Das richtige Mailmanagement
So lassen sich alle Nachrichten an einer Stelle zentral zusammenfassen und verwalten
JETZT MAL GANZ EHRLICH: Könnten Sie aus dem Stand heraus sagen, wie viele und welche Mail-accounts Sie besitzen? Gibt es da vielleicht doch noch das eine oder andere Konto, das Sie seit Jahren nicht benutzen und wo seitdem manch ungelesene Nachricht vor sich hinschlummert?
Um die eigenen Mails möglichst einfach und effizient managen zu können, muss man sich erst einmal einen Überblick über sämtliche existierenden Accounts verschaffen. Das hilft nicht nur einem selbst, sondern auch seinen Kommunikationspartnern. Denn wer ständig mit wechselnden Accounts hantiert, muss sich nicht wundern, wenn er wichtige Inhalte an eine Vielzahl seiner Mailadressen erhält, damit sichergestellt ist, dass sie auch wirklich gelesen werden. Antworten wie „P.S.: Ich kann Dir gerne auch noch ein paar weitere E-mail-adressen von mir geben ;-)“, die der Autor dieses Ratgebers kürzlich auf eine solche Mehrfachnachricht erhielt, illustrieren das Problem.
Status quo: Welche Mailkonten habe ich überhaupt angelegt?
Wer seine Passwörter akkurat verwaltet, hat es vergleichsweise einfach: Egal, ob eine Papierliste daheim, ein Passwortmanager auf PC beziehungsweise Mobilgerät oder ein solcher Dienst in der Cloud: Die Kennwortlisten sind schnell nach aktuellen und früheren Maildiensten durchforstet. Ohne ein zentrales Passwortregister ist das Zusammenstellen schwieriger, vielleicht gibt es ja noch den einen oder anderen Zettel irgendwo in einer Ablage oder einem Ordner. Vor Jahren einmal gebuchte kostenpflichtige, aber dennoch vergessene Dienste spüren Sie auf, wenn Sie sorgfältig Ihre Kontoauszüge durchgehen. Schließlich sind manche Accounts Bestandteil größerer Pakete: Bei einem Web- oder Hostingpaket mit eigener Domain erhält man in aller Regel automatisch die dazugehörigen Mailadressen hinzu. Ähnlich verhält es sich bei den Abonnements Office 365 von Microsoft.
Bei alledem genügt es, die nicht genutzten Mailkonten im Browser aufzurufen oder in einem Client wie Outlook oder Thunderbird (auf HEFT-DVD) einzurichten. Finden Sie Ihre Daten zum Einloggen nicht mehr, lassen Sie sich über die Funktion „Passwort vergessen“neue zusenden. Eine Ausnahme bilden die Accounts ehemals gebuchter Internetprovider. Wer beim Dsl-zugang von einem zum anderen Anbieter gewechselt ist und sich nicht rechtzeitig um die elektronischen Nachrichten seines früheren Internetdienstes gekümmert hat, hat darauf später keinen Zugriff mehr.
Das passende private Mailkonto: Oft genügt eine Freemail-adresse
Ein umfassender Vergleich zu kostenlosen und kostenpflichtigen Maildiensten würde den
„Wer seine Mails noch über POP3 abruft, kann dies mit einem Trick auf das vorteilhafte Imap umstellen.“
Platzrahmen hier sprengen, dazu ist das Thema zu vielschichtig. Was nützt beispielsweise der riesige Speicherplatz von einem Terabyte bei einem Provider, bei dem – wie tatsächlich passiert – die Zugangsdaten von mehr als einer Milliarde Nutzer gehackt sind?
In Kurzform lässt sich zusammenfassen, dass der Speicherplatz aller relevanten Freemailer stark begrenzt ist: Während Google (Googlemail und Gmail) sowie Microsoft (Outlook.de/com, Hotmail.com/de und Live.com) immerhin 15 Gbyte kostenlosen Speicher für Nachrichten bieten, stehen bei GMX, Web.de, Freenet, Mail. de und T-online Freemail jeweils nur ein bis zwei Gbyte zur Verfügung. Ob dies ausreicht, hängt sehr von der persönlichen Nutzung ab. Während Textnachrichten kaum Volumen beanspruchen, sieht es bei Bildern, Videos oder anderen großen Anhängen anders aus. Zwar müssen solche Daten keineswegs mehr per Mail verschickt werden, viel besser lassen sie sich über Cloudspeicher wie Dropbox per Link in einer Mail freigeben. Doch viele Menschen hängen sie aus Gewohnheit nach wie vor als Mailanhang dran. Wird der Speicherplatz knapp, lässt er sich durch Löschen der Anhänge im Postein- wie im Postausgang wieder vergrößern. Im Übrigen bieten diverse Freemailer die Option, für wenige Euro monatlich mehr Speicher und zusätzliche Funktionen freizuschalten. Ansonsten unterscheiden sich die kostenlosen Konten der Provider nur marginal, denn sowohl bei der Sicherheit als auch beim Imapprotokoll sind sie inzwischen auf dem gleichen Stand (mehr zu Imap am Schluss des Artikels). Deshalb gibt es jenseits der Entscheidung zwischen deutschem oder Us-anbieter zunächst keinen zwingenden Grund, ein bestehendes Konto aufzulösen und die vorhandenen Nachrichten auf ein neues umzuziehen. Wichtiger ist, die diversen Accounts so zu organisieren, dass sämtliche E-mails über ein Webportal oder ein Mailprogramm abgewickelt werden. Genau das zeigen wir im nächsten Absatz.
