Mehr als nur Buchhaltung
Dem Traum vom papierlosen Büro kommen die Anbieter kaufmännischer Lösungen immer näher: Belege mobil fotografieren – und direkt verbuchen: Das ist effizient. Wir haben vier Softwarepakete und drei Cloud-Dienste genauer unter die Lupe genommen.
Keine Installation, geringe Kosten, auf jedem Gerät nutzbar: Online-Dienste erfreuen sich zurecht wachsender Beliebtheit. Selbst klassische Komplettpakete werden im zunehmenden Maße um Online-Komponenten ergänzt. Welche Lösung die jeweils beste ist, hängt von Ihren betrieblichen Anforderungen ab.
Lexware financial office 2019: Alles unter einer Oberfläche
Lexware financial office 2019 vereint als Einzelplatzversion die Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Auftragsbearbeitung. Alle drei Bereiche sind nahtlos miteinander verknüpft, wobei Auftragsbearbeitung und Lohnbuchhaltung der Finanzbuchhaltung zuarbeiten. Geschäftsvorgänge aus beiden Bereichen werden im Hintergrund automatisch in den Buchungsstapel übertragen. Großer Pluspunkt: die durchdachte Anwenderunterstützung. Geschäftsvorgänge werden bei financial office nach dem Schubladenprinzip zusammengeklickt. Im Bereich der Lohnbuchhaltung führt ein Assistent durch die Abrechnung. Die Auftragsbearbeitung lässt sich um das kostenlose Lexware mobile erweitern, über das man Geschäftszahlen abrufen, Kundendaten und Aufträge erfassen kann. In der Version 2019 baut Lexware das digitale Büro weiter aus: So lassen sich elektronische Belege mit Buchungssätzen verknüpfen und gesetzeskonform archivieren; was einem die Papierarchivierung ersparen kann.
Sage 50 Cloud Standard: Mix aus Desktop und Cloud
Bei Sage 50 Cloud Standar d sind Auftragsbearbeitung und Finanzbuchhaltung enthalten, jedoch keine Lohnbuchhaltung. Das Paket ist ein Mix aus Desktop-Version und Cloud-basierten Komponenten, die sich bei Bedarf – teils kostenpflichtig – ergänzen lassen. Über die Integration zu Microsoft Outlook 365 lassen sich zudem Termine und Aufträge mobil erfassen. Beide Bereiche – Finanzbuchhaltung und Auftragsbearbeitung – lassen keine Lücken erkennen und sind umfangreich ausgestattet. Handelsbetriebe dürfen sich über die Anbindung an den hauseigenen Webshop und die optionale Touch-Kasse freuen. Online-Banking und Volltextsuche kosten extra.
WISO Mein Büro 365 Standard: mit Modulen erweiterbar
WISO Mein Büro 365 Standard umfasst neben Auftragsbearbeitung und Buchhaltung
auch Textverarbeitung, Kalender und Dokumentenverwaltung. Wem das nicht reicht, kann den Umfang mit derzeit 16 kostenpflichtigen Modulen erweitern. Wichtige Zusatzfunktionen sind etwa Kasse, Lager oder Projektverwaltung. Ebenfalls an Bord ist eine mobile Version, mit der man unterwegs Angebote und Rechnungen erfassen kann. In Sachen Buchhaltung beherrscht Mein Büro ausschließlich die EÜR. Für den elektronischen Datenaustausch mit dem Finanzamt benötigt man ein Zusatzmodul. Wichtige Kennzahlen, etwa Umsätze, Einnahmen und Ausgaben, sind mit den vorhandenen Berichten abgedeckt.
WISO EÜR & Kasse 2019: noch ohne Apps
Das Schwesterprodukt WISO EÜR & Kasse 2019 ist nicht erweiterbar. Zur Ausstattung gehören neben der EÜR eine Auftragsbearbeitung ohne Lagerverwaltung sowie die Anlagenverwaltung. Die drei Bereiche sind miteinander verknüpft, so dass die Buchungssätze bei Anlagenzugängen oder Ausgangsrechnungen halbautomatisch in der Buchhaltung landen. Die Digitalisierung ist hier noch nicht wirklich angekommen: Auf eine mobile App muss man ebenso verzichten wie auf digitale Belegarchivierung oder Dashboards. Dafür gibt es eine direkte Anbindung an die Steuersoftware WISO steuer:Sparbuch.
