Office-Tipps & -Tricks
Microsoft Office gilt als teuer – stimmt nicht, wie PC-WELT vorrechnet. Dazu erfahren Sie alles über die Neuerungen von Office 2016, bekommen viele weitere Tipps und ein riesiges Vorlagenpaket auf Plus-DVD 1.
Der Artikel zeigt die Neuerungen von Office 2016 und liefert viele Tipps. Dazu ein riesiges Vorlagenpaket auf der Plus-DVD 1
Das komplette Paket mit Outlook und einem Terabyte Cloudspeicher gibt’s schon ab 15 Euro pro Jahr.“
UMFASSENDE TIPPS zu Office auf vier Druckseiten zu vermitteln, ist ein (fast) aussichtsloses Unterfangen. Deshalb versuchen wir das erst gar nicht; vielmehr will Ihnen dieser Artikel den richtigen Umgang mit der Büro software vermitteln. Dazu gehört, Sie durch den – man kann es nicht anders nennen – Dschungel von Mietund Kaufoptionen, unterschiedlichen Versionen und Spezialangeboten von Office zu leiten. Nur so viel vorneweg: Das komplette Programmpaket Office 365 inklusive Outlook und einem Terabyte Cloudspeicher gibt es schon ab 15 Euro pro Jahr – ein geradezu sensationell günstiges Angebot. Doch lohnt der Umstieg auf die neue Version überhaupt? Auch hier bekommen Sie eine Antwort in Form der wichtigsten Neuerungen. Dazu gibt es Tipps zu den am meisten benutzten Anwendungen, also zu Word, Excel, Power point und Outlook, nützliche Zusatztools und Vorlagen für den Alltag (auf PlusDVD 1) sowie Links zu Ratgebern auf www.pcwelt.de.
Das ist neu in Office 2016: Zusammenarbeit in Echtzeit
Jenseits von Microsofts Marketingsprechblasen wie „Mit den Office 2016 Apps sind Sie hochproduktiv“wartet die aktuelle OfficeVersion tatsächlich mit einer Reihe von Verbesserungen auf. So kann man nun deutlich einfacher als bisher mit anderen an Dokumenten in Echtzeit zusammenarbeiten; die Freigabe lässt sich schnell über den neuen Eintrag „Frei
gaben“ganz rechts oben im Menüband einstellen. Bei gemeinsam bearbeiteten Daten zeigen Word, Excel, Powerpoint und Co. auch, wer Zugriff auf welche Dokumente hat. Die Änderungen von anderen erscheinen noch während der Eingabe – wie das auch schon beim kostenlosen OnlineOffice von Google und Microsoft geschieht. Mal ehrlich: Finden Sie als langjähriger OfficeAnwender der Version 2007, 2010 oder 2013 stets die Funktion, die Sie suchen? Ich jedenfalls nicht, und oft komme ich schneller per GoogleWebsuche zum Ziel als über die Hilfe von Microsoft. Das ändert nun die neue, oben zentral erreichbare Funktion „Was möchten Sie tun?“: Wenn Sie hier etwas eintippen – beispielsweise in der Textverarbeitung „Fußnote setzen“–, so macht die Software genau das sofort, ohne dass Sie erst noch irgendwo klicken müssten. Praktisch in Outlook beim Einfügen von Anhängen in Mails ist, dass die zuletzt genutzten Dateien zuerst angezeigt werden. Man muss sich also nicht mehr per Pfad zum Ziel durchklicken. Befinden sich die Anhänge in der Cloud, verschickt Outlook 2016 nur noch Links, die eigentlichen Daten lädt der Empfänger sich später herunter. So lassen sich auch große Dateianhänge „verschicken“. Die Tabellenkalkulation Excel wartet mit zusätzlichen Diagrammtypen auf, und auch bei den übrigen Anwendungen gibt es Neuerungen. Dazu unser Tipp: Schauen Sie einmal in die „Schnellleitfäden“(als PDFs auf PlusDVD 1), in denen Microsoft übersichtlich auf jeweils vier Seiten das Wichtigste zu den 2016erVersion von Word, Excel, Powerpoint, Outlook und Onenote zusammenfasst.
