Videokonferenz aus der Cloud Online-Tools für teilvirtuelle Team-Meetings
Professionelle Videokonferenzen lassen sich mit Cloud-Software auch ohne technische Kenntnisse leicht durchführen. Viele Tools sind sogar kostenlos.
Konferenzen sind aufwändig zu organisieren, ziehen sich mit schöner Regelmäßigkeit wie Kaugummi und enden nicht selten mit einem Ergebnis, das niemanden so recht zufriedenstellt. Verfrachtet man sie aber in einen virtuellen Meetingraum, lösen sich diese Nachteile oftmals wie von selbst in Luft auf. Online-Videokonferenzen lassen sich spontan ansetzen, finden also genau dann statt, wenn man sie auch tatsächlich benötigt. Schnell auf den Punkt zu kommen geht dann wie von selbst, und man kann ihnen beitreten, ohne dafür das Zimmer verlassen zu müssen. Laut dem Digitalverband Bitkom setzte schon im Jahr 2018 fast jedes zweite hiesige Unternehmen auf Online-Meetings (47 Prozent). Für Online-Videokonferenzen steht eine große Menge an spezieller Meetingraum-Hardware zur Auswahl. Deutlich preiswerter sind aber die Cloud-Lösungen, bei denen User nur für die Nutzung zahlen, sich aber nicht um die dahinter stehende Technik kümmern müssen. Sie gibt es teilweise zum Nulltarif, denn viele Hersteller haben eine Test-Version ihrer Cloud-Software im Angebot oder bieten, wie Microsoft oder Unify, sogar eine, in ihrer Funktionsfähigkeit kaum eingeschränkte, Kostenlos-Variante an. Bei den Bezahl-Tarifen wird typischerweise pro Nutzer oder Gastgeber abgerechnet. Der Unterschied: Nur der Gastgeber kann ein Meeting starten und dann einzelne Nutzer einladen.
Cloud-Videokonferenzsysteme für Unternehmen: mehr als nur Skype 2.0
Dem Chat-Klassiker Skype haben die für den Profi-Einsatz ausgerichteten CloudVideokonferenzsysteme einiges voraus. Die vorgestellten Tools holen mindestens drei Teilnehmer mitsamt ihrem Videostream auf den Bildschirm. Erwarten kann man außerdem eine Integration in die SoftwareInfrastruktur der Firma, eine verschlüsselte Übertragung, und Features wie das Teilen des Bildschirminhaltes und Zeichenwerkzeuge, die sich von der virtuellen Runde nutzen lassen, um Sachverhalte anschaulich darzustellen. Auch lassen sich die Konferenzen in der Regel aufzeichnen und auf dem Cloud-Speicher des Anbieters ablegen. Je nach Anbieter klappt ein Dateiaustausch zwischen den Meeting-Teilnehmern.
Cisco WebEx Meetings: für kleine Teams preiswert
Wer sich für Videokonferenzen interessiert, landet früher oder später beim Marktführer Cisco. Der bietet unter dem Produktnamen WebEx Meetings diverse Pakete für virtuelle Konferenzräume an. Kleine Unternehmen und Teams sind mit dem Starter- Tarif am günstigsten bedient. Jeder Gastgeber, der ein Meeting anberaumen möchte, zahlt 12,85 Euro pro Monat (bei jährlicher Abrechnung, alternativ 14,25 Euro bei monatlicher Abrechnung) und kann bis zu 50 Teilnehmer in seine Konferenz einladen. Alle Tarife von WebEx Meetings punkten durch ihren großen Funktionsumfang, der von der Bildschirm- und Anwendungsfreigabe, Kalenderintegrationen in Office 365, Outlook und Google Kalender bis hin zu der Teilnahme per VoIP oder per TelefonEinwahl und der Unterstützung von Android- und iOS-Mobilgeräten reicht. Zudem lassen sich Meetings auch in Bild und Ton aufzeichnen. Beim Starter- Tarif stellt Cisco dafür fünf GByte Speicherplatz in seiner Cloud zur Verfügung. Wie LogMeIn GoToMeeting kann auch WebEx Meetings mit den kostenpflichtigen Optionen GoToWebinar und GoToTraining um Funktionen für Webinare und Trainings erweitert werden.
ClickMeeting: Webinar-Profi mit großem Funktionsumfang
ClickMeeting ist eine vielseitige WebinarLösung, die es unter anderem erlaubt, Inhalte direkt auf Facebook und YouTube zu streamen, um so besonders leicht ein großes Publikum zu erreichen. Die klassische Videokonferenz in HD-Qualität beherrscht das Web-Tool allerdings genauso. Bis zu 25 Teilnehmer können sich in einem virtuel
len Meeting-Raum versammeln. Der Zugang gelingt über den Browser, das Smartphone oder per Einwahl über ein (VoIP-) Telefon. Das Planen und Anberaumen von Konferenzen erledigt man über eine Weboberfläche, die auch eine Kalenderintegration für Microsoft Outlook und den Google Kalender vorsieht. Eine Desktop-Software bietet der Hersteller allerdings nicht an. Mit 22 Euro pro Monat im günstigsten Bezahltarif Live gehört ClickMeeting nicht zu den günstigsten Videokonferenz-Lösungen, macht das aber durch seinen großen Funktionsumfang wieder wett. So lassen sich zum Beispiel bis zu sechs Stunden Video aufzeichnen und bis zu ein GByte an Dateien in der Hersteller-Cloud ablegen. Für Videokonferenzen bietet ClickMeeting Präsentations-Werkzeuge wie eine DesktopFreigabe und einen Dateiaustausch, Umfragen und Abstimmungen, ein Whiteboard und eine Chat-Funktion. Auch der Wechsel der Moderatoren-Rolle ist jederzeit möglich.
