Tipps & tricks
Mehr Produktivität mit Gmail
Gmail Gestensteuerung
Oft genug kann man allein schon an der Betreffzeile erkennen, wie mit einer E-Mail zu verfahren ist. Wer täglich mit einer Vielzahl an E-Mails konfrontiert wird, weiß deshalb die Gmail-Gestensteuerung besonders zu schätzen. Die Gestensteuerung erlaubt es dem Benutzer, eine Handbewegung mit einer bestimmten Aktion zu verknüpfen. Unter Einstellungen/Allgemeine Einstellungen/Aktionen beim Wischen definieren Sie das Archivieren, Löschen, Gelesen-/Ungelesen-Markieren, Verschieben und Zurückstellen von Mails.
Gmail E-Mails effizient gruppieren
Droht wieder einmal ein zeitlicher Engpass aufgrund zahlreicher E-Mails, die sich angesammelt haben, muss man nicht gleich verzweifeln. Die Mengen-EditFunktion von Gmail verschafft schnellen Überblick. Befinden Sie sich im Posteingang, den Sie verwalten wollen, halten Sie Ihren Finger auf eine E-Mail gedrückt, um diese auszuwählen. Wiederholen Sie dies mit jeder weiteren E-Mail dieser Art bzw. tippen einfach auf das Icon neben der E-Mail, bis ein Überprüfungshaken erscheint. Die Symbole in der Kopfzeile dienen nun als Verknüpfungen zum Archivieren (Order mit Pfeil nach unten), Löschen (Abfalltonne) und Gelesen-/Ungelesen-Markieren (Briefumschlag). Im Kontextmenü finden Sie noch weitere Aktionen, zum Beispiel Verschieben, Labels ändern, (als wichtig) Markieren, Ignorieren und Spam melden. Nun wissen Sie, welche Mails wirklich Ihre Aufmerksamkeit verdienen und können sich Ihre Arbeit besser einteilen.
Gmail Aktionen rückgängig machen
Keine Sorge, falls Sie, wie im vorherigen Tipp beschrieben, zwanzig Mails versehentlich löschen anstatt sie zu archivieren – nach jeder solchen Aktion gibt Gmail Ihnen eine kurze Frist, es sich noch einmal anders zu überlegen. Die Option Rückgängigmachen erscheint in der Fußzeile der App und bietet Schutz gegen voreilige Entscheidungen. Einmal darauf getippt, und schon ist die letzte getätigte Aktion rückgängig gemacht. Wer wirklich jegliches Risiko vermeiden will, der findet unter Einstellungen/Allgemeine Einstellungen/ Aktionsbestätigungen zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen, sodass die App immer noch einmal nachfragt, bevor sie Nachrichten endgültig löscht, archiviert und/oder bestätigt.
Inbox by Gmail Fünf-Sekunden-Sendeverzögerung
Wer selbst nach dem Absenden einer E-Mail die Gelegenheit beibehalten möchte, sich nochmals umzu-
entscheiden, der muss zur neueren App Inbox by Gmail umsteigen.
Es kann durchaus vorkommen, dass man sich beim Beantworten des dritten Dutzend E-Mails im Automatismus der Arbeit verliert und sich Leichtsinnsfehler einschleichen. Trotz aller Sicherheitsvorkehrungen merkt man dann erst beim Absenden, dass der wichtige Anhang fehlt oder sich ein Tippfehler beim Empfängernamen eingeschlichen hat. Inbox by Gmail hält ‚abgesendete‘ E-Mails noch fünf Sekunden lang zurück, währenddessen Sie die Aktion noch schnell abbrechen können.
Gmail Widgets verwenden Damit sich E-Mails erst gar nicht zu einer kritischen Masse ansammeln können, helfen Gmail-Widgets, diese zügiger abzuarbeiten.
Widgets haben zwar den schlechten Ruf, von anderen Dingen abzulenken; doch regelmäßige Erinnerungen an nicht getane Arbeit beim mehrmals täglichen Smartphone-Überprüfen kann der Produktivität sicher nicht schaden. Zwei Widget-Optionen stehen bei Gmail zur Auswahl: Entweder, Sie erstellen eine Übersicht aller E-Mails eines bestimmten Postfachs (Gmail 3x3) oder eine Verknüpfung zu einer bestimmten Kategorie (Gmail-Label), zum Beispiel alle als wichtig markierten Nachrichten/Unterhaltungen.
Gmail Smarte Suchfunktion Ein großer Vorteil, den Gmail im Vergleich zu anderen E-Mail-Apps auszeichnet, ist der gleiche, mit dem sich der Konzern weiterhin eine goldene Nase verdient: eine smarte Suchfunktion in der E-Mail-App.