Word und PDF: Viel mehr als nur Textverarbeitung
Die beiden neuesten Versionen von Microsofts Textverarbeitung, also Word 2013 und Word 2016, bieten die direkte Möglichkeit, PDFDokumente zu bearbeiten. Dazu laden Sie die Datei im „Adobe“Format zunächst wie ge wohnt über „Datei > Öffnen“ins Programm. Die Meldung „Word konvertiert Ihre PDFDatei nun in ein bearbeitbares WordDokument“bestätigen Sie mit „OK“. Je nach Umfang und Komplexität dauert die Konvertierung etwas Zeit, die ursprüngliche Formatierung bleibt dabei weitgehend erhalten. In diesem Dokument haben Sie abhängig von Inhalt und Aufbau erstaunlich viele Möglichkeiten, die Inhalte zu bearbeiten und zu ändern. Text lässt sich wie in Word bearbeiten, Bilder und Grafiken können Sie löschen, umplatzieren oder herauskopieren. Anschließend kann die Datei wieder im PDFoder Doc/DocxFormat abgespeichert werden. Arbeiten Sie mit Word 2010, 2007 oder 2003, verwenden Sie zum Bearbeiten das Tool Free PDF to Word Converter (auf PlusDVD 1). Umstellen müssen sich Nutzer von Word 2013 und 2016 auch bezüglich der eigenen Dokumentvorlagen, weil Microsoft in beiden Office Versionen nur die firmeneigenen Vorlagen aus der Cloud anbietet. Mit einem Trick lassen sich jedoch weiter die persönlichen Vorlagen verwenden. Dazu klicken Sie auf „Datei > Optionen > Speichern“und tragen im derzeit noch leeren Feld hinter „Standardspeicherort für persönliche Dokumentvorlagen“den passenden Pfad ein. In Windows 7, 8/8.1 und 10 heißt der Ordner standardmäßig „ C:\Users\individueller Benutzername\AppData\Roaming\ Microsoft\Templates“. Diesen Eintrag müssen Sie tatsächlich manuell vornehmen, eine „Durchsuchen“Schaltfläche gibt es hier nicht. Wenn Sie nun das Programm neu starten, haben Sie über „Datei > Neu“wieder die Vorlagenwahl zwischen „Empfohlen“und „Persönlich“. Zwei weitere Aspekte zu Word sollen besonders erwähnt werden. Wie Sie damit professionelle Broschüren erstellen, lesen Sie unter www.pcwel.de/1517057, das Arbeiten mit For
matvorlagen erläutert ein weiterer Ratgeber ( www.pcwelt.de/861082). Genannt sei schließlich das Vorlagenpaket (auf PlusDVD 1) mit 2000 vorgefertigten Textdokumenten; mehr Infos dazu auf Seite 48 im Kasten unten.
Rechnen, Funktionen und Diagramme im aktuellen Excel
Auf unserer Webseite ( www.pcwelt.de/235709) finden Sie einen aktuellen umfangreichen Ratgeber zum Rechnen und damit zu den vielfältigen Funktionen der Tabellenkalkulation. Darin wird alles Wichtige vom einfachen Addieren über Matrixformeln und bedingte Formatierungen bis zu Pivottabellen anhand von vielen Beispielen erläutert. Wichtig ist bei sämtlichen Berechnungen, der „Formelsprache“von Excel und den richtigen Zellbezügen genau zu folgen. Sonst bekommen Sie Fehlermeldungen oder falsche Resultate, deren Korrektur sich teilweise als langwierig erweist. Insbesondere für ExcelGelegenheitsnutzer ist es deshalb hilfreich, wenn sie auf fertige Lösungen zurückgreifen können und die komplexen Formeln nicht selbst erstellen müssen. Eine ausgezeichnete Sammlung mit vielen Hundert nützlichen Funktionen sind die Asap Utilities (auf PlusDVD 1), die für den Heim, Schul und gemeinnützigen Gebrauch gratis sind. Eine gute Übersicht nach Rubriken bietet der Hersteller ( www.asap-utilities.com) auch auf Deutsch, wenn Sie rechts oben auf die deutsche Flagge klicken. Nach der Installation der Asap Utilities erscheint im ExcelMenüband das neue Register mit sämtlichen Funktionen. Blättern Sie die einzelnen Kategorien einfach mal durch, die zusätzlichen Möglichkeiten sind sehr praxisnah und nützlich. Gelungen ist angesichts der Funktionsfülle auch die Option „Tool finden und ausführen“: Hier tippen Sie ins Suchfeld einen Begriff ein, bekommen die passenden Befehle aufgelistet und können das ausgewählte Tool über die „Ausführen“Schaltfläche gleich starten. Eine weitere nützliche Quelle für Addins für Excel (und die übrigen OfficeProgramme) stellt der deutsche Anbieter Smarttools ( www. add-in-world.com/katalog) zur Verfügung. Viele sind gratis und zudem von hoher Qualität, so auch der Jahreskalender für 2016 ( www.pcwelt. de/WXIPKB).