Drei Methoden, mit denen Sie die Mails aller Konten im Blick haben
Im Folgenden erläutern wir drei verschiedene Möglichkeiten, wie sich die Inhalte mehrerer Accounts zentral zusammenfassen lassen. Zum einen können Sie mehrere Konten in Outlook, Thunderbird oder einer Mobil-app konfigurieren. Über Regeln lassen sich die Nachrichten dann nach Wunsch sortieren, einordnen oder anderweitig verarbeiten. Zwei Gründe sprechen allerdings gegen diese Methode: Erstens müssen Sie sämtliche Accounts auf all Ihren Endgeräten jeweils aufs Neue einrichten. Zweitens scheitern Sie beim Mailen im Browser: Denn wenn Sie sich bei Gmail oder Outlook. com einloggen, sehen Sie nur die Nachrichten des jeweiligen Dienstes.
Dies vermeiden Sie bei den Methoden 2 und 3, dem Weiterleiten beziehungsweise dem Einsammeln von E-mails. Beides unterscheidet sich vor allem beim Konfigurationseingriff. Während Sie beim Weiterleiten den Account anpassen, den Sie nicht mehr aktiv nutzen wollen, ist es beim Einsammeln genau umgekehrt. Hier erlauben Sie Ihrem Hauptkonto, auf die übrigen zuzugreifen und die dort eintreffenden Nachrichten mitabzuholen. Sowohl das Weiterleiten als auch das Einsammeln stellen Sie nicht in Ihrem Mailprogramm, sondern direkt auf dem Server Ihres Providers durch Einloggen im Browser ein. Nur so wird sichergestellt, dass beim Weiterleiten der ursprüngliche Absender auch als solcher erscheint und nicht etwa Ihr Zwischenkonto. Selbst beim Antworten wird Ihre Nachricht ohne Korrektureingriff an den originären Ab-
sender verschickt. Das Konfigurieren der Weiterleiten-option unterscheidet sich von Provider zu Provider, meist findet es sich im Browser unter „Optionen“oder „Einstellungen“. Bei GMX bespielsweise suchen Sie die Weiterleitung aber zunächst vergeblich, denn der Provider hat sie etwas versteckt: Zum Einrichten und Aktivieren loggen Sie sich auf der Webseite (www.gmx.de) ein und gehen dann auf „Email -> Einstellungen -> Filterregeln -> Eigene Filterregeln erstellen -> Weiterleiten an (hinter: Dann folgende Aktion durchführen)“.
Häufig haben Sie beim Weiterleiten zudem die Auswahl, ob im ursprünglich adressierten Account Kopien der weitergeschickten Mails verbleiben sollen. Auf die Dauer macht das wegen der Speicherbelegung wenig Sinn.
Accounts einbinden: Einsammeln, abholen und verbundene Konten
Zum Einsammeln der Mails Ihrer übrigen Konten, also zur dritten der vorgenannten Methoden, noch ein paar Details. Die Mail-anbieter verwenden dafür unterschiedliche Begriffe, meinen aber ein und dasselbe mit „Abholen“, „Sammeldienst“oder „Verbundene Konten“. Das Einrichtungsprinzip ist stets ähnlich: Entweder werden Sie im Konfigurationsprozess auf die Webseite des Providers der abzuholenden Mails geleitet, wo Sie sich einloggen und damit den „Fremdzugriff“freigeben müssen. Oder Sie erledigen alle Angaben für das Fremdkonto inklusive Posteingangs- und Postausgangsserver sowie Passwort manuell. Einstellen können Sie meist noch, ob und, wenn ja, wie die bereits im Zugriffskonto vorliegenden Nachrichten in das Sammelkonto importiert werden sollen. Ansonsten erscheint auch beim Einsammeln wie schon beim Weiterleiten der ursprüngliche Absender als solcher. Was mit den eingegangenen Nachrichten beim ursprünglichen Provider passiert, lässt sich – teilweise sehr unterschiedlich – beim Einsammeln einstellen. Nur teilweise festlegen lässt sich die Möglichkeit, beim Verschicken von Nachrichten über das Sammelkonto das Absendekonto jedesmal neu zu wählen. Sehen Sie die verfügbaren Optionen bei Ihrem Sammeldienst genau durch.
