im Registerblatt Einstellungen finden Sie das Auswahlfeld Zulassen. Wählen Sie in diesem Feld den Eintrag Textlänge aus. In dem Auswahlfeld Daten legen Sie die Auswahl auf die Bedingung größer oder gleich fest. In das Feld Minimum tippen Sie nun den Wert 3 ein. Sie wollen in dieser Zelle keine fehlerhaften Eingaben erlauben und den Anwender auf falsche Eingaben hinweisen. Aktivieren Sie also im aktuellen Dialogfenster das Registerblatt Fehlermeldung. Setzen Sie, falls nicht vorhanden, einen Haken in das Kontrollkästchen Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden. Tippen Sie in das Feld Titel den Text Prü- fung ein. In das Feld Fehlermeldung schreiben Sie: Bitte mindestens drei Zeichen eingeben. Mit dem Auswahlfeld Typ wählen Sie aus, wie streng die Prüfung erfolgen soll. Stopp: Mit dieser Auswahl wird nur eine Eingabe im festgelegten Gültigkeitsbereich erlaubt. Einträge außerhalb des Gültigkeitsbereichs werden mit einer Fehlermeldung abgewiesen. Weniger streng arbeitet der Typ Warnung: Diese Auswahl gibt eine Warnmeldung aus, wenn sich Ihre Daten nicht im Gültigkeitsbereich befinden. Sie können die Daten mit einem Klick auf die dann eingeblendete Schaltfläche Fortfahren: Ja trotzdem eingeben. Keine Sicherheit bietet der Typ Information: Mit dieser Auswahl bekommen Sie nur den Hinweis, dass sich Ihre Daten außerhalb des Gültigkeitsbereichs befinden; die Daten werden aber dennoch in die Zelle eingetragen. Um sicherzustellen, dass nur Einträge im Gültigkeitsbereich übernommen werden, wählen Sie den Typ Stopp aus. Durch das Betätigen der Schaltfläche OK wird die Datenüberprüfung für diese Zelle aktiviert. Die nächste Zelle legen Sie auf die gleiche Art und Weise mit der Datenüberprüfung fest. In der Zelle Geburtsdatum soll nur die Eingabe von Datumswerten erlaubt sein. Zudem muss das Datum größer als das aktuelle Tagesdatum sein. Legen Sie daher in der Datenüberprüfung im Auswahlfeld Zulassen die Auswahl Datum fest. Im Bereich Daten wählen Sie aus: kleiner als. In das Eingabefeld Enddatum tippen Sie die Funktion =HEUTE() ein. In das Register Fehlermeldung tippen Sie ein: Nur Datumswerte. Das Datum muss älter als das aktuelle Tagesdatum sein. In der Spalte Geschlecht soll nur die Auswahl M,W und ? möglich sein. Aktivieren Sie für die Zelle die Datenüberprüfung. Im Auswahlfeld Zulassen wählen Sie den Ein- trag Liste aus. In die Zelle Quelle tippen Sie ein: M;W;?. Die Datenüberprüfung für die Abteilungen soll nur Werte aus einem anderen Excelbereich zulassen. Legen Sie zunächst einen Bereich fest, in den Sie alle Abteilungsbezeichnungen eintragen. Zwischen diesem Bereich und Ihrem Tabellenbereich muss sich mindestens eine freie Spalte befinden. Beginnen Sie zum Beispiel in der Spalte H mit der Eingabe Ihrer Abteilungen. Klicken Sie in die Zelle unterhalb der Überschrift Abteilung. Aktivieren Sie die Datenüberprüfung. Wählen Sie im Feld Zulassen den Eintrag Liste aus. Klicken Sie in das Feld
Quelle, und markieren Sie dann den Bereich mit den hinterlegten Abteilungen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK sind in diesem Feld nur noch Eintragungen aus dem Bereich der Abteilung möglich.