Interessant präsentieren mit Powerpoint: Weniger ist hier mehr
Eine Präsentation zu erstellen ist technisch nicht sonderlich anspruchsvoll. Selbst wenn Sie Powerpoint schon lange nicht mehr verwendet haben, stellen Sie bei der Betrachtung der beiden Register „Start“und „Einfügen“fest, dass das Programm – um es ganz lapidar zu sagen – genauso funktioniert wie Word. Sie können Textpassagen eingeben und formatieren, mehrere Blätter (Folien) zu einer Präsentation zusammenfassen und daneben eine Vielzahl von Objekten einbinden: Bilder, Videos, Fotoalben, Diagramme, Formeln, Audiodateien und vieles mehr. Einzig das Prinzip der Folienmaster hat in der Textverarbeitung keine unmittelbare Entsprechung, ist aber in der Präsensationspraxis von enormer Bedeutung. Unter dem Folienmaster versteht man die Grundstruktur hinsichtlich Layout und Design. Alle Folien, die einem Folienmaster hierarchisch zugeordnet sind, lehnen sich an ihn an. Wenn Sie also für Ihre Vorführung ein bestimmtes Layout wählen oder dieses später ändern möchten, erledigen Sie das im Folienmaster. Den erreichen Sie über „Ansicht > Folienmaster“, zu erkennen links in der Strukturleiste an der leicht vergrößerten Darstellung. Sobald Sie hier etwas an der Anordnung der einzelnen Elemente, dem Layout, der Textgröße oder dem Hintergrund ändern, werden gleichzeitig alle zugeordneten Folien angepasst. Aufgebrochen wird dieses Prinzip erst, wenn Sie mit der rechten Maustaste links in die Folienabfolge klicken und dort den Eintrag „Folienmaster einfügen“wählen. Darüber hinaus bietet Powerpoint mit „Übergänge“(zwischen den Folien) und „Animationen“(innerhalb einer Folie) eine Vielzahl von
Möglichkeiten, die Sie bitte äußerst sparsam einsetzen. Nutzen Sie unbedingt auch die Vorschaufunktion links oben, um vorab die Wirkung zu sehen. Denn unter Begriffen wie „Verwehen“oder „Fetzen“kann sich nicht jeder etwas Konkretes vorstellen. Weniger ist für die Zuhörer und Zuschauer oft mehr, das gilt auch für die gesamte Präsentation. So ist kaum etwas langweiliger, als wenn der Vortragende in kleiner Schrift überfrachtete Folien vorlesen muss. Nutzen Sie die Folien vielmehr als Leitfaden, und überfrachten Sie sie nicht – dann hört man Ihnen während Ihres Vortrags wirklich zu. Alle Infos können Sie den Zuhörern im Anschluss immer noch als Handout mitgeben.