LogMeIn GoToMeeting: unbegrenzter Cloud-Speicherplatz in der Pro-Version
Mit seinem Cloud-Dienst GoToMeeting verspricht Anbieter LogMeIn schnelle, einfache und zuverlässige Video-Meetings. Und tatsächlich sind die Zugangshürden erfreulich niedrig. GoToMeeting steht auch in der günstigsten Version Starter, die bei jährlicher Abrechnung 19 Euro pro Monat kostet, als mobiler und Desktop-Client für alle gängigen Plattformen zur Verfügung und kann direkt im Webbrowser laufen. Über Plug-ins lassen sich Konferenzen auch direkt in Microsoft Outlook, Office 365 und Google Kalender planen und Teilnehmer per Mail einladen. Wie Cisco WebEx Meetings kann Sie GoToMeeting über eine Call-Me- Funktion sogar anrufen – wer das Gespräch entgegennimmt, landet direkt in der Konferenz. Im Starter- Tarif lassen sich HD-Videokonferenzen mit zu elf Teilnehmern veranstalten. Enthalten sind Sitzungs-Werkzeuge wie eine Bildschirmfreigabe und die Übertragung der Moderatorenrechte, mehr allerdings auch nicht. Ein Whiteboard, die Übergabe von Tastatur- und Maussteuerung oder eine unbegrenzte Aufzeichnung in der Cloud gibt es erst ab dem Pro- Tarif, der mindestens 29 Euro pro Monat kostet.
Microsoft Teams: auch als kostenlose Version mit Office 365 erhältlich
Kleine Unternehmen, die Produkte von Microsoft für ihre tägliche Arbeit einsetzen, kommen bei Videokonferenzen eigentlich nicht um Microsoft Teams herum. Teams ist eng mit Office 365 verknüpft und eine Collaboration-Plattform, die ihre Funktionen unter einer zentralen Oberfläche bereitstellt. Enthalten sind neben den Webversionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote auch Chats und Dateifreigaben sowie vor allem die Möglichkeit, Audio- und Videoanrufe für Einzel- oder Gruppenge
spräche durchzuführen. Videokonferenzen lassen sich mit Teams in Full-HD abhalten. Diese Features sind bereits in der GratisVersion von Teams enthalten. Sie ist für bis zu 300 Nutzer ausgelegt, kommt mit zehn GByte Cloud-Speicher und zusätzlich zwei GByte Speicherplatz für jeden Nutzer. Insbesondere für kleine Unternehmen und Start-ups spannend: Laut Microsoft ist die Gratis- Version zeitlich unbeschränkt nutzbar. Für den günstigsten Bezahl-Tarif Office 365 Business Essentials sind pro Benutzer und Monat 4,20 Euro fällig, sofern man sich für ein Jahresabonnement entscheidet. Zusätzlich mit im Paket sind dann auch ein TByte Cloud-Speicherplatz für jeden Benutzer, die Webversion von Outlook sowie Microsofts hauseigener Videodienst Stream, um alle Besprechungen in der Cloud aufzuzeichnen.
Unify Circuit: Informationen schnell per Stichwortsuche finden
Videokonferenzen sind nur einer von vielen Mosaiksteinen, aus denen sich die Kommunikations- und Kollaborationslösung zusammensetzt. Der Fokus von Circuit liegt vielmehr darauf, Unternehmen einen zentralen Online-Meeting-Raum zur Verfügung zu stellen, in dem sich die Mitarbeiter miteinander austauschen können. Sämtliche Inhalte wie Videos, Chats oder Dateien werden auf den Unify-Servern gespeichert und lassen sich nach Stichworten durchstöbern. Begriffe kann man auch selbst vergeben, um etwa einen Chat damit zu kennzeichnen. Das macht es sehr leicht, Informationen wiederzufinden und begonnene Konversationen nahtlos fortzusetzen. Circuit läuft im Browser, steht aber auch als Desktop-App für Windows und macOS sowie für Android und iOS zur Verfügung. Videokonferenzen lassen sich mit Circuit leicht durchführen. Die Gratis- Version ist für bis zu 100 Nutzer ausgelegt, erlaubt allerdings nur maximal drei Teilnehmer pro Konferenz und umfasst ein GByte CloudSpeicher. Wem drei Konferenz-Teilnehmer zu wenig sind, kann aus drei Bezahl-Versionen auswählen, die zwischen 3,95 Euro und 14,95 pro Nutzer/Monat kosten.
Fazit: Leistungsstark und günstig
Geht es um 1:1-Videochats, leisten zwar auch Gratis-Tools wie Skype gute Dienste. Um den Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden, braucht es aber deutlich leistungsfähigere Cloud-Lösungen wie die von Cisco, ClickMeeting, LogMeIn, Microsoft oder Unify. Trotz Profi-Ausrichtung sind sie auch für kleine Unternehmen und Startups erschwinglich.