Bereiche sperren
Damit der Anwender Ihre Datenüberprüfung nicht umgehen kann, schützen Sie den Inhalt Ihres Arbeitsblattes. Standardmäßig sind alle Zellen einer Excel-Tabelle geschützt; Sie merken das aber erst nach dem Einschalten des Blattschutzes. Damit der Anwender die gewünschten Daten pflegen kann, müssen Sie diese Zellen also vorher zur Dateneingabe freigeben. Markieren Sie die Zellen, die Sie zur Dateneingabe freigeben wollen. In unserem Bei- spiel sind das die Daten mit dem Testdatensatz. Betätigen Sie anschließend die rechte Maustaste, und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zellen formatieren aus. Das gleichnamige Dialogfenster wird eingeblendet. Aktivieren Sie hier das Registerblatt Schutz, und entfernen Sie den Haken aus dem Kontrollkästchen Gesperrt. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK. Damit der Rest Ihrer Tabelle geschützt wird, aktivieren Sie das Register Überprüfen. Klicken Sie in der Gruppe Änderungen auf das Symbol Blatt schützen. Das gleichnamige Dialogfenster wird eingeblendet. Tippen Sie ein Kennwort zum Aufheben des Blattschutzes ein. Entfernen Sie den Haken aus dem Kontrollkästchen Gesperrte Zellen auswählen. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK. Jetzt kann der Anwender nur in den freigegebenen Feldern Daten ändern. Die Datenüberprüfung ist vor Änderungen geschützt. Sie erkennen das im Registerblatt Daten. Die Datenüberprüfung ist jetzt deaktiviert. Sollen allerdings neue Daten erfasst werden, müssen Sie den Blattschutz dafür aufheben. Klicken Sie dann in die letzte Zelle des letzten Datensatzes. Betätigen Sie dort die Tabulator-Taste. Dadurch wird eine neue Zeile zur Eingabe eines neuen Datensatzes eingefügt. Sämtliche Datenüberprüfungen und Formeln werden übernommen. Dadurch können Sie den neuen Datensatz komfortabel eingeben. Nachdem Sie mit der Neuaufnahme von Daten fertig sind, schalten Sie den Blattschutz wieder ein.
Schützen Sie Ihre Tabellenblätter vor unberechtigten Manipulationen
Ihre Tabellenblätter können gelöscht und kopiert werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Namen der Tabellenblätter zu ändern und Tabellenblätter zu verschieben. Das sollten Sie ändern. Aktivieren Sie im Registerblatt Überprüfen das Symbol Arbeitsmappe schützen. Das Dialogfenster Struktur und Fenster schützen wird eingeblendet. Aktivieren Sie im Bereich Inder Arbeitsmappe schützen das Kontrollkästchen Struktur, und tippen Sie in die Eingabezeile Kennwort ein. Betätigen Sie anschließend die Schaltfläche OK. Ab sofort ist auch Ihre Tabellenstruktur geschützt. Mit diesem Schutz haben Sie nicht die Inhalte auf den Tabellenblättern geschützt, sondern die darüber liegende Tabellenstruktur.
Verwenden Sie einen Schutz zum Öffnen Ihrer Arbeitsmappe
Nachdem Sie nun sensible Tabelleninhalte und die Tabellenstruktur vor unberechtigten Zugriffen geschützt haben, sollten Sie auch die komplette Arbeitsmappe mit einem Passwort sichern. Aktivieren Sie dazu das Registerblatt Datei. Klicken Sie in der Kategorie Informationen auf das Symbol Arbeitsmappe schützen. Wählen Sie im
eingeblendeten Untermenü den Befehl Mit Kennwort verschlüsseln aus. Das Dialogfenster Dokument verschlüsseln wird eingeblendet. Tippen Sie in das Feld Kennwort Ihr Kennwort ein. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK werden Sie aufgefordert, Ihr Kennwort noch einmal einzugeben. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Sie sich nicht vertippt haben. Durch das Bestätigen der Schaltfläche OK wird Ihre Datei gesichert. Schließen Sie Ihre Arbeitsmappe, und öffnen Sie diese anschließend wieder. Sie werden dann nach dem Kennwort gefragt. Nur bei Eingabe des korrekten Kennworts wird Ihre Arbeitsmappe geöffnet.