Ganz wie bei anderen E-Mail-Apps finden Sie natürlich Nachrichten anhand der Namen der Korrespondenten bzw. anhand von Schlüsselwörtern im Text. Darüber hinaus bietet Gmail aber weitere Suchparameter, die Ihnen das Leben erleichtern: Mit has:attachment filtern Sie zum Beispiel alle E-Mails mit Anhang heraus. Wenn Sie after:2018/09/01 eingeben, werden Ihnen nur Nachrichten seit dem vierten Quartal letzten Jahres angezeigt. Eine vollständige Liste aller verfügbarer Suchparameter finden Sie unter https://goo.gl/fjSJU8/; viele lassen sich auch kombinieren.
Gmail Unterhaltungen ignorieren Damit sich Ihre Zeit auch lohnt, sollten Sie frühzeitig entscheiden, welche Mails doch eher nur Zeitverschwendung darstellen. Mit Gmail lassen sich daher bestimmte E-Mail-Korrespondenzen stummschalten.
Dazu wählen Sie die gewünschte Unterhaltung aus, tippen oben rechts, um das Kontext-Menü aufzurufen und wählen anschließend Ignorieren aus. Neue Antworten innerhalb dieser Korrespondenz lösen nun keine Benachrichtigungen mehr aus und werden auch nicht mehr im Posteingang angezeigt. Stattdessen verschiebt Gmail solche Nachrichten nun automatisch ins Archiv. Die Markierung Ungelesen bleibt jedoch bestehen. Diese Ignorier-Funktion macht immer dann Sinn, wenn die in der E-Mail besprochene Angelegenheit zeitlich unkritisch oder unwichtig genug ist, dass eine persönliche Antwort ruhig warten kann. Solche Nachrichten sind dennoch nicht unwichtig oder lästig genug, dass eine vollständige Blockierung des Absenders in Frage käme.
Gmail Adressen blockieren Wenn Bitten und Betteln nicht hilft und man dennoch partout weiterhin auf der Mailingliste verbleibt, gibt es nur noch eine Lösung: Blockieren.
Öffnen Sie dazu einfach eine beliebige Nachricht des Störenfrieds, tippen auf den Menü-Knopf, wählen dort Adresse blockieren aus und bestätigen die Aktion nochmals. Von nun an wandern alle Nachrichten von dieser Adresse direkt in den Papierkorb. Ändern Sie Ihre Meinung und wollen das Blockieren rückgängig machen, suchen Sie einfach nach der Adresse und machen den Vorgang rückgängig. Einige Google-eigene Adressen sind von der Gmail-App aus allerdings nicht blockierbar.
Gmail Spam-Filter konfigurieren Unerwünschte, private E-Mail-Absender sind eine Sache; unerwünschten Spam jedoch sollte man dem in Gmail integrierten Spam-Filter hinzufügen.
Zur Konfiguration des Spam-Filters müssen Sie die Gmail-Webseite besuchen. Innerhalb der Mobil-App sind Sie lediglich darauf beschränkt, E-Mails abzurufen, die im Spam-Ordner gelandet sind. Unter mail.google.com loggen Sie sich zunächst ein, klicken auf das Zahnradsymbol und nun auf Filter & blockierte Adressen. Von hier aus klicken Sie auf das Pfeilsymbol innerhalb der Suchleiste, um einen eigenen Filter ganz nach Ihren Ansprüchen anzulegen. Alternativ können Sie bestehende Filter auch importieren.
Gmail Intelligente Antwort Eine der neueren Funktionen in Gmail ist die so genannte Intelligente Antwort. Ein Google-Algorithmus analysiert dabei automatisch den Inhalt Ihrer E-Mails und schlägt Ihnen geeignete Antworten vor.
Dabei kommen neueste Entwicklungen im Feld des maschinellen Lernens (aus der KI-Forschung) zum Tragen. Die Genauigkeit des Algorithmus wird auf Basis von Benutzerdaten trainiert und kann durchaus große Zeitersparnis mit sich bringen. Die Intelligente Antwort ist standardmäßig in Gmail aktiviert. Wer allerdings Bedenken dabei hat, die eigene EMail-Korrespondenz zu kommerziellen Forschungszwecken zur Verfügung zu stellen, kann die Funktion auch abschalten. Dies muss für jedes verknüpfte E-Mail-Konto separat eingestellt werden: Einstellungen/Adresse des gewünschten Email-Kontos/Intelligente Antwort.
Gmail Automatisch-Weiter-Funktion Steht ein Stapel von E-Mails an, in dem Sie ausnahmslos eine Antwort schuldig sind, steht Ihnen die Automatisch-Weiter-Funktion beiseite. Damit vermeiden Sie unnötige Menü-Navigation und gelangen automatisch zu jeder neuen Nachricht.
Unter Einstellungen/Allgemeine Einstellung en/ Automatisch Weiter stellen Sie die Funktion ein, sodass nach jeder abgearbeiteten E-Mail entweder die nächst-neuere, nächst-ältere oder einfach die nächste E-Mail in der Konversationsliste aufgerufen werden soll. So können Sie sich ganz aufs Schreiben konzentrieren und lassen sich nicht von Nebensächlichkeiten ablenken.