In der Praxis hakt es zudem häufiger bei der Autorisierung der verknüpften Drittkonten. Wenn Sie beispielsweise bei Google per Mail eine Sicherheitswarnung mit dem Zugriffsversuch durch ein „unbekanntes Gerät“erhalten, müssen Sie diesem erst die Anmeldung gestatten. Geben Sie also nicht gleich auf, wenn das Einrichten des Sammeldienstes nicht auf Anhieb funktioniert. Und noch eine Anmerkung zu Google: Während die Weiterleitung problemlos möglich ist, beschränkt sich das Einsammeln neuer Nachrichten von anderen Konten über „Einstellungen -> Konten und Import -> E-mail und Kontakte importieren“auf maximal 30 Tage. Danach müssen Sie es gegebenenfalls neu einrichten.
Tipp: Selbst wenn Sie ein Mailkonto nicht mehr aktiv, sondern nur noch per Weiterleitung oder Einsammeln abrufen: Versenden Sie keine automatischen Antworten mit Hinweis auf Ihre aktuelle Adresse. Das wäre eine Einladung für alle Versender von Spam. Wichtige private oder geschäftliche Kontakte informieren Sie deshalb besser individuell.
Mailclients, Kontenumzug, die richtigen Einstellungen und Add-ons
Nun wissen Sie, wie Sie Ihre bestehenden Konten organisieren, damit Sie sämtliche Inhalte
und alle neuen Nachrichten immer im Blick haben. Ob Sie das im Browser über das Webinterface Ihres Hauptkontos, mit einem installierten Mailprogramm auf dem PC oder mit einer App auf dem Mobilgerät erledigen, ist fast einerlei. Apps und Software bieten gegenüber dem Browser den Vorteil, dass sie sich auch offline nutzen und mit zusätzlichen Tools erweitern lassen sowie meist mehr Übersicht bieten. Mailredirect für Thunderbird kann Mails mit der ursprünglichen Absenderadresse weiterleiten, ähnlich wie bei der Direktkonfiguration beim Provider. Indikator für persönliche Nachrichten zeigt, ob eine Nachricht per Verteiler oder direkt an Sie verschickt wurde. Und Quick Folders vereinfacht das Chaos in den Mailverzeichnissen, indem es wichtige Ordner zu Tabs macht. Alle drei Add-ons finden Sie auf HEFT-DVD. Outlook, Thunderbird und andere Mailprogramme eignen sich zudem für den Umzug der Nachrichten von einem Konto auf ein anderes. Wenn Sie also eine früher genutzte Mailadresse nicht mehr verwenden, das Konto auflösen, die dort liegenden Nachrichten aber nicht verlieren möchten, gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor: Richten Sie im lokalen Mailprogramm beide Mailkonten auf Imap-basis ein und verschieben darin dann einfach per Drag and Drop mit der Maus die Mails von einer Inbox in die andere. Probieren Sie das Verschieben zunächst mit einigen wenigen Mails aus, und speichern Sie vor dem kompletten Umzug vorsichtshalber noch Ihre Nachrichten mit Mailstore Home (auf HEFT-DVD). Anschließend erledigen Sie die eigentliche Migration je nach Datenmenge und Geschwindigkeit Ihres Internetanschlusses in mehreren Etappen. Der Grund ist, dass die Mails dabei tatsächlich über Ihren Anschluss hoch- und wieder heruntergeladen werden. Und das kann einige Zeit dauern: Zwei Gbyte nehmen über einen Dsl-anschluss mit einem Mbit/s im Upload immerhin fast fünf Stunden in Anspruch. Schneller funktioniert die Migration über spezielle, vor allem in den USA ansässige Dienste. Weil die Us-anbieter aber nicht jedermanns Sache sind, bieten wir zusammen mit dem deutschen Dienstleister Audriga insgesamt 1000 PC-WELT-LESERN die Migration ihrer Nachrichten kostenlos an – so sparen Sie rund zwölf Euro pro Account. Mehr zu der Gratisaktion lesen Sie im Kasten auf Seite 54. Tipp: Der Umzug von Mails über das lokale Mailprogramm lässt sich auch nutzen, um endlich ein Mailkonto vom früher üblichen POP3-auf das moderne Imap-protokoll umzustellen. Dazu richten Sie neben dem bestehenden Pop3-konto den gleichen Mail-account nochmals auf Imap-basis ein und verschieben dann wieder wie beschrieben Ihre Mails vom „alten“auf den „neuen“Account. Sämtliche Inhalte werden dabei auf den Server Ihres Providers hochgeladen. Anschließend können Sie das Konto mit allen Imap-vorteilen wie dem einheitlichen, geräteübergreifenden Mailstatus nutzen.