Antworten und Weiterleiten unterbinden

Dieses Programm brauchen Sie: No Reply All, kostenlos, für Outlook 2007, 2010, 2013, auf Heft-DVD und per Download unter www.pcwelt.de/8832142

IN JEDEM E-Mail-Programm existiert eine praktische Funktion für das Weiterleiten erhaltener Nachrichten. Manchmal ist es allerdings nicht erwünscht, dass eine vertrauliche E-Mail von anderen Personen gelesen wird. In diesen Fällen können Sie in Outlook mit dem von Microsoft bereitgestellten Add-in No Reply All die Weitergabe Ihrer Nachrichten durch den Empfänger verhindern. Das Tool eignet sich außerdem dazu, eine Antwort an Sie oder an alle Empfänger auszuschließen. No Reply All hilft zum Beispiel dabei, die E-Mail-Flut in einer Firma oder in einer Gruppe zu verringern. So geht’s: Installieren Sie das Add-in und starten Sie Outlook neu. Im Ribbon „Start“tauchen ganz rechts drei neue Buttons auf: „ReplyAll“steuert, ob die Empfänger Ihrer Mails eine Antwort an alle schicken können. Mit „Reply“können Sie festlegen, ob die Empfänger überhaupt auf Ihre Nachricht antworten können. Und „Forward“schließlich gibt an, ob die Mail weitergeleitet werden darf. In der Voreinstellung sind alle drei Funktionen deaktiviert beziehungsweise „disabled“. Um sie einzuschalten, klicken Sie auf den gewünschten Button, es ändert sich daraufhin die Farbe des Hintergrunds. Sie können den aktuellen Status auch durch Überstreichen mit der Maus feststellen. Die drei Funktionen in der „Start“Leiste steuern die Funktionen für alle Ihre E-Mails. Mit No Reply All lassen sich aber auch Regeln für einzelne Nachrichten festlegen. Die Buttons stehen Ihnen zu diesem Zweck ebenfalls im E-MailEditor von Outlook zur Verfügung, der sich öffnet, wenn Sie wie gewohnt auf „Neue E-Mail“klicken. Versehen Sie eine Nachricht mit einer der drei genannten Regeln, fügt No Reply All einen entsprechenden Eintrag in die Metadaten der Mail ein. Im Fachjargon nennt man das ein Flag. Leider wird dieser Eintrag aber nur von Outlook sowie dem Microsoft Exchange Server beachtet. Alle anderen Programme ignorieren ihn. Wenn der Empfänger seine Mails also beispielsweise mit Thunderbird, Apple Mail oder einem mobilen Client wie Kaiten Mail bearbeitet, haben die gesetzten Regeln keinen Effekt. No Reply All eignet sich daher vor allem für Gruppen, deren Mitglieder ohnehin alle mit Outlook arbeiten, oder für Unternehmen, in denen der Administrator die verwendete Software vorgibt.