Die richtige Version: Online Office, Office 365 oder Office 2016
Online Office, Office 365 oder Office 2016 – und das jeweils noch in unterschiedlichen Ausprägungen! Microsoft macht es potenziellen Nutzern seiner Bürosoftware nicht gerade einfach. Unter Online Office oder Office Online versteht man zunächst die kostenlosen WebApps, die jeder nach dem Einloggen mit einem Hotmail, Liveoder Outlook.de/.comAccount nutzen kann. Dazu zählen Word, Excel und Powerpoint, aber auch eine Mail und eine KalenderApp ebenso wie das neue Sway für Präsentationen. Diese Apps bieten allerdings nur die wichtigsten Grundfunktionen, gegenüber den Vollversionen sind sie stark abgespeckt. Gut funktioniert hier bereits die Zusammenarbeit mehrerer Personen an gemeinsamen Dateien inklusive Freigabeoptionen. Den vollen Funktionsumfang bieten erst Office 365 und Office 2016, und zwar beide praktisch den identischen. Der Hauptunterschied zwischen beiden Varianten ist das Bezahlmodell: Während man Office 365 mietet und dafür eine monatliche oder jährliche Gebühr bezahlt, kauft man bei der 2016erVersion eine Lizenz, die sich prinzipiell beliebig lange nutzen lässt und die lokal installiert und an ein Gerät gebunden ist, nicht an einen Benutzer. Neue Versionen bekommt man dabei anders als bei Office 365 allerdings nicht, beim Mieten arbeitet man stets mit der neuesten Version. Im Detail gibt es aber dann doch einige Unterschiede, die den Paketumfang, die CloudAnbindung, die Lizenzen und die Nutzung auf Mobilgeräten sowie dem Mac betreffen. Während Office Home & Student 2016 für den PC oder (!) den Mac nur Word, Excel, PowerPoint und Onenote umfasst, kommen bei Office 365 Outlook, Publisher und Access hinzu. Außerdem steht jedem Office365Nutzer ein Terabyte CloudSpeicher zur Verfügung, der beim USKonkurrenten Dropbox allein schon 99 Euro pro Jahr kostet. Für diesen Preis (Straßenpreis ca. 70 Euro) gibt es bei Microsoft mit Office 365 Home fünf vollwertige OfficeLizenzen, die jeweils auf zwei Geräten installiert werden dürfen: auf dem PC oder Mac, sowie auf dem TabletPC. Die 1erLizenz kostet 69 Euro pro Jahr (Straßenpreis ca. 40 Euro), während die 2016erVersion ohne Laufzeitbegrenzung einmalig 149 Euro kostet (Straßenpreis: ca. 100 Euro). Deutlich teurer ist die BusinessVariante mit Outlook. Als wären die verschiedenen Lizenzmodelle nicht schon kompliziert genug, gibt es für Schüler und Studenten weitere Möglichkeiten. Nur Studenten sind zum Kauf von „Office 365 University“berechtigt: Dabei handelt es sich um ein auf vier Jahre befristetes Abonnement für das jeweils aktuelle OfficePaket, das auf zwei Geräten (PC, Mac, Tablet, Smartphone) genutzt werden kann. Es kostet einmalig 79 Euro. Nimmt eine Universität oder Bildungseinrichtung jedoch am EducationProgramm von Microsoft teil, können die Studierenden Office über die Hochschule sogar kostenlos nutzen. Über den Link www.pcwelt.de/yxjQ1u lässt sich prüfen, ob man davon profitieren kann. Schüler wiederum können abhängig von der OfficeLizenz ihrer Schule die aktuelle Bürosoftware auch zu Hause nutzen. Hier hilft nur nachfragen in der EDVAbteilung. Insbesondere für Familien ist die 5erJahreslizenz von Office 365 inklusive Outlook für gut 70 Euro jährlich ein günstiges Angebot, jeder Person steht dabei ein Terabyte Speicherplatz in der MicrosoftCloud für beliebige Daten zur Verfügung. Einen zusammenfassenden Vergleich der verschiedenen Angebote finden Sie unter www.pcwelt.de/h2a0fe. Was es bei der Nutzung der OfficeApps auf Smartphones und TabletPCs gesondert zu beachten gibt, erläutert der Kasten links auf Seite 48.