Gmail Google-Drive-Integration Wer verschickt schon noch Anhänge? Mit Gmail laden Sie Dateien bis zu 10 GByte bei GoogleDrive hoch und verschicken im selben Arbeitsschritt die Zugangslinks dafür.
Geht es darum, größere Dateien zu verschicken (bis zu 25 MByte), so wird dies von vielen E-Mail-Clients generell negativ bewertet – im schlimmsten Fall laufen Sie Gefahr, dass man Ihre E-Mails mit größeren Anhängen automatisch ablehnt! Voraussetzung für die Dateifreigabe per E-Mail ist die Installation der GoogleDrive-App. Diese muss mit einem Google-Konto authorisiert sein, das gleichzeitig mit der Gmail-App verbunden ist. Der Rest fällt nunmehr kinderleicht: Erstellen Sie einfach eine neue Nachricht in Gmail und wählen unter dem Anhang-Symbol aus Drive einfügen. In der Ordnerstruktur wählen Sie nun eine oder mehrere
Dateien. Überschreitet der Anhang 25 MByte, wird automatisch ein Zugangslink in GoogleDrive für den Empfänger generiert.
Gmail Gmail-Statistiken abrufen Klar: Die generierten und durch Gmail erfassten Daten kommen Google zunutze. Der Dienst erlaubt Ihnen aber auch, selbst Ihre verschiedenen Nutzungs-Statistiken zur persönlichen Analyse von der Gmail-App herunterzuladen.
Dadurch erlangen Sie nicht nur einen klareren Überblick und bessere Wahrnehmung über die gespeicherten Daten, sondern können auch Ihre Produk- tivität bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails überprüfen. Bis man dort angelangt ist, muss man sich allerdings leider durch eine Reihe von Google-Menüs wühlen. Und so geht´s: Einstellungen/Adresse des g ewünschten E-MailKontos/Google-Konto verwalten/Daten & Personalisierung. Hier scrollen Sie nach unten und erreichen Dinge,die Sie erstellen und Ihr e Aktivitäten. Nun tippen Sie in der Liste mit Google-Diensten auf ein beliebiges Logo. Auf der nächsten Seite finden Sie Gmail unter Beliebte Google-Dienste und klappen mit einem Klick die weiteren Details aus. Im Kontextmenü von Gmail finden Sie nun schließlich die Option Daten herunterladen, mit der Sie einen vollständigen Bericht zu Ihren von Gmail erfassten Daten abrufen können. Fabian Bambusch
Gmail-Speicher aufräumen Seit dem Start von Gmail im Jahr 2004 hat sich der Speicherplatz für kostenlose Benutzer mehr als verzehnfacht. Dennoch kommt man aufgrund immer größerer Dateiformate schnell an seine Grenzen. Zeit, Ihren Gmail-Speicher aufzuräumen.
Dateien löschen Die Gmail-Suchfunktion erlaubt Ihnen, mit Hilfe der Suchparameter :has_attachment (für Anhänge) und larger:5m (für E-Mails von mindestens 5 MByte) einen Filter für E-Mails mit Anhängen zu setzen. Dies lässt sich zusätzlich verfeinern, indem Sie nach bestimmten Dateiformaten suchen, etwa filename:mp3 oder filname:avi. Somit spüren Sie leichter EMail-Anhänge mit größerem Umfang auf. 2 E-Mails in schlichten Text speichern HTML-E-Mails nehmen normalerweise nicht nennenswert mehr Platz in Anspruch als E-Mails in schlichtem Textformat. Sobald Ihr E-Mail-Archiv allerdings Hunderte von Nachrichten umfasst, sind die integrierten Bilder und Textformatierungen den zusätzlichen Speicherplatz nicht mehr wert. Wählen Sie im GmailBrowser-Interface für die nächste Nachricht in den Einstellungen Nur-Text-Modus (in der App-Version nicht verfügbar). 3 Backups für das Gmail-Archiv Oft fällt es schwer, sich von alten Emails zu trennen; vor allem, wenn man sich nicht sicher sein kann, ob diese in Zukunft nicht doch noch wichtig werden könnten. Mit einer lokalen Kopie des Archivs gehen Sie hier auf Nummer sicher. Die Einstellungen dafür müssen Sie ebenfalls im Browser vornehmen: Unter Einstellungen/Weiterleitung & POP/IMAP stellen Sie ein, wie sich Gmail beim Zugriff von Drittprogrammen verhalten soll. Google stellt dafür sogar eine ausführliche Konfigurationsanleitung auf dieser Seite zur Verfügung. POP (Post Office Protocol) bedeutet generell, dass E-Mails bei Abruf auf Ihrem lokalen Computer gespeichert und üblicherweise vom Mail-Anbieter gelöscht werden. IMAP (Internet Message Access Protocol) bedeutet hingegen, dass die Nachrichten auf dem Mailserver Bestand haben, sodass mehrere externe EMail-Programme weiterhin unabhängig Zugriff behalten.