Ein Kennwort entfernen
Bei Bedarf können Sie das Kennwort auch wieder entfernen. Um den Kennwortschutz aufzuheben, müssen Sie die Arbeitsmappe zunächst öffnen. Dann aktivieren Sie das Registerblatt Datei und klicken im Bereich Informationen auf das Symbol Arbeitsmappe schützen. Im Untermenü aktivieren Sie den Befehl Mit Kennwort verschlüsseln. Entfernen Sie dann das Zugangswort, indem Sie den Eintrag im Eingabefeld Kennwort löschen. Betätigen Sie dann die Schaltfläche OK, und speichern Sie Ihre Ar- beitsmappe. Jetzt können Sie Ihre Arbeitsmappe wieder ohne Kennwort öffnen. Mit dem mehrstufigen Sicherheitskonzept von Excel sichern Sie Ihre Daten optimal ab. In der ersten Stufe sorgen Sie dafür, dass Daten nur nach einem bestimmten Schema in Ihre Tabellenblätter gelangen. Dann schützen Sie den Inhalt sensibler Bereiche. Anschließend stellen Sie sicher, dass Ihre Tabellenblätter nicht gelöscht, umbenannt oder verschoben werden können. Zum Abschluss sichern Sie die gesamte Arbeitsmappe vor unberechtigten Zugriffen.
Daten und Formeln verstecken
Jeder, der Zugriff auf Ihre Arbeitsmappe hat, kann alles lesen, auch Ihre Formeln und andere schützenswerte Daten. Um das zu verhindern, sollten Sie sensible Daten vor den Blicken von Unberechtigten schützen. Im einfachsten Fall markieren Sie relevante Felder und setzen die Schriftfarbe auf Weiß. Leider kann der neugierige Anwender die Farbe zurücksetzen. Bedenken Sie auch, dass der Inhalt zwar im Tabellenblatt nicht dargestellt wird, aber in der Bearbeitungsleiste. Der Anwender braucht dazu nur auf die entsprechende Zelle zu klicken. Um Ihre Daten auch in der Bearbeitungsleiste unsichtbar zu machen, entfernen Sie zunächst den Blattschutz. Markieren Sie anschließend die Felder, die verborgen werden sollen. Betätigen Sie anschließend die rechte Maustaste und wählen im dann eingeblendeten Kontextmenü den Befehl Zellen formatieren aus. Aktivieren Sie im daraufhin aktiven Dialogfenster Zellen formatieren das Registerblatt Schutz. Setzen Sie einen Haken in das Kontrollkästchen Ausgeblendet. Durch das Betätigen der Schaltfläche OK werden Ihre Einstellungen übernommen. Jetzt schalten Sie im Registerblatt Überprüfen Ihren Blattschutz wieder ein, und schon sind Ihre ausgewählten Daten nicht mehr sichtbar. Zum Datenschutz gehört auch, dass Sie Ihre persönlichen Daten aus der Excel-Arbeitsmappe entfernen. Damit aus Ihrer Arbeitsmappe keine individuellen Hinweise mehr ausgelesen werden können, aktivieren Sie das Registerblatt Datei. Dort wählen Sie die Kategorie Informationen aus. Klicken Sie auf das Symbol Auf Probleme überprüfen und auf Dokument prüfen. Das Dialogfenster Dokumentenprüfung erscheint. Belassen Sie hier das Häkchen in dem Kontrollkasten Dokumenteneigenschaften und persönliche Informationen. Betätigen Sie dann die Schaltfläche Prüfen und im Folgefenster die Schaltfläche Alle entfernen. Durch das Betätigen der Schaltfläche Schließen beenden Sie die Dokumentenprüfung. Ihre persönlichen Daten sind jetzt aus der Arbeitsmappe entfernt worden.