Kaufmännische Cloud-Dienste
In Sachen Ausstattung haben Cloud-Dienste inzwischen mit klassischen Paketen gleichgezogen. Zumindest dann, wenn die EÜR genügt oder der lästige Papierkram an den Steuerberater weitergereicht wird. Wer gern modern arbeitet, wird hier fündig.
Debitoor M: schlanker Dienst
Debitoor M ist ein gut strukturierter CloudDienst mit überraschendem Tiefgang. So profitieren etwa Dienstleister von AboRechnungen. Zuletzt erhielt die mobile App ein Update, sodass unterwegs mehr Kundendaten zur Verfügung stehen. Ein Dashboard fasst wichtige Kennzahlen zusammen. Eine solche Übersicht gibt es auch im Bereich der Anlagenverwaltung. Neben der obligatorischen EÜR werden bei den Auswertungen auch Bilanz & GuV angeboten. Die doppelte Buchführung – wie für Kapitalgesellschaften vorgeschrieben – beherrscht der Cloud-Dienst indes nicht. Bei Bedarf lassen sich weitere Online-Dienste von Debitoor-Partnern ergänzen.
LexOffice Buchhaltung & Berichte: effizient und elegant
Die Cloud-Lösung LexOffice ist in drei Versionen erhältlich. Den Unterschied macht
die Buchhaltung: Nur mit dem umfangreichsten Paket Buchhaltung & Beric hte lässt sich die obligatorische EÜR erstellen. Neue Funktionen werden unterjährig ergänzt. Zuletzt sind Alternativpositionen in Angeboten, Abschlagsrechnungen oder Rechnungskorrekturen hinzugekommen. LexOffice arbeitet belegorientiert, sodass man mit klassischen Buchungsmasken gar nicht erst in Berührung kommt. Angebote und Rechnungen sind mit wenigen Eingaben schnell verarbeitet. Digitale Belege lassen sich per Drag & Drop übernehmen und mit OCR-Unterstützung für die EÜR kategorisieren. Ein großes Lob gibt es für das übersichtliche Dashboard. Lücken weist die Anlagenverwaltung auf, die keine Gebäude akzeptiert. Alles in allem aber ein eleganter, effizienter Cloud-Dienst, der Spaß macht.
Sage Business Cloud Buchhaltung: professioneller Auftritt
Die Sage Business Cloud Buchhaltung hörte früher auf den Namen Sage One und verbindet die beiden Bereiche Auftragsbearbeitung und Finanzbuchhaltung. Der Cloud-Dienst ist nicht ganz so elegant wie LexOffice, dafür jedoch in Teilbereichen besser ausgestattet. So beherrscht die Software neben der Gewinnermittlung auch die Bilanzierung, und in der Auftragsbearbeitung kann für einzelne Artikel die Bestandsführung eingerichtet werden. Auch hier wird grundsätzlich belegorientiert gearbeitet. Gescannte oder digitale Belege lassen sich gesetzeskonform archivieren. Mit der App zum Cloud-Dienst kann man unterwegs Rechnungen erstellen oder Geschäftszahlen abrufen. Ein professionelles Dashboard rundet den Umfang ab.
Fazit: Cloud-Dienste meist flexibler
Die meisten kaufmännischen CloudDienste richten sich an Kleinbetriebe mit überschaubarem Belegvolumen. Sie können den Service auf unterschiedlichen Endgeräten nutzen – ohne eigene Infrastruktur. Über die belegorientierte Arbeitsweise finden selbst Einsteiger einen schnellen Zugang zur trockenen Materie. Klassische Komplettlösungen lassen sich dagegen oft besser in die lokale Softwareumgebung einbinden und sind bei einem Wechsel auf größere Pakete besser ausgestattet. Bei den Cloud-Diensten liegen LexOffice und SageOne gleichauf. LexOffice ist ein gelungener Mix aus innovativer Benutzerführung und Liebe zum Detail. SageOne ist für wachstumsorientierte Unternehmen besser geeignet, da die Bilanz in vollem Umfang unterstützt wird. Bei der Software liegt wegen der umfangreichen Ausstattung Lexwarefinancial office 2019